Представьте ситуацию — сотрудник с документами спешит на доклад к руководству. Он идёт по коридору, выходит на лестницу, которую уборщица вымыла на совесть, и поскальзывается на ступеньках. Результат — сломанная лодыжка и больничный. А вот у руководителя, до которого сотрудник так и не дошёл, начинается неприятная круговерть под кодовым названием «несчастный случай на производстве». Расследование инцидента в большинстве случаев отнимает много времени, может затянуться на несколько дней, и отвлекает от выполнения непосредственных задач.
Именно поэтому электронный документооборот (ЭДО) в сфере охраны труда становится все более актуальным для современных организаций. Его внедрение способствует упрощению работы, проводимой внутри компании и направленной на охрану труда и повышению безопасности рабочих процессов. Как перейти на ЭДО в сфере охраны труда — рассказываем в нашей статье.
Электронным документооборотом в сфере труда в широком смысле считается, согласно статье 22.1 Трудового кодекса РФ, создание, подписание, использование и хранение работодателем и работником документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.
Иными словами, это обмен в цифровом формате юридически значимыми документами и возможностью их подписывать при помощи электронной подписи. Подчеркнём, что законодательство указывает на отсутствие необходимости бумажного дублирования документооборота в ЭДО, то есть весь цикл документа, от момента его создания и подписания до хранения, осуществляется в цифре.
Переход на электронный документооборот в сфере охраны труда обусловлен необходимостью оперативного ознакомления с приказами по организации или назначению, должностными и другими инструкциями, порядками, графиками работы и т.п. сразу широкого круга сотрудников. Ведь нередко подобные документы в бумажном виде существуют в единственном экземпляре. А значит, пока каждый работник в компании ознакомится с тем или иным документом в сфере охраны труда, может пройти очень много времени, и кто-то может не успеть своевременно ознакомиться до наступления несчастного случая или иного события.
За время работы у любой компании или ИП накапливаются килограммы или даже тонны бумажных документов. Впоследствии неизбежно встаёт вопрос о том, где всё это размещать и хранить. Второй вопрос — как обеспечить сохранность этого массива документации и восстанавливать утраченную.
Какие преимущества даёт цифровизация бумажного документооборота:
Электронный документооборот в сфере охраны труда регулируется не только положениями Трудового кодекса РФ, которые упомянуты выше. Это целый пласт законодательства, включающий в себя федеральные законы, постановления Правительства РФ, приказы Минтруда РФ и подведомственных ему органов и организаций. Нормативные акты в сфере охраны труда учитывают специфику и условия работы в различных отраслях производства и видах деятельности.
Существует ряд базовых нормативных актов в области охраны труда:
Кстати, Минтруд России приказом от 28.05.2024 № 277 организовал проведение Всероссийских конкурсов в области охраны труда, включая конкурс на лучшего специалиста по охране труда. Цель проведения таких конкурсов — стимулирование инициативы специалистов по охране труда к повышению собственной квалификации, поиску и внедрению новых инструментов и технологий (а в их числе ЭДО) в области охраны труда, а также привлечения общественного внимания к данной теме.
Новые законодательные акты, которые вступили в силу с 1 марта 2025 года:
В ТК РФ был внесён ряд изменений, которые вступили в силу 1 марта 2025 года. Так, были дополнены часть 2 статьи 353 и абзац пятнадцатый части 1 статьи 357 кодекса.
Согласно внесённым изменениям в предмет федерального государственного контроля и надзора за соблюдением трудового законодательства теперь входит и соблюдение организациями, проводящими специальную оценку условий труда, обязательных требований, установленных законодательством о специальной оценке условий труда (ч. 2 ст. 353 ТК РФ). А в права государственных инспекторов труда входит предъявление организации, проводящей специальную оценку условий труда, предписания об устранении нарушений обязательных требований, установленных законодательством о специальной оценке условий труда (абз. пятнадцатый ч. 1 ст. 357 ТК РФ).
Также в Трудовом кодексе РФ появилась новая статья — 351.8. Она вводит понятие «наставничество в сфере труда» и регулирует вопросы оказания помощи одним работником другому в овладении навыками работы. Наставничество оформляется с письменного согласия работника и по поручению работодателя — в трудовом договоре или допсоглашении к нему.
Документов по охране труда, которые можно вести в электронном виде, достаточно много, например, это:
Работодатель сам вправе определить, какие документы он переводит в безбумажный формат. Вместе с тем, из перечня документации, которую допустимо использовать в цифре, есть исключения.
Большинство документов, касающихся охраны труда, возможно перевести в электронный формат. Однако есть исключения, которые несмотря на общие тенденции перехода документов в цифру, продолжают использоваться исключительно на бумаге.
К таким исключениям относятся:
Работник и работодатель должны подписывать их собственноручно.
Подробнее об этих видах документации.
Акты о несчастных случая на производстве. Приказом Минтруда России от 20.04.2022 № 223н утверждено Положение об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях, а также формы документов для расследования несчастных случаев на производстве. Согласно пункту 29 данного Положения, эти документы составляются в бумажном виде для последующей передачи в комиссию по расследованию несчастных случаев. Среди них акты по формам н-1, н-1ПС, н-1ЧС.
Журналы обучения и проведения инструктажей по охране труда. Они могут иметь и другое название, но смысл от этого не меняется — это документ, который подтверждает, что работник прошёл обучение и (или) ознакомился с правилами или порядком, был проинструктирован в отношении охраны труда. Так статья 214 ТК РФ возлагает обязанности по обеспечению безопасных условий труда на работодателя. При этом он обязан также обеспечить обучение и инструктаж по охране труда и проверить знания, а работник — пройти его и подтвердить полученные знания.
Результаты проведения обучения и инструктажа оформляются согласно требованиям постановления Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464 в бумажном виде.
Автоматизация обмена документацией в сфере охраны труда имеет ряд преимуществ, среди которых:
Как перейти на электронный документооборот в сфере охраны труда? Как правило, такой переход не связан с внедрением ЭДО не только в данном направлении, но и с автоматизацией всех или большинства процессов в деятельности компании. Для этого необходимо:
Перед тем, как принять решение о переходе на безбумажный электронный оборот, нужно проанализировать текущую ситуацию в работе компании. Для понимания существующей картины руководству организации стоит выяснить: насколько быстро согласовываются и подписываются документы, как быстро их получает адресат, сколько времени занимает обратное получение, были ли случаи утраты или потери оригиналов, надёжно ли обеспечено их хранение и как быстро сотрудник может найти в архиве требуемый документ. Если ответы на данные вопросы не удовлетворяют — переход на ЭДО необходим.
Просто так взять и купить программный продукт ЭДО и внедрить его в компанию, а также обязать сотрудников работать в нём нельзя. Для правильности перехода в компании должен быть утверждён внутренний нормативный акт, например, приказ или распоряжение, о том, что в компании будет применяться ЭДО, круг сотрудников, которые будут работать с ним, этапы внедрения и т.п.
Внесите в Учётную политику организации (форма ПБУ 1/2008 приказ Минфина России от 06.10.2008 № 106н, в ред. от 07.02.2020) переход на ЭДО. Укажите перечень документов, порядок визирования, использование ЭП, список должностей сотрудников, которые будут иметь право подписывать документы.
Оператор должен иметь соответствующую лицензию от ФСБ России, сертифицированное оборудование и ПО и отвечать целому ряду установленных государством требований (приказ ФНС России от 08.06.2021 № ЕД-7-26/546@). Компания «Такском» как оператор ЭДО соответствует всем указанным критериям.
Далее необходимо выбрать сервис электронного документооборота, например, «Такском-Файлер». У данного программного продукта широкие возможности: сервис позволяет создавать или загружать документы из других программ, есть готовые формы большинства документов, доступна их массовая загрузка и выгрузка. Сервис позволяет визуализировать входящие документы, настраивать права и роли для пользователей. У «Такском-Файлер» есть мобильное приложение, что позволяет знакомиться с документацией в любом месте, имея под рукой лишь смартфон с интернетом. Оперативность обмена документами играет решающую роль для повышения эффективности и безопасности труда.
После нужно оформить КЭП сотрудникам, которые будут работать с сервисом ЭДО — они должны иметь возможность подписывать документы в электронном виде. КЭП по своей юридической силе — полный аналог собственноручной подписи. На сайте Минцифры России опубликован перечень удостоверяющих центров, которые имеют право выдавать КЭП, в том числе для первого лица компании.
В работе с выбранной системой безбумажного обмена важно, чтобы каждый сотрудник, который пользуется сервисом ЭДО, знал, как с ним работать. Для этого сотрудникам компании необходимо пройти соответствующее обучение. Однако оно не должно занимать много времени и отвлекать работников от непосредственных обязанностей. Компания «Такском» за короткое время поможет освоить пользователям сервис «Файлер». Сама программа содержит подсказки, у неё интуитивно-понятный интерфейс, который делает работу в сервисе не сложнее, чем с электронной почтой.
При переходе на ЭДО неизбежно возникают вопросы, касающиеся использования выбранного программного продукта. Для обеспечения бесперебойной работы и помощи в решении практических задач нужна соответствующая консультационная и техническая поддержка. Специалисты компании «Такском» проводят консультирование и помогает решить любые вопросы, которые могут возникать у пользователей сервиса «Файлер».
и получайте новости первыми!