Любая организация может организовать электронный документооборот (далее — ЭДО) и обмениваться электронными документами со своими контрагентами.
Для этого нужно:
- внести изменения в учетную политику;
- издать приказ о введении ЭДО;
- заключить соглашение об обмене электронными документами;
- создать рабочую группу;
- назначить ответственных лиц.
Соглашение необходимо заключить с каждой организацией, с которой вы собираетесь обмениваться электронными документами. В документе должны быть определены правила, на основании которых планируется создавать, передавать и хранить электронные документы.
Кроме того, нужно прописать, какими документами будут обмениваться стороны, какая подпись будет использоваться при подписании тех или иных электронных файлов. Использовать можно все 3 вида подписей, установленных Федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 6 апреля 2011 года:
- Простая подпись обычно используется для подписания писем и спецификаций (формируется с помощью кодов и паролей);
- Усиленная неквалифицированная позволит установить, кем подписан документ (образуется в процессе криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи);
- Усиленная квалифицированная подпись — наиболее защищенная. Она выдается только аккредитованными Удостоверяющими центрами. Для её создания и проверки используются средства криптозащиты, сертифицированные ФСБ России. Этой подписью нужно подписывать счета-фактуры и отчетность в ИФНС, ПФР, ФСС, Росстат. Такую подпись можно получить в УЦ Такском. Обмениваться электронными документами можно будет через программное обеспечение «Такском-Файлер». А пригласить своих контрагентов к обмену электронными документами можно с помощью «1С-Такском».
Специалисты компании Такском охотно ответят на все ваши вопросы и разъяснят условия, по которым будет осуществляться обмен электронными документами.
Для обмена данными необязательно, чтобы все участники были подключены к одному оператору ЭДО. Роуминг между операторами электронного документооборота поможет клиентам разных операторов ЭДО обмениваться друг с другом юридически значимыми электронными документами.
Что сделать, чтобы организовать электронный документооборот между контрагентами?
Нужно приобрести лицензионное ПО, сервер, обновить оборудование, обучить персонал работе с электронной подписью, разъясняя преимущества новой технологии.
Автоматизация процессов может занять от нескольких месяцев до нескольких лет. Однако и преимущества очевидны: организация сможет мгновенно обмениваться электронными документами со своими клиентами, поставщиками, партнёрами, подразделениями, экономя время.
Особенно это актуально для крупных компаний, которые активно переходят на ЭДО, снижая затраты на печать, доставку и хранение электронных документов.
Удобный поиск документов, избежание штрафных санкций за счет ускорения взаимодействия с контролирующими органами и другие преимущества делают электронный документооборот между компаниями незаменимым.
