Электронный документооборот (ЭДО) с налоговой инспекцией

• Какие документы бизнес предоставляет по ЭДО с ФНС России
• Цель ФНС России при переводе компаний на ЭДО
• Кто может выступать оператором ЭДО
• Как выбрать оператора
• Как компании подключить ЭДО
• В заключение

Электронный документооборот (ЭДО) с налоговой службой сегодня — это прежде всего соблюдение требований законодательства. При этом использование ЭДО с ФНС является ещё и гарантией направления отчётности без ошибок. Документооборот в цифре позволяет своевременно направлять отчётность в фискальные органы, получать требования и оперативно отвечать на них. Что нужно знать о цифровом документообороте с налоговой и не только, — рассказываем в статье.

Какие документы бизнес предоставляет по ЭДО с ФНС России

ЭДО с ФНС России предполагает обмен формализованными документами. Что это значит? Они отличаются тем, что их вид, содержание и порядок заполнения установлены государственными органами. Форматы большинства (XML) утверждены налоговой службой, в частности это:

• универсальный передаточный документ (УПД);
• универсальный корректировочный документ (УКД);
• счёт-фактура;
• товарная накладная;
• электронная транспортная накладная (ЭТрН);
• электронный путевой лист (ЭПЛ);
• сопроводительная ведомость;
• заказ-наряд, заказ и заявка;
• договор фрахтования;
• акт приёма-передачи выполненных услуг.

То есть составить, например, товарную накладную в произвольной форме в цифре и предоставить по требованию в налоговую службу или направить её контрагенту нельзя.

Однако не только к формату документов в цифре законодательно установлены требования, но и к их видам. Так, исключительно посредством ЭДО с ФНС России сдаются: декларация по НДС, годовая бухгалтерская отчётность, сведения о налоге, удержанном по форме 6-НДФЛ (включая данные по 2-НДФЛ). В СФР направляют расчёты по страховым взносам, если среднесписочное количество работников больше 10 человек. В Росстат — статистическая отчётность.

Кроме того, есть субъекты бизнеса, которые обязаны сдавать всю свою отчётность только в электронном виде. К категории компаний, для которых обязателен ЭДО с ФНС РФ, относятся предприятия с годовым оборотом 10 и более млрд рублей, а также все юрлица и ИП с максимальным штатом работников за предыдущий год 100 и более человек.

Цель ФНС России при переводе компаний на ЭДО

Главная цель, которую преследует Федеральная налоговая служба при переходе на электронный документооборот, — это создать максимально простое и прозрачное взаимодействие между государством и бизнесом.

Кроме этого, среди поставленных ведомством задач было:

• повышение качество налогового администрирования;
• ускорение развития цифровой экономики;
• возможность быстрого урегулирования спорных ситуаций;
• увеличение конкурентоспособности российской бизнес-сферы;
• обеспечение прозрачности осуществляемых организациями и ИП сделок;
• сокращение расходов и времени на обработку документов;
• упрощение хранения массива документов и обеспечение их сохранности.

Согласно Концепции развития ЭДО (утверждена Правительственной комиссией по цифровому развитию, протокол от 25.12.2020 № 34) предполагается, что перевод документооборота в электронную форму позволит снизить временные затраты на 80%.

Кто может выступать оператором ЭДО

Оператор ЭДО — компания, которая предоставляет услуги и программное обеспечение для организации безбумажного обмена документами. Он должен соответствовать ряду требований законодательства (установлены приказом ФНС РФ от 08.06.2021 № ЕД-7-26/546@):

• Во-первых, это должно быть именно юридическое лицо, то есть ИП оператором быть не может.
• Во-вторых, такая организация должна быть зарегистрирована на территории России.
• В-третьих, компания должна иметь в собственности или на любом ином законном основании совокупность информационно-телекоммуникационных сетей и технических устройств, в том числе программно-аппаратных комплексов, предназначенных для обработки и хранения данных, аппаратные средства электронной подписи, а также иметь право использования программных средств ЭП на законном основании и др.

Компания, предоставляющая услуги оператора ЭДО, должна иметь соответствующую лицензию от ФСБ России, сертифицированное оборудование и ПО, числиться в реестре операторов электронного документооборота на сайте Федеральной налоговой службы.

Компания «Такском» как оператор ЭДО соответствует всем указанным критериям. Выбирая сервисы для электронного документооборота с ФНС России от «Такском», вы можете быть уверены в том, что отчётность, ответ на требование либо другая необходимая документация будет получена налоговым органом.

Как выбрать оператора

Чтобы выбрать надёжного оператора ЭДО, стоит присмотреться к текущим предложениям от IT-компаний, которые предоставляют такие услуги. Среди критериев выбора:

• узнаваемость бренда (общее число подключённых организаций и ИП);
• наличие различных тарифных планов;
• роуминг;
• форматы документов — сервисы электронного документооборота должны поддерживать все формализованные документы, установленные ФНС РФ;
• дополнительные возможности программных продуктов (бесплатный тест-драйв, обмен документами с иностранными организациями и др.).

Компания «Такском» всем этим критериям отвечает и предлагает IT-решения для ЭДО с ФНС России, другими контролирующими органами, а также контрагентами.

Наличие возможности познакомиться с сервисом электронного документооборота с ФНС России в течение пробного периода позволит точно понять, насколько он подходит для решения задач компании, оценить удобство его интерфейса и функционал. Кроме того, когда выбран тот или иной продукт, то для принятия окончательного решения необходимо, чтобы сервис ЭДО поработал в тестовом режиме с целью выявления возможных технических и организационных проблем.

Например, сервис «Онлайн-Спринтер» для сдачи электронной отчётности в налоговые и другие госорганы реализован в виде веб-решения и доступен с любого компьютера без привязки к рабочему месту. Обладает многопользовательским режимом – можно добавлять сотрудников и разграничивать права доступа. Система сама проверит отчётность на ошибки перед отправкой и будет отслеживать её статус. Есть архив отчётности за предыдущие периоды, доступ к которому сохраняется, даже если своевременно не внесена абонентская плата, а также при переходе компании или ИП к другому оператору. Самый полный тариф включает ЭДО с ФНС России, СФР (бывшие ПФР и ФСС), Росстат, Росприроднадзор и Банк России, а минимальный – только ЭДО с ФНС России и СФР (по направлению ПФР). Подойдёт программа для всех типов бизнеса, включая ИП и самозанятых.

Как компании подключить ЭДО

На сайте Федеральной налоговой службы размещены предлагаемые ведомством сценарии внедрения электронного документооборота. Согласно рекомендациям ФНС России, при переходе на ЭДО можно использовать один их 2-х сценариев.

• Быстрый переход
  Позволяет перейти на ЭДО не более, чем за месяц. Сценарий подходит для субъектов МСП, объём документов, которых не превышает 10 тыс. в год. Сам переход сводится к внедрению типового решения оператора ЭДО и не предполагает каких-либо доработок или усовершенствования.
• Комплексный подход
  Ориентирован на субъекты среднего и крупного бизнеса с большим объёмом документов — от 10 тыс. в год, а также организации, где используются определённые маршруты согласования документации и много исполнителей. Как правило, в таких случаях у компаний есть потребность интеграции системы ЭДО, предлагаемой оператором, с внутренними учётными системами организации, и полный переход может занимать до 1 года.

Какой бы из двух сценариев не был использован, подключать электронный документооборот в организации необходимо в несколько этапов.

• Обозначьте цель
  Определите, для чего предприятию нужен переход на электронный документооборот: будете ли вы использовать его для взаимодействия только с госорганами для сдачи различного рода отчётности (например, ЭДО с ФНС России с сервисом «Онлайн-Спринтер» ) либо выберете полностью цифровой формат. Стоит обратить внимание на то, что безбумажный оборот необходимо отразить в учётной политике. То есть в Учётной политике организации (форма ПБУ 1/2008 приказ Минфина России от 06.10.2008 № 106н) необходимо зафиксировать переход на ЭДО с указанием перечня документов, порядка визирования, использования ЭП и списка должностей сотрудников, которые будут иметь право подписывать документы.
• Проанализируйте текущие процессы обмена документами
  Для того чтобы понять, какой же вариант ЭДО необходим именно вам, нужно посмотреть на всю действующую на данный момент систему документооборота в компании или у ИП. Есть ли проблемы с внутренним согласованием документов? Есть ли проблемы с представлением отчётов и деклараций в налоговые и другие органы, с направлением или получением документации от контрагентов? Нужен ли кадровый документооборот в компании? То есть на данном этапе необходимо выявить наличие «узких мест» в текущей системе обмена документами, а также варианты пути для их исправления (улучшения).
• Подготовьте сотрудников
  Параллельно с работой выбранного сервиса в тестовом режиме целесообразны обучение и адаптация сотрудников к новым инструментам и процессам. Внутри предприятия разрабатываются соответствующие инструкции. Особое внимание сотрудников следует обращать на правила использования и хранения электронной подписи.

В заключение

ЭДО с ФНС России, другими государственными органами и контрагентами — это реальность сегодняшнего дня: соблюдение требований законодательства, обеспечение защиты данных, отправка отчётности без ошибок, оперативный обмен всей необходимой документацией.

«Такском» предлагает сервисы ЭДО и интеграционные решения, которые подстраиваются под ваш бизнес. Специалисты компании проконсультируют по всем возникающим вопросам, в том числе программным продуктам и помогут подобрать оптимальное решение, которые закроет все потребности вашей организации или ИП.