Электронная счёт-фактура: что это

• Что такое ЭСФ
• Нововведения 2025 года
• Центральная роль оператора ЭДО
• Что изменится на практике для компаний
• Что нужно сделать бизнесу до 1 октября 2025 года

В концепции развития электронного документооборота подчёркиваются выгоды перехода на ЭДО, среди которых сокращение временных затрат на делопроизводство до 80%, увеличение поступлений налоговых и страховых взносов в бюджет, сокращение рисков нарушений налогового законодательства, ускорение проведения налогового контроля, снижение риска потерь документов из-за человеческого фактора, получение финансирования за счёт увеличения прозрачности бизнеса и многие другие.

Что такое ЭСФ

Это электронный документ, на основании которого покупатель принимает товары, работы, услуги, имущественные права от продавца, комиссионера или агента, определяет суммы налогового вычета НДС, согласно статье 169 НК РФ.

ЭСФ представляет собой файл в формате XML, который должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Как и все электронные документы, счёт-фактуры передаются посредством электронного документооборота. Причём сервис ЭДО должен быть предоставлен одним из операторов, состоящих в реестре Федерального уровня.

Оператор ЭДО «Такском» включён в Реестр ОЭД по обмену счетами-фактурами между хозяйствующими субъектами и предлагает на выбор тарифы для подключения к сервису электронной отчётности юридических лиц, ИП, налоговых представителей и группы компаний.

Цифровой счёт-фактура аналогичен бумажному по количеству и содержанию полей, но содержит ещё и штамп электронной подписи (ЭП). Он может выглядеть как картинка или уникальная последовательность символов. Содержит в себе номер сертификата ключа ЭП, ФИО владельца, срок окончания действия и фразу о том, что документ подписан ЭП.

Электронные счета-фактуры регистрируются в журнале учёта и книгах покупок и продаж, хранятся в течение 4 лет в архиве системы ЭДО.

Счета-фактуры используются для учёта НДС, проверяются не только продавцом и покупателем, но и контролирующими органами. Особенностями электронных счетов-фактур является то, что для их составления нужно получение УКЭП, согласование между сторонами и наличие регистрации в системе ЭДО.

Кстати, получить УКЭП можно в удостоверяющем центре «Такском».

Нововведения 2025 года

С 1 апреля 2025 года все налогоплательщики формируют электронные счета-фактуры в формате 5.03. Данный регламент утверждён приказом ФНС России от 19 декабря 2023 года № ЕД-7-26/970@ (в редакции от 15.11.2024). Ключевые изменения в формате 5.03:

• Расширенный перечень ставок НДС. Допускается указание ставок 5%, 7%, 5/105, 7/107, 9,09% и 16,67%.
• Новая графа 14. Предназначена для отражения стоимости товаров, подлежащих прослеживаемости, без учёта НДС. Важно: в отличие от предыдущих версий, значение указывается с двумя десятичными знаками.
• Новая строка 5а. В неё вносятся реквизиты документа (наименование, номер и дата), на основании которого произведена отгрузка товаров или оказание услуг.
• Изменение требований к РНПТ. Регистрационный номер партии товара теперь может содержать от 25 до 29 символов (ранее минимальная длина составляла 27 символов).
• Обновлённый блок «Подписант». Добавлена возможность указания сведений о машиночитаемой доверенности (МЧД) и способе её передачи.

Кроме того, с 1 октября 2025 года вводится единый механизм обмена электронными счетами-фактурами. Вместо множества разрозненных уведомлений будет использоваться универсальное транспортное сообщение, которое объединяет в себе функции подтверждения получения счета-фактуры, указания на ошибки, уточнения реквизитов и другие операции.

С указанной даты в России начнёт действовать принципиально новая система электронного документооборота по счетам-фактурам. Изменения, закреплённые приказом ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ (в редакции от 15.11.2024), затронут всех участников оборота и призваны сделать процесс максимально прозрачным, быстрым и юридически безопасным. Вместо сложного клубка из различных уведомлений заработает унифицированный и обязательный для всех механизм.

Ключевое нововведение — универсальное транспортное сообщение (УТС). Это подразумевает полный переход на обмен одним типом файла. Этот формат заменит собой все ранее действовавшие виды уведомлений:

• о получении счёта-фактуры;
• об отказе в принятии;
• об уточнении реквизитов;
• подтверждение оператора.

Теперь весь жизненный цикл документа — от отправки до окончательного подтверждения или отказа — будет упакован в структурированные УТС. Это исключит ситуации, когда у отправителя и получателя расходятся данные из-за потерявшегося уведомления.

Центральная роль оператора ЭДО

Прямой обмен между контрагентами станет невозможен. Законодатель делает обязательным посредничество оператора фискальных данных (ОФД) или иного оператора, аккредитованного ФНС России. Именно через него будут проходить все исходящие и входящие УТС. Оператор будет гарантировать:

• факт и время отправки/получения сообщения;
• юридическую значимость всего документооборота;
• контроль статуса каждого счета-фактуры.

Что изменится на практике для компаний

Предполагается, что новая система позволит не только сократить время направления ЭСФ и работы и ним, но и дополнительно даст ряд преимуществ:

• Упрощение сверок. Поскольку все статусы будут фиксироваться в единой системе через оператора, исчезнет необходимость вручную отслеживать, кто из контрагентов получил документ, а кто — нет.
• Сокращение ошибок. УТС имеет строгую машиночитаемую структуру, что минимизирует риски неверной интерпретации данных и ручных ошибок при отправке уведомлений.
• Автоматизация. Бухгалтерские системы и сервисы ЭДО получат возможность автоматически формировать, отправлять и обрабатывать УТС, интегрируя их с первичными документами и регистрами.
• Пакетная обработка. Одно УТС может содержать информацию сразу по нескольким счетам-фактурам, что крайне удобно для крупных компаний с большим объёмом документооборота.

Что нужно сделать бизнесу до 1 октября 2025 года

Чтобы переход прошёл гладко, рекомендуется заранее предпринять следующие шаги:

• Обратиться к своему оператору сервиса ЭДО с запросом о готовности поддерживать новый формат УТС и предоставлять обновления.
• Настроить интеграции и провести пробный обмен УТС с ключевыми контрагентами до начала обязательного применения.

Внедрение единого стандарта УТС — это значительный шаг цифровизации налогового администрирования в России, который должен снизить административную нагрузку на бизнес и повысить качество электронного документооборота.