ЭДО с самозанятым: как подписать договор удалённо

• Кто такие самозанятые и когда с ними нужен договор
• Можно ли подписать договор с самозанятым удалённо — что говорит закон
• Как ЭДО помогает упростить договор с самозанятым
• Как подписать договор через ЭДО от «Такском»
• Какие документы можно подписывать с самозанятыми через ЭДО
• Преимущества для бизнеса и самозанятых
• В заключение

В современном мире всё больше профессий переходят в онлайн, и самозанятые специалисты — не исключение. Их работа часто связана с проектной деятельностью и сотрудничеством с клиентами из разных городов и стран. В такой ситуации традиционный обмен бумажными документами с личными встречами для их подписания становится главным препятствием для роста и эффективности.

Законодательство России предоставляет возможность полностью перевести взаимодействие с самозанятыми в цифровой формат. Электронная подпись и сервисы электронного документооборота (ЭДО) позволяют удалённо заключать договоры, подписывать акты и обмениваться другими документами. Это быстро, юридически значимо и решает ключевые проблемы как для самозанятого, который хочет работать с клиентами без ограничений, так и для компании-заказчика, стремящейся к автоматизации и прозрачности процессов.

В данной статье расскажем, как на практике субъекту бизнеса организовать удалённое подписание договора с самозанятым, какой вид электронной подписи выбрать и какие сервисы ЭДО для этого использовать.

Кто такие самозанятые и когда с ними нужен договор

Самозанятые — это физические лица (иногда и ИП), работающие на себя и применяющие специальный налоговый режим «налог на профессиональный доход». Плательщики НПД оказывают услуги или выполняют работы для компаний, индивидуальных предпринимателей (платят налог по ставке 6%) и для физлиц (платят налог по ставке 4%).

Согласно статье 161 ГК РФ, если договор заключается между юридическим лицом и физлицом (т.е. самозанятым), то он должен быть в письменной форме. Второй вариант, указанный в этой же статье ГК РФ, – если договор заключается между физлицами и стоимость оказываемых по договору услуг (изготавливаемых товаров) выше 10 тыс. рублей, то он также должен составляться в письменном виде.

Договор с самозанятым требуется, чтобы документально зафиксировать условия сотрудничества (в том числе объём работ, сроки, стоимость, порядок оплаты) и обеспечить защиту интересов обеих сторон, снизить риск нарушения их прав.

У договора с самозанятыми исполнителями есть ряд особенностей.

Во-первых, с плательщиком НПД заключают договор гражданско-правового характера (ГПХ), например, возмездного оказания услуг, подряда или авторского заказа.

Во-вторых, договор ГПХ с самозанятым не должен содержать положения, которые можно отнести к трудовым отношениям. В частности, упоминания о рабочем месте, подчинённости, расписании работы, фиксированном окладе и всего того, что подпадает под статью 19.1 Трудового кодекса РФ.

В-третьих, договор с плательщиком НПД носит срочный характер и заключается, как правило, на год.

Можно ли подписать договор с самозанятым удалённо — что говорит закон

Удалённое заключение договоров с самозанятыми возможно с использованием сервиса ЭДО и электронной подписи (ЭП). Согласно Федеральному закону № 63-ФЗ «Об электронной подписи», существуют:

• Простая ЭП — обычно это пара, логин и пароль. Используется для входа в личные кабинеты в большинстве сервисов и приложений.
• Неквалифицированная ЭП — создаётся с помощью специальных средств шифрования, что позволяет идентифицировать подписанта и обнаруживать факт изменений в документе после подписания. Однако применение данного вида подписи ограничено — не все документы можно подписывать НЭП, также между сторонами должна быть договорённость о её использовании.
• Квалифицированная ЭП — самый надёжный вариант для подписания документов в цифровом формате. Ключ проверки КЭП указан в квалифицированном сертификате. Выдают КЭП аккредитованные удостоверяющие центры, например, УЦ «Такском» или ФНС России.

Компании-заказчику для придания юридической силы договору с самозанятым исполнителем потребуется именно квалифицированная электронная подпись.

Важный момент — обе стороны договора должны быть согласны на применение ЭДО и использование соответствующего типа электронной подписи (КЭП). Подписанный таким способом заказчиком и исполнителем договор начинает действовать с момента проставления ЭП и хранится в сервисе ЭДО.

В договоре важно предусмотреть следующие обязательные разделы:

• предмет договора с детальным описанием перечня услуг или работ;
• сроки выполнения обязательств;
• условия оплаты (например, поэтапная оплата по факту завершения отдельных этапов или единовременный платёж после окончательной сдачи работы или выполнения услуги);
• порядок приёмки результатов и меры ответственности в случае неисполнения условий;
• реквизиты сторон.

Особое внимание стоит уделить закреплению обязанности самозанятого исполнителя предоставлять чеки через приложение «Мой налог» после получения оплаты, а также уведомлять заказчика об изменении или утрате статуса самозанятого. Это поможет избежать налоговых и юридических рисков.

Хранение электронных документов обеспечиваются сервисами ЭДО, например, «Такском-Файлер». Пользователь, будь то самозанятый исполнитель или компания-заказчик, может быть уверен, что весь архив с документацией доступен в любое время в любом месте при наличии интернета.

Как ЭДО помогает упростить договор с самозанятым

Электронный документооборот значительно упрощает процесс взаимодействия бизнеса с самозанятыми. Сервисы ЭДО, например, «Такском-Файлер» обеспечивают:

• создание шаблона договора;
• заполнение всех необходимых условий документа;
• подписание договора электронной подписью;
• обмен подписанными документами.

Кроме того, сервис ЭДО сформирует акт выполненных работ или оказанных услуг, который в обязательном порядке понадобится заказчику. Для самозанятого такой документ также необходим, поскольку именно он будет доказательством того, что работа (услуга) была выполнена.

При этом использование e-mail и PDF-файла (скана вручную подписанного договора) не обеспечивает достаточной юридической защиты и усложняет процесс учёта такой документации. ЭДО предоставляет полный контроль над документами и гарантирует их юридическую значимость.

Как подписать договор через ЭДО от «Такском»

Сервис «Такском-Файлер» предлагает удобное решение для подписания договоров самозанятых с бизнесом. Есть несколько вариантов, которые будут актуальны для плательщиков НПД.

Вариант 1. Подключиться к сервису ЭДО «Файлер». Если у самозанятого уже есть электронная подпись, то он просто может приобрести данный сервис, зарегистрироваться в нём, прикрепить действующую ЭП и подписывать документы.

Вариант 2. Использовать пакетные решения, в которых предусмотрены получение ЭП и сервиса ЭДО «Такском-Файлер». Самозанятым доступны решения:

• Для работы со смартфона или планшета. Первое решение — КЭП на смарт-карте с NFC + сервис ЭДО на 50 отправок. Дополнительно — считыватель для смарт-карты (если нужен). Второе решение — КЭП на USB-токене (Рутокен 3.0 NFC со встроенным средством криптозащиты информации) + сервис ЭДО на 50 отправок.
• Для работы с ноутбука или ПК. Данное решение включает сервис ЭДО на 50 отправок и КЭП на Рутокен 3.0 со встроенным СКЗИ.

Во всех решениях самозанятый получает сопровождение по подключению и техническую поддержку.

Процесс формирования, подписания и обмена документами онлайн в сервисе «Такском-Файлер» происходит в личном кабинете пользователя. Настроить его можно на пару кликов. После этого можно добавить контрагентов и начать обмен.

Все юридически значимые электронные документы хранятся в сервисе «Такском-Файлер». Удобная система поиска, возможность установки фильтров позволяют исполнителю найти любой документ и тут же направить его по запросу, например, заказчику или в контролирующий орган.

Какие документы можно подписывать с самозанятыми через ЭДО

Посредством сервисов ЭДО при помощи КЭП самозанятый может подписывать:

• договоры на оказание услуг, выполнение работ, подряда, авторского заказа;
• дополнительные соглашения к договорам;
• акт выполненных работ или оказанных услуг;
• отчёты о проделанной работе;
• счета на оплату;
• смету, техзадания, планы и др.

Обратите внимание, чек — обязательный документ от самозанятого — заказчик получает через сервис «Мой налог». В ряде случаев счёт на оплату также удобнее выставлять через приложение «Мой налог», поскольку в дальнейшем на основе оплаченного счёта выдать чек можно в один клик.

Через сервис ЭДО плательщик НПД также может обмениваться любой другой документацией, создавая её непосредственно в сервисе ЭДО либо загружая из других программ.

Преимущества для бизнеса и самозанятых

Преимущества использования безбумажного обмена документацией при сотрудничестве субъектов бизнеса с плательщиками НПД очевидны.

1. Снижение затрат и экономия времени за счёт отказа от бумажных документов и почтовых отправлений.
2. Безопасность — защита данных и предотвращение потери документов.
3. Контроль и автоматизация — удобное отслеживание статуса документов и напоминания о сроках.
4. Упрощение взаимодействия — это возможность работать из любой точки мира.
5. Прозрачность сотрудничества — обмен документацией через ЭДО позволяет избежать субъектам бизнеса пристального внимания со стороны налоговых органов. Как следствие, снижаются риски налоговых проверок.

Подключайте универсальный сервис ЭДО «Такском-Файлер» — работает как с юрлицами, так и с физлицами без бюрократии!

В заключение

Электронный документооборот с самозанятыми — это современный и эффективный способ подписания договоров и других документов. Использование ЭДО с КЭП не только соответствует требованиям законодательства, но и значительно упрощает процесс сотрудничества бизнеса с самозанятыми, делая его более прозрачным и безопасным для обеих сторон.