Электронная счёт-фактура: что это

• Электронная счёт-фактура: что это
• Что такое эсф
• ЭСФ что это
• Выписка электронных счетов фактур
• Нововведения по выпискам ЭСФ в 2024 году
• Что нового появилось в форматах электронной счёт фактуры в 2024 г.
• Информационная система электронных счёт фактур
• Как работать с электронными СФ

Согласно концепции развития электронного документооборота, в 2024 году завершится цифровизация документации. В документе подчёркиваются выгоды такого решения, среди которых сокращение временных затрат на делопроизводство до 80%, увеличение поступлений налоговых и страховых взносов в бюджет, сокращение рисков нарушений налогового законодательства, ускорение проведения налогового контроля, снижение риска потерь документов из-за человеческого фактора, получение финансирования за счёт увеличения прозрачности бизнеса и многие другие.

Актуальные версии XSD-схем документов для налоговой отчётности, в том числе счетов фактур, рекомендуем загружать с портала ФНС.

Что такое эсф

Это электронный документ, на основании которого покупатель принимает товары, работы, услуги, имущественные права от продавца, комиссионера или агента, определяет суммы налогового вычета НДС, согласно ст. 169 НК РФ.

ЭСФ что это

Электронная СФ представляет собой файл в формате XML, который должен быть подписан УКЭП. Как и все электронные документы, счёт фактуры передаются по ТКС (телекоммуникационным каналам связи). Для обмена документами через ЭДО нужно подключение к оператору из реестра Федерального уровня.

Оператор ЭДО «Такском» включён в Реестр ОЭД по обмену счетами-фактурами между хозяйственными субъектами. В Такскоме можно выбрать комфортный тариф для подключения к сервису электронной отчётности юридических лиц, ИП, налоговых представителей и группы компаний.

Цифровой документ счёта фактуры аналогичен бумажному по количеству и содержанию полей, но содержит ещё и штамп электронной подписи (ЭП). Он может выглядеть как картинка или уникальная последовательность символов. Содержит в себе номер сертификата ключа, ФИО владельца, срок окончания действия и фразу о том, что документ подписан ЭП.

Счета-фактуры электронного формата регистрируются в журнале учёта и книгах покупок и продаж, хранятся в течение 4 лет в архиве на базе информационной системы. Вместе с ЭСФ сохраняются ЭП, которые применялись для их подписания, а также подтверждения ОЭД и извещения о получении.

Выписка электронных счетов фактур

Счета-фактуры используются для учёта НДС, проверяются не только продавцом и покупателем, но и контролирующими органами. Особенностями электронных счетов фактур является то, что для их составления нужно получение КЭП, согласование между сторонами и наличие регистрации в системе ЭДО.

Получить КЭП и регистрацию в системе электронного оборота можно в Такскоме, аккредитованном удостоверяющем центре.

Нововведения по выпискам ЭСФ в 2024 году

С 9 февраля 2024 года изменяются форматы счетов фактур в электронном виде, и это утверждено приложением 1 к приказу ФНС России от 19.12.2023. В законодательном акте указаны требования к XML-файлу, который передаётся по ТКС (телекоммуникационным каналам связи) и может представлять собой счёт-фактуру, УПД или универсальный передаточный документ со счёт-фактурой в своём составе.

Что нового появилось в форматах электронной счёт фактуры в 2024 г.

1. Возможность указать стоимость прослеживаемого товара.
2. Изменилось название формата документов (5.02). Документ о передаче товаров переименован в универсальный передаточный документ (УПД).
3. Правила заполнения строки 5а. Нужно указывать наименование, номер и дату документа, на базе которого выставлена счёт-фактура. При этом не нужна привязка к номеру строки счёт-фактуры. Если в форму УПД вносится сам счёт-фактура, в наименовании проставляется пометка «тот же», причём номер и дату не указывают.
4. Возможность указать дополнительные сведения при передаче объектов основных средств и сроки их использования, установленные продавцом и фактические.

Переходите на электронный обмен УПД, воспользуйтесь решением «Такском-Файлер»

Информационная система электронных счёт фактур

ИС ЭСФ – государственный бесплатный ресурс для обработки документов. Оператор системы – Комитет государственных доходов Республики Казахстан. Чтобы начать работу, нужно пройти регистрацию на информационной системе в качестве физлица, ИП, юрлица, нотариуса, адвоката, медиатора или частного судебного исполнителя. Можно выбрать несколько типов регистрации. Для удобства работы ресурс предлагает руководство пользователя в текстовом и видео-формате, а также инструкции по регистрации и по выписке ЭСФ с биометрией.

Есть поддержка работы в информационной системе через API, в том числе выписки цифровых документов из интерфейса 1С. Для работы с web-интерфейсом API на портале выложена подробная инструкция, документация и комплект разработчика для скачивания.

Для удобства налогоплательщиков также предлагается тестовая версия, в которой можно отработать выписки, получение и отклонение цифровой документации, познакомиться с возможностями системы.

Перед началом работы с ИС ЭСФ необходимо получить ЭЦП НУЦ РК (Электронную цифровую подпись Национального удостоверяющего центра), установить и запустить веб-приложение NCALayer на ПК и зарегистрироваться в системе. Кроме вышеперечисленного, понадобится стабильное подключение к сети Интернет.

Как работать с электронными СФ

Правила работы с ЭСФ установлены приказом Министерства финансов №14н. Получение и отправка электронных счетов фактур возможны при участии продавца, покупателя и оператора ЭДО. Пошаговая последовательность действий такова:

1. Продавец выставляет СФ в электронной форме по требованиям законодательства (статья 169 Налогового кодекса, пункт 6) в соответствии с форматом на дату отправки, подписывает ЭП уполномоченного представителя, зашифровывает в электронном виде согласно с пунктом 7 упомянутого приказа Минфина и отправляет покупателю через оператора ЭДО.
2. Оператор ЭДО, с которым заключил договор продавец, документирует дату и время получения СФ, проверяет её и направляет покупателю, фиксируя дату и время отправки, высылает продавцу подтверждение ЭСФ с датой, временем и результатом проверки (со своей электронной подписью). В случае ошибок и несоответствий оператор сообщает о них продавцу.
3. Оператор ЭДО, с которым заключил договор покупатель, документирует дату и время получения электронной счёт фактуры, отправляет подтверждение оператору продавца и покупателю.
4. Покупатель проверяет и при необходимости исправления ошибок и неточностей информирует об этом продавца через своего оператора ЭДО. Если всё в порядке, то покупатель формирует извещение о получении, подписывает его и отправляет продавцу через своего оператора.
5. Оператор покупателя фиксирует дату получения извещения от покупателя и отправляет его продавцу через его ОЭД, подписывая электронной подписью.
6. Оператор продавца фиксирует дату получения извещения от оператора покупателя и отправляет его продавцу, скрепляя ЭП.

Если у покупателя и продавца один оператор ЭДО, время проверки сокращается, а из последовательности действий убираются соответствующие пункты.

Уже 800 тыс. организаций выбрали сервис «Онлайн-Спринтер» от Такском для сдачи электронной отчётности. Среди них Почта России, М.Видео, Детский мир, DHL, МГТС и Аэрофлот. Подключиться к сервису с действующей ЭП можно без посещения офиса. Приятными бонусами станут бесплатная техподдержка, встроенная проверка на ошибки для отправки отчётов в госорганы, бесплатные пакеты документов.

«Такском-Файлер» - единая система электронного документооборота. Web-сервис и мобильное приложение для любого бизнеса.

Функционал сервиса «Такском-Файлер»:

• Моментальный обмен УПД, счетами-фактурами, актами и любыми другими документами с вашими контрагентами
• Юридическая значимость - электронные документы пригодны для представления в суды, ФНС и другие госорганы
• Создание формализованных документов внутри сервиса или их загрузка из учётных систем
• Настройка маршрутов согласования электронных документов между сотрудниками и отделами вашей организации
• Хранение документов в электронном архиве
• Полный инструментарий для работы с маркированным и прослеживаемым товаром