Юридические лица и индивидуальные предприниматели всё чаще прибегают к услугам самозанятых. В ходе работы с исполнителем — плательщиком НПД — заказчику необходим обмен в цифровом формате различными документами — договорами, актами выполненных работ и т.п. При оплате услуг самозанятого организации или ИП необходимо сформировать платёжное поручение. Как сделать это правильно — рассказываем в статье.
Сотрудничество с плательщиками НПД открывает для компаний новые возможности оптимизации затрат и повышения эффективности работы. Рассмотрим основные преимущества сотрудничества с самозанятыми:
Сотрудничество с самозанятыми можно рассматривать в качестве современного подхода к оптимизации бизнес-процессов без потери качества работ и услуг.
Сегодня самозанятым использование ЭДО открывает новые перспективы развития взаимодействия с остальными субъектами бизнеса. Цифровой формат работы существенно расширяет круг потенциальных заказчиков, поскольку большинство компаний сегодня предпочитают электронный документооборот как стандарт деловых коммуникаций.
В чём именно преимущества ЭДО для самозанятых?
Прежде всего плательщик НПД получает доступ к новым клиентам – крупные компании охотнее сотрудничают с теми, кто использует современные форматы документооборота. Далее, это юридическая значимость всех электронных документов (включая договоры, счета, акты, спецификации и др.) и их надёжность – электронные договоры и акты имеют такую же силу, как бумажные, а все попытки «подправить» документ или что-то изменить «задним числом» сведены на нет.
Немаловажное значение имеет и мобильность. То есть у самозанятого есть возможность подписывать документы из любой точки мира в любое время — нужен только доступ в интернет и ноутбук, планшет или смартфон. При этом адресат электронного документа получает его мгновенно в отличие от отправлений обычной почтой.
Кроме того, документооборот в цифре позволяет экономить ресурсы. Приобретение сервиса ЭДО, например, «Такском-Файлер», с подходящим тарифом выгоднее затрат на бумагу, оргтехнику и почтовые или курьерские услуги.
Помимо перечисленного, у сервисов электронного документооборота есть и дополнительные преимущества:
В качестве иллюстрации приведём пример эффективного использования ЭДО самозанятым. Фрилансер может одновременно вести проекты с клиентами из разных городов, оперативно подписывая все необходимые документы через смартфон, не тратя время на визиты в офисы и почтовые отправления.
Сотрудничество с самозанятыми, в отличие от работников по трудовым договорам, оформляется проще. Однако есть ряд важных нюансов, которые необходимо учитывать. Рассмотрим их подробнее.
Заключение договора гражданско-правового характера. Это может быть оказание услуг или выполнение работ, подряд или авторский заказ. Он носит срочный характер – как правило, оформляют его на год.
Это основной документ, регулирующий отношения с самозанятым. В нём должны быть:
Важно! Формулировки договора не должны содержать признаков трудовых отношений (нельзя указывать то, что у исполнителя есть рабочее место, график работы, иерархия подчинения, пакет соцгарантий и т.п).
Подготовка актов выполненных работ или оказанных услуг. Хотя по закону акт не обязателен, он помогает компаниям и ИП фиксировать факт выполнения работ, подтверждать соответствие результата условиям договора. Акты отражаются в бухгалтерском и налоговом учёте и являются дополнительной гарантией как для исполнителя, так и для заказчика.
Обязательный документ в отношениях между заказчиком и исполнителем — чек, сформированный самозанятым через приложение «Мой налог».
При необходимости стороны могут договориться об обмене дополнительными документами. Например, счета на оплату, которые самозанятый также формирует в приложении «Мой налог», и спецификация, которая может быть необходима, если сложность работ требует детализации.
При работе с самозанятыми важно правильно оформлять платёжные документы, чтобы избежать претензий со стороны налоговых органов. В отличие от стандартных платежей юрлицам или ИП, оплата услуг самозанятого имеет свои особенности.
Перед тем как сформировать платёжное поручение и направить его в банк, нужно убедиться в том, что статус исполнителя не изменился. Проверить актуальность статуса самозанятого можно при помощи сервиса ФНС России (https://npd.nalog.ru/).
Как правильно заполнить платёжное поручение при оплате выполненных работ или оказанных услуг самозанятого? Рассмотрим его составление пошагово.
Обратите внимание! Чек, сформированный самозанятым в приложении «Мой налог», — главное доказательство легальности платежа, поэтому важно после оплаты услуг самозанятого получить чек от плательщика НПД. Кстати, проверить чек можно через соответствующий сервис на сайте ФНС России.
Основные риски включают:
Чтобы не избежать пристального внимания со стороны налоговых органов и блокировки банковских счетов, предлагаем несколько рекомендаций для сотрудничества с самозанятыми исполнителями.
Сотрудничество с самозанятыми требует особого подхода к документообороту и финансовым операциям. Современные сервисы электронного документооборота от компании «Такском» позволяют бизнесу безопасно и эффективно сотрудничать с самозанятыми, минимизируя налоговые риски.
Сервис «Такском-Файлер» при работе компаний и ИП с самозанятыми даёт возможность:
Значение правильного оформления платёжных поручений в сотрудничестве с самозанятыми трудно переоценить. От того, насколько точные и полные данные внесены в платёжку, зависит, получит ли самозанятый деньги, не будут ли заблокированы счета компании или ИП в банке. Чтобы избежать неприятных ситуаций, при заполнении платёжного поручения уделяйте внимание всем полям в документе.
Сервисы ЭДО помогают в обеспечении прозрачности и эффективности всех бизнес-процессов, которые есть в компании или у ИП. Электронный документооборот можно без труда интегрировать с учётной системой, например, «1С» или SAP. Кроме того, для минимизации ошибок сервисы ЭДО содержат образцы типовых документов, а интуитивно понятный интерфейс с подсказками помогает заполнять документы правильно.
и получайте новости первыми!