Самозанятость продолжает набирать обороты, работа с заказчиками переходит в цифровой формат. Субъекты бизнеса автоматизируют процессы своей деятельности, в том числе и взаимодействие с контрагентами и исполнителями. А значит, плательщикам налога на профессиональный доход (НПД) стоит поспешить с адаптацией к современным требованиям. Какая электронная подпись и система ЭДО подойдут для самозанятого — разберём на примере ИТ-продуктов компании «Такском».
Для самозанятого электронная подпись и ЭДО — это не просто удобство, а эффективные инструменты взаимодействия с заказчиками.
Электронная подпись позволяет самозанятому полноценно обмениваться юридически значимыми документами с контрагентами – юрлицами и ИП, включая договоры, акты выполненных работ или оказанных услуг, счета-фактуры (если требуется), счета на оплату и др.
Документы, подписанные квалифицированной электронной подписью (КЭП), имеют такую же юридическую силу, как бумажные с собственноручной. Это обеспечивает прозрачность сделок и служит доказательством в случае возникновения споров исполнителя с заказчиками.
ЭДО с КЭП гарантируют плательщику НПД:
Реальность: заказчик в Сочи, исполнитель в Калининграде – встреча невозможна.
Решение ЭДО: полноценное сотрудничество без территориальных границ. Документы создаются, согласовываются и подписываются онлайн – личный визит или почтовая пересылка уходят в прошлое.
Болевая точка — месяц ожидания курьерской доставки договора для подписи.
Преимущество ЭДО:
В итоге сокращение сроков сделки с 30 дней до 1 дня.
Без ЭДО исполнитель может исчезнуть после предоплаты, а заказчик — отказаться подписывать акт и оплачивать выполненные работы.
Защита ЭДО:
Как результат — снижение мошеннических рисков.
Документооборот в цифре решает большинство проблем «бумаги», например, потерянные акты оказанных услуг или выполненных работ при налоговых проверках, подозрения в задвоенной датировке документов и т.д.
Безбумажный документооборот гарантирует плательщику НПД неизменность подписанных документов. А налоговикам — прямой доступ к документам самозанятого через оператора ЭДО.
Квалифицированная ЭП (КЭП) — это основной и наиболее востребованный вид ЭП для самозанятого. КЭП, выданная аккредитованным УЦ «Такском», позволяет подписывать любые юридически значимые документы в ЭДО с контрагентами.
Плательщик НПД может получить электронную подпись в УЦ «Такском». Для этого необходимо приобрести токен — специализированный защищённый носитель по типу флешки (Рутокен или JaCarta), на который будет записан цифровой сертификат подписи.
Далее необходимо обратиться непосредственно в удостоверяющий центр «Такском» и предоставить документы: паспорт, ИНН и СНИЛС. После проверки документов УЦ выпустит сертификат электронной подписи.
У компании «Такском» есть 3 решения для самозанятых:
Получив электронную подпись, плательщик НПД может в УЦ «Такском» приобрести сервис ЭДО «Такском-Файлер» и зарегистрироваться в личном кабинете. Данный сервис доступен как в виде веб-решения, так и в мобильном варианте. Причём самозанятый может использовать сразу оба варианта благодаря синхронизации мобильного приложения с веб-версией «Файлера».
В «Файлере» доступна бесплатная услуга роуминга с другими операторами электронного документооборота, что делает возможным обмен документами в цифровом формате без оглядки на то, какой оператор ЭДО будет у заказчика. Самозанятый создаёт учётную запись в системе «Такском-Файлер», указывает свои данные, ИНН и привязывает КЭП.
Работа в системе ЭДО даёт плательщику НПД возможность самому инициировать цифровой документооборот с заказчиком. Самозанятый с ЭДО – более удобный контрагент, нежели тот, который продолжает работать на бумаге. Ведь если компания ведёт всю документацию в цифре, то для работы с исполнителем, который не использует сервисы ЭДО, приходится придумывать отдельный способ взаимодействия, что делает такого исполнителя не очень удобным. И в некоторых случаях при прочих равных заказчик может сделать выбор именно в пользу «цифровизированного» плательщика НПД.
С отправкой документов в «Файлере» проблем не возникнет. Всё достаточно просто — не сложнее, чем в обычной электронной почте.
Чтобы отправить заказчику документ, составленный, например, в Word или Excel, его нужно просто загрузить в «Файлер», после чего подписать действующей ЭП. На компьютере сделать это можно, используя токен-флешку или с помощью картридера. На смартфоне — через функцию NFC.
Далее подписанный документ отправляется контрагенту-заказчика прямо из сервиса «Файлер». Заказчик получает его через свой сервис ЭДО. Он может подписать документ, отклонить и внести правки и выслать обратно исполнителю.
К типичным сценариям использования ЭДО самозанятыми во взаимодействии со своими заказчиками можно выделить подписание договоров, актов, счетов-фактур с компаниями и ИП, а также отправку закрывающих документов.
Первый вариант — это основная и наиболее распространённая область применения электронной подписи для самозанятых. Она позволяет полноценно вести безбумажный документооборот с контрагентами-юрлицами и ИП. Плательщик НПД может самостоятельно инициировать создание договоров, актов выполненных работ или оказанных услуг, счетов-фактур и других юридически значимых документов. Ключевое преимущество заключается в возможности, как подписывать исходящие документы своей ЭП, так и получать от контрагента документы, заверенные его ЭП, в полностью электронном виде, что обеспечивает юридическую силу и упрощает процесс согласования и архивации.
Во втором случае электронная подпись критически важна для оперативного и надёжного завершения сделок. После успешного выполнения задания или оказания услуги самозанятому необходимо отправить заказчику — компании или ИП — закрывающие документы, прежде всего, акты выполненных работ или оказанных услуг. Использование ЭП гарантирует быструю отправку этих документов сразу после их подписания, а также обеспечивает юридически значимое подтверждение факта отправки и получения документов контрагентом. Это устраняет задержки, связанные с бумажным документооборотом и почтовой пересылкой.
Использование ЭП для юридически значимого ЭДО позволяет самозанятому:
Электронная подпись и сервис ЭДО «Такском-Файлер» предоставляют самозанятому профессиональный, юридически значимый и удобный инструмент для взаимодействия с заказчиками, экономя время, деньги и усилия. Получение КЭП в УЦ «Такском» и настройка «Файлера» — простые шаги к цифровизации бизнеса самозанятого, которая позволяет сосредоточиться на работе, не тратя время на поездки к заказчику, распечатку и хранение бумаг.
и получайте новости первыми!