Электронный документооборот ИП с самозанятыми

• Зачем ИП и самозанятым нужен ЭДО
• Основы ЭДО: что это и как работает
• Принципы ЭДО
• Виды документов, которые можно передавать через ЭДО
• Как ИП может начать сотрудничество с самозанятыми через ЭДО
• Как самозанятым подключиться к системе ЭДО?
• Какими документами можно обмениваться через ЭДО
• Электронные подписи: как они работают в ЭДО
• Преимущества ЭДО для ИП при работе с самозанятыми
• Как ЭДО помогает в налоговой отчётности
• Выбор решений для ЭДО
• Какие риски существуют при использовании ЭДО и как их избежать
• Законодательные особенности и изменения в работе с ЭДО
• Как ЭДО упрощает работу ИП с самозанятыми

Сотрудничество индивидуальных предпринимателей и компаний с самозанятыми набирает обороты. Всё больше копирайтеров, юристов, фотографов, программистов, дизайнеров и других специалистов выбирают статус плательщика налога на профессиональный доход. В этой статье разберём, зачем ИП при работе с самозанятыми использовать электронный документооборот.

Зачем ИП и самозанятым нужен ЭДО

Преимущества электронного документооборота (ЭДО) для малого бизнеса очевидны:

• безопасность направления и получения юридически значимых документов (договоров, актов, счетов, накладных и т.п.);
• возможность избегать ошибок при их составлении;
• отсутствие необходимости искать место или помещение для хранения документации;
• лёгкий поиск любого созданного или полученного документа;
• отсутствие необходимости покупать бумагу, тратить средства на почтовую пересылку.

Почему важно для ИП и самозанятых работать с ЭДО?

Во-первых, упрощает взаимодействие между контрагентами. Предприниматель и самозанятый могут находиться в разных местах и лично не встречаться. Это очень удобно, когда заказчик и исполнитель проживают в разных регионах.

Во-вторых, ЭДО позволяет создавать, подписывать и направлять юридически значимые документы. То есть, опять же, отсутствует необходимость встречаться, чтобы заключить договор или направлять его почтой и ждать, когда придёт подписанный экземпляр. Также посредством ЭДО можно подписывать и направлять акты оказанных услуг (выполненных работ).

Во-третьих, работа с использованием сервисов ЭДО вызывает больше доверия, как со стороны ИП, так и со стороны самозанятого. То есть снижается риск столкнуться с недобросовестным исполнителем или заказчиком.

В-четвёртых, безбумажный документооборот гарантирует прозрачность бизнеса с точки зрения налоговых органов. Документы, созданные в сервисе ЭДО и подписанные электронной подписью, невозможно подделать, «подправить», выслать «задним числом». Всё это способствует формированию положительного имиджа субъекта бизнеса в глазах налоговиков.

Основы ЭДО: что это и как работает

Что из себя представляет электронный документооборот? Это обмен документацией в цифровом формате, который ведётся в специальных системах (сервисах ЭДО).

Обычно это обмен именно юридически значимыми документами, которые по своей силе абсолютно равны своим аналогам на бумаге, а подпись руководителя компании или индивидуального предпринимателя на цифровом документе идентична его собственноручной.

Принципы ЭДО

Среди основных принципов, помимо юридической значимости, выделяют:

• подлинность документов — проверка электронной подписи для её подтверждения;
• идентификацию участников — работа в системе ЭДО предполагает распознавание участников по личным идентификаторам, чтобы обеспечить конфиденциальность и безопасность информации;
• целостность документации — предотвращение несанкционированного изменения или уничтожения;
• конфиденциальность — сервисы ЭДО обеспечивают защиту передаваемой информации;
• непрерывность — цифровой обмен документацией должен быть доступным для участников в любое время с различных устройств;
• сохранность — все договоры, акты, счета и пр. хранятся в том виде, в котором они были созданы, и доступны для последующей проверки и анализа;
• совместимость — ЭДО должен сочетаться с учётными системами и другими программами.

Виды документов, которые можно передавать через ЭДО

Безбумажный документооборот предполагает передачу фактически любых видов документов, например, текстовые, фотографии, презентации, таблицы, архивы данных и др. При этом всю документацию в электронном виде делят на неформализованную и формализованную.

К неформализованным относятся документы, созданные в произвольной форме в соответствии с внутренним регламентом компании (например, в форматах txt, doc, docx, xls, xlsx, csv, xml, pdf, rtf, htm, html, jpg, jpeg, tif, tiff, png): письма, договоры, заявки, технические задания и т.д.

Формализованные документы отличаются тем, что их вид, содержание и порядок заполнения установлены государственными органами. Форматы большинства (xml) утверждены ФНС России:

• универсальный передаточный документ (УПД);
• универсальный корректировочный документ (УКД);
• счёт-фактура;
• акт приёма-передачи выполненных услуг и многие другие.

Как правило, все сервисы ЭДО содержат актуальные формы формализованных документов.

Как ИП может начать сотрудничество с самозанятыми через ЭДО

Перевести работу ИП в цифровой формат несложно. Необходимо выполнить несколько условий. Предпринимателю нужно:

1. выбрать тариф ЭДО на отправку, зарегистрироваться и подключиться к «Такском-Файлер»;
2. получить УКЭП;
3. настроить кабинет «Такском-Файлера»;
4. пригласить контрагентов и начать обмен.

Как самозанятым подключиться к системе ЭДО?

Если плательщик налога на профессиональный доход выбрал сервис ЭДО от компании «Такском», то он должен сделать следующую последовательность шагов для подключения.

1. Плательщик налога на профессиональный доход оформляет заявку на подключение к цифровому документообороту и оплачивает услугу.
2. После оплаты он посещает любой из офисов компании «Такском».
3. При успешном прохождении идентификации для ЭП самозанятый получает смарт-карту с NFC с электронной подписью. Если ЭП уже есть, то её запишут на смарт-карту.
4. Если при работе с документами контрагентов понадобится использовать ПК или ноутбук, то самозанятый вместе со смарт-картой приобретает считыватель.
5. Сотрудник «Такском» в сервисе «Файлер» при регистрации создаёт личный кабинет самозанятого (на физическое лицо).
6. Далее сотрудник заходит в кабинет плательщика налога на профессиональный доход и привязывает его ЭП.
7. На своём устройстве – смартфоне или планшете – самозанятый по QR-коду скачивает мобильное приложение «Файлер» или через сайт заходит на стартовую страницу «Такском-Файлер».
8. С помощью смарт-карты плательщик налога на профессиональный доход заходит в личный кабинет и подписывает закрывающие документы.

Подключение к системе ЭДО завершено.

Какими документами можно обмениваться через ЭДО

Для того чтобы понять, какими документами можно обмениваться в сервисах ЭДО, определим, какие направления работы организаций и ИП закрывают возможности безбумажного документооборота. В частности, это:

• кадровая документация;
• взаимодействие с контрагентами (переписка, договоры, допсоглашения, коммерческие предложения и др.);
• всё, что касается деятельности склада;
• управление компанией (в т.ч., внутренний документооборот и согласование);
• бухгалтерский учёт (счёта, акты, накладные, УПД и др.);
• формирование архива;
• отчётность, сдаваемая в государственные органы (ИФНС, Росстат, СФР, РПН и др.).

Большинство представленных на рынке систем ЭДО полностью закрывают все потребности бизнеса по обмену документами в цифровом формате.

Электронные подписи: как они работают в ЭДО

Полноценный документооборот в цифровом формате невозможен без использования ЭП. Для того, чтобы подписать договор, ИП и самозанятому понадобятся электронные подписи.

Такая подпись является полным аналогом собственноручной. Однако стоит отметить, что речь в данном случае идёт об усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).

Если кратко, то УКЭП гарантирует авторство и неизменность электронного документа после подписания, при этом не требуя согласования для использования. Это универсальная ЭП, которая применяется для портала «Госуслуги», на электронных торговых площадках, для сдачи отчётности, ЭДО с партнёрами, клиентами, контрагентами, госорганами. Ключ проверки указывается в квалифицированном сертификате. Программное обеспечение для работы с УКЭП сертифицируется ФСБ России.

Все вопросы применения и виды электронных подписей регламентируются Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Преимущества ЭДО для ИП при работе с самозанятыми

Плюсы безбумажного обмена документацией для ИП при работе с плательщиками НПД очевидны. В частности это:

• Быстрота подписания договоров и выставление актов. А значит, после того как самозанятый оказывает услуги, он получает оплату без задержек.
• Простота использования сервиса ЭДО — не сложнее мессенджера или электронной почты.
• Подключение сервиса ЭДО к учётной системе позволяет ИП упростить контроль документов и проведённых оплат.
• Прозрачность ведения бизнеса с самозанятыми — налоговый орган сразу видит оборот, может затребовать документацию и очень быстро получить её.

Помимо указанных преимуществ в работе ИП с самозанятыми есть ещё важные аспекты. А именно: плательщик налога на профессиональный доход сам отчитывается в ИФНС и сам за себя его уплачивает. То есть ИП не нужно сдавать по нему отчёты в ИФНС и СФР, платить за него взносы и налоги, оплачивать самозанятому отпуск и больничный.

Как ЭДО помогает в налоговой отчётности

ЭДО необходимо при передаче данных в налоговую службу. Сдавая отчётность в электронном виде, ИП или компания не только следуют требованиям закона, но и получают:

• снижение трудозатрат на работу с документами и составления отчётности;
• сокращение числа ошибок в отчётности за счёт интеграции ЭДО и учётных систем;
• повышение прозрачности всех бизнес-процессов ИП или организации.

Электронный документооборот осуществляется посредством операторов электронного документооборота. Компания, предоставляющая такие услуги, должна иметь соответствующую лицензию от ФСБ России, сертифицированное оборудование и ПО, числиться в реестре операторов ЭДО на сайте Федеральной налоговой службы.

Выбор решений для ЭДО

Как выбрать сервис ЭДО для ИП? Есть несколько простых правил по выбору.

Да начала поинтересуйтесь, какие инструменты используют ваши контрагенты. Сравните функциональность различных решений, предлагаемых операторами ЭДО. У некоторых из них возможность подачи отчётности в государственные органы не предусмотрена или оплачивается отдельно. Далее сравните цены на услуги. Рассчитайте, сколько стоит отправка одного документа.

Сервис ЭДО «Такском-Файлер» подойдёт ИП. Он имеет интуитивно понятный онлайн-сервис для обмена всеми формализованными и неформализованными документами в цифровом формате. В нём поддеррживается возможность использования как веб-версии, так и мобильного приложения.

В сервисе есть автоматический роуминг с другими операторами. Хранение документов обеспечено серверами «Такском». Можно создавать документы в самом сервисе или загружать из других программ. «Файлер» работает с маркировкой и прослеживаемостью товаров.

Подойдёт «Такском-Файлер» и для самозанятых. Это позволит расширить клиентскую базу, подписывать все необходимые документы: договоры, акты оказанных услуг и др., забыть о тратах времени и денег на бумагу, распечатывание и почтовые услуги. Сервис даёт возможность работать, находясь в любом удобном месте.

Какие риски существуют при использовании ЭДО и как их избежать

Риски условно можно разделить на внешние (угрозы извне) и внутренние (ошибки, которые совершают сами пользователи программ).

К основным рискам можно отнести следующие:

• Повреждение целостности данных. Например, удаление документов.
• Сложности с доступом к документам, в частности ошибки при открытии.
• Компрометация информации — её кража или несанкционированный доступ к ней.
• Технические проблемы в работе сервиса, например, при обновлении программы.
• Неправильное использование программы. Например, можно нажать кнопку «отправить документ» и сразу закрыть программу, понадеявшись, что документ уйдёт. А на самом деле его статус будет «в ожидании отправки».

Чтобы минимизировать риски использования ЭДО, стоит:

• использовать лицензионное оборудование;
• обеспечить резервное копирование данных;
• установить антивирусное и защитное ПО;
• применять ПО для идентификации ответственных лиц;
• использовать криптографические средства защиты информации (например, КрипоПро);
• подписывать цифровые документы с помощью УКЭП;
• обучить сотрудников работе с выбранным сервисом ЭДО.

Если следовать указанным рекомендациям, то риски использования ЭДО в работе ИП, организаций и самозанятых буду сведены к минимуму.

Законодательные особенности и изменения в работе с ЭДО

В 2024 году в Налоговый кодекс РФ неоднократно вносились изменения, которые, в том числе, затронули обмен электронными документами между субъектами бизнеса и налоговиками.

Так, согласно Федеральному закону от 08.08.2024 № 259-ФЗ налогоплательщикам с 5 февраля 2025 года ИП или компании не придётся передавать в ответ на электронное сообщение от ИФНС квитанцию о принятых запросах. Факт получения требований от налоговой о представлении документации или уведомлений о вызове в налоговую подтверждается соответствующими записями (данными) у оператора ЭДО.

Также в абзаце восьмом пункта 4 статьи 31 НК РФ введён срок, после которого уведомление, требование или иной документ считается полученным налогоплательщиком. Срок — это 6-й день с момента направления указанного в подтверждении отправки электронного документа. То есть законодатель ввёл условие, при котором нельзя сказать, что предприниматель не получал от ИФНС уведомление в электронном виде или что оно ему по каким-то причинам «не пришло».

Как ЭДО упрощает работу ИП с самозанятыми

ИП может работать с множеством самозанятых одновременно. ЭДО позволяет работать с любым числом плательщиков налога на профессиональный доход в одной программе. И не нужно придумывать для каждого из них способы быстрого обмена юридически значимыми документами — всё и все в одном сервисе.

Более того, такой сервис можно использовать, находясь в любом месте. Необходимы лишь доступ к интернету и ноутбук или смартфон. Отсутствует необходимость решать вопрос с хранением архива документов, а за годы работы накапливаются договоры, дополнительные соглашения, акты оказанных услуг, техзадания, отчёты и др. Обеспечивается доступность всех создаваемых документов, подписанных смарт-картой или УКЭП в электронном формате с телефона или иного устройства.

При необходимости по каждому плательщику налога на профессиональный доход можно поднять архив документов и переписку. То есть, например, для целей налогового контроля вся история взаимодействий с конкретным самозанятым будет понятна и максимально прозрачна.