Электронные счета-фактуры: чем чреваты нарушения при ЭДО

✅ По взаимному согласию и не только 

Счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме (п. 1 ст. 169 НК РФ). В большинстве случаев переход на электронных документооборот счетами-фактурами – дело добровольное. Но есть и случаи, когда это обязательно.

По общему правилу (п. 1 ст. 169 НК РФ и п. 4 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, утв. Приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н) счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки; согласие не требуется, только если выставление счета-фактуры в электронной форме является обязательным в соответствии с требованиями ст. 169 НК РФ. 

Специальных требований в отношении порядка согласования волеизъявления сторон не установлено. Поэтому оно может быть оформлено с учетом применяемых в предпринимательской деятельности правил поведения (обычаев делового оборота), в том числе посредством обмена документами, без составления одного документа, подписанного сторонами, выполнения действий, свидетельствующих о согласии на составление счетов-фактур в электронном виде, и т.п. (см. Письмо Минфина РФ от 01.08.2011 № 03-07-09/26, Письмо ФНС России от 24.10.2018 № ЕД-4-15/20755). 

Из этого следует, что может быть достаточно и того, что одна сторона направила счет-фактуру, а другая его без возражений приняла. В то же время для современного состояния ЭДО между организациями и ИП характерны многочисленные нарушения и заблуждения относительно допустимого образа действий. По этой причине необходимо удостовериться (а еще лучше закрепить это соглашением), что подписант уполномочен, что ключ ЭП не передается владельцем другому лицу, что контрагенты понимают каким каналом передачи данных следует пользоваться, как нужно действовать при сбоях в электронном взаимодействии, при необходимости исправить ошибку в счете-фактуре или скорректировать отгрузку и т. п. 

При этом наличие заключенного между сторонами сделки соглашения об электронном документообороте в части счетов-фактур обычно не препятствует выставлению какой-то части счетов-фактур на бумажном носителе (если иное не предусмотрено соглашением сторон или законом). Но одновременное (повторное) выставление счета-фактуры в электронном виде после его передачи на бумаге не производится (п. 24 Порядка, утв. Приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н, Письмо ФНС России от 17.06.2013 № ЕД-4-3/10769). 

Так, если покупатель не получил от продавца счет-фактуру в электронной форме в пятидневный срок с учетом его увеличения на время, необходимое для выполнения операторами ЭДО своих функций, покупатель сообщает любым доступным способом о данном факте продавцу. Продавцу вместе с его оператором ЭДО необходимо выяснить, где в цепочке передачи данных случился разрыв и постараться обеспечить получение покупателем счета-фактуры в электронной форме. Если это невозможно, продавец направляет покупателю счет-фактуру на бумажном носителе. В такой ситуации дальнейшее перевыставление такого счета-фактуры в электронной форме не допускается. 

В ряде случаев бумажные счета-фактуры вне закона и допускается только ЭДО. Это касается сделок с товарами, подлежащими прослеживаемости. Электронные счета-фактуры обязаны выставлять продавцы таких товаров, являющиеся плательщиками НДС(п. 1.1 и 1.2 ст. 169 НК РФ, пп. «в» п. 13 Положения о национальной системе прослеживаемости товаров, утв. Постановлением Правительства РФ от 01.07.2021 № 1108). В остальных случаях по прослеживаемым товарам следует формировать электронные УПД(пп. «г»-«е» п. 13 Положения о национальной системе прослеживаемости товаров). Также исключительно электронные УПД подходят для оформления операций с товарами, подлежащими обязательной маркировке средствами идентификации, если при продаже не применяется ККТ (п. 51 Правил маркировки товаров, подлежащих обязательной маркировке средствами идентификации, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.04.2019 № 515, Правила маркировки отдельных товаров). 

Кстати, не стоит забывать, что участникам оборота товаров, подлежащих прослеживаемости, запрещено шифровать свои счета-фактуры и УПД (пп. «в» п. 13 Положения о национальной системе прослеживаемости товаров, п. 7 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по ТКС с применением УКЭП, утв. Приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н, Письмо ФНС России от 12.07.2021 № СД-4-26/9778@). 

✅ Что грозит участникам систем обязательной маркировки и прослеживаемости импортных товаров за несоблюдение порядка ЭДО 

Система маркировки заработала раньше и уже в 2022 году от ее участников требуется передача данных оператору системы путем передачи электронных УПД через оператора ЭДО (см. правила маркировки отдельных видов товаров). 

Согласно новой статье 15.21.1 КоАП РФ (включается в Кодекс с 01.12.2021 г.) за нарушение порядка представления сведений оператору государственной информационной системы мониторинга за оборотом товаров, подлежащих обязательной маркировке предусматриваются предупреждение или штраф на должностных лиц в размере от одной тысячи до десяти тысяч рублей; на юридических лиц – от 50 до 100 тыс. рублей. 

Национальная система прослеживаемости импортных товаров только начала функционирование и первый год будет «тренировочным», без санкций. С июля 2022 года предполагается появление административного штрафа за нарушение установленного способа представления счетов-фактур и универсальных передаточных документов, содержащих реквизиты прослеживаемости, в электронной форме – для ИП и организаций он предположительно составит 200 рублей за каждый документ, но не более 100 тыс. рублей (ст. 15.51 КоАП РФ в проекте Федерального закона о внесении изменений в КоАП РФ, ID проекта 02/04/07-21/00117901 на портале https://regulation.gov.ru). 

Оставьте заявку, если возникли вопросы.

✅ Формат решает все 

Электронные счета-фактуры должны составляться в соответствии с установленными форматами и порядком. Так гласит п. 1 ст. 169 НК РФ. Пункты 6 и 9 этой же статьи уточняют, что для обмена электронными счетами-фактурами должны использоваться только телекоммуникационные каналы связи, а каждый документ должен быть подписан УКЭП руководителя или иного уполномоченного лица. 

Формат электронного счета-фактуры поручается утверждать ФНС России. 

Действующие в настоящее время документы:

*️⃣ Приказ ФНС РФ от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ «Об утверждении формата счета-фактуры, формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме», 

*️⃣ Приказ ФНС РФ от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@ «Об утверждении формата корректировочного счета-фактуры и формата представления документа об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающего в себя корректировочный счет-фактуру, в электронной форме» (утратит силу с 01.10.2021), 

*️⃣ Приказ ФНС РФ от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@ «Об утверждении формата корректировочного счета-фактуры, формата представления документа, подтверждающего согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающего в себя корректировочный счет-фактуру, и формата представления документа, подтверждающего согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, в электронной форме»,

*️⃣ Письмо ФНС РФ от 28.05.2021 № ЕА-4-15/7407 «О направлении форматов универсального передаточного документа и корректировочного универсального передаточного документа».

Все эти приказы, письма предполагают, что электронный счет-фактура (как и УПД) должны иметь формат файла XML. Другого не дано. 

Приказ Минфина России от 05.02.2021 № 14н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи» (п. 2, 3, 5, 6 Порядка) предусматривает, что электронными счетами-фактурами обмениваться можно только по ТКС через оператора ЭДО.

На практике налогоплательщики часто игнорируют использование ТКС для передачи счетов-фактур, а файлы формируют, например, в формате PDF или др. Это явное нарушение установленного порядка. 

Чем оно обернется?

Из п. 2 ст. 169 НК РФ следует, что эти огрехи не могут стать самостоятельной причиной отказа в вычете НДС на основании такого документа. ФНС России в своем письме от 25.02.2020 № ЕА-4-15/3146@ также, казалось бы, успокаивает: «несоблюдение требований пункта 9 статьи 169 Кодекса в настоящий момент не указано в качестве единственного основания, достаточного для отказа покупателю в вычете НДС». 

Однако это очень обманчивые обещания. И дело тут вот в чем: под термином НК РФ «счет-фактура в электронной форме» можно понимать только документ, который соответствует всем вышеназванным параметрам: составлен по формату, утв. ФНС России, файл имеет формат XML, передается по ТКС через оператора ЭДО, подписан УКЭП руководителя или иного уполномоченного лица. Это следует из совокупности норм п. 1 ст. 169 НК РФ и вышеназванных Приказов Минфина России и ФНС России. 

Иного рода электронный документ, содержащий данные счета-фактуры, электронным счетом-фактурой считаться не может, но ведь только для электронных счетов-фактур п. 6 ст. 169 НК РФ устанавливает, что подписант у него один. В остальных случаях согласно абз. 1 п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. 

Получается, что нарушение порядка выставления электронного счета-фактуры само по себе не критично, но приводит к тому, что в таком документе должна быть не одна, а две подписи. И если они присутствуют, вычет заявить можно, если же нет, то счет-фактура не подписан надлежащим образом, а вот это уже достаточное основание для отказа в вычете (абз. 3 п. 2 ст. 169 НК РФ). Полагаем, что применение в такой, и без того спорной, ситуации не УКЭП, а иного вида электронных подписей руководителя и главбуха сделают положительный исход еще менее вероятным. 

✅ Если инспекция запросила счет-фактуру 

Несоблюдение формата выставления электронного счета-фактуры приводит к еще одному осложнению на стадии осуществления мероприятий налогового контроля.

Если инспекция запросила счета-фактуры и они составлены в электронной форме по форматам, установленным ФНС России, то представление их осуществляется непосредственно «как есть» в виде XML-файлов по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика(п. 2 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК РФ). 

Но если формат не соблюден, такие документы должны быть распечатаны на бумажном носителе, заверены проверяемым лицом в установленном порядке и представлены в виде бумажных копий с отметкой о подписании документа электронной подписью или отсканированы и представлены в ФНС России в виде пакета скан-образов документов, подписанного усиленной электронной подписью (Письма ФНС России от 10.04.2020 № ЕА-4-15/6118@, от 20.02.2018 № ЕД-4-15/3372, от 12.04.2021 № ЕА-4-26/4872@, от 03.04.2018 № ЕД-4-15/6280@).

Неверные действия могут повлечь требование все переделать, а если не уложитесь в отведенный НК РФ интервал, то и штраф непредставление в установленный срок налогоплательщиком в налоговые органы документов, предусмотренный п. 1 ст. 126 НК РФ (200 руб. за каждый документ).

✅ ЭДО с Такском - легко!

Оператор ЭДО Такском оказывает бизнесу помощь при внедрении ЭДО.

Готовые решения Такском для ЭДО представляют собой:

*️⃣ «Такском-Файлер» – веб-сервис, работающий из браузера;

*️⃣ «1С-Такском» – программное решение, встраиваемое в интерфейс 1С.

Также вы можете оставить заявку на интеграцию с собственной учетной системой (SAP, Oracle и другие) и на готовые средства разработки для внедрения системы ЭДО.