Любой субъект бизнеса в процессе работы должен взаимодействовать с налоговыми органами – СФР (ПФР и ФСС) и иными, – а также с такими системами, как ЕГАИС, ГИС ГМП и рядом других. Однако бумажная отчётность, очереди и риск ошибок отнимают время и ресурсы. Сегодня электронный документооборот (ЭДО) с государственными органами – это не просто удобная опция, а соблюдение требований законодательства и стандарт эффективного и безопасного обмена всеми необходимыми документами. Переход на ЭДО позволяет кардинально упростить процессы сдачи отчётности, минимизировать риски и обеспечить прозрачность ведения деятельности. В статье разбираемся, зачем это нужно, на что обратить внимание при переходе на ЭДО и как настроить процесс бесперебойной работы.
Многим знакомы проблемы потерянных почтовых отправлений, длинных очередей в налоговых инспекциях при сдаче отчётности, ошибок в реквизитах, которые приводили к штрафам, а, главное, — размещение кипы бумаг в архиве. С переходом на электронный документооборот все эти трудности остаются в прошлом. Отправка отчётности в ИФНС и СФР за пару кликов, автоматическая проверка на ошибки, удобный электронный архив и гарантия юридической значимости — вот лишь часть преимуществ ЭДО.
Рассмотрим подробнее преимущества перехода на электронный документооборот с госорганами.
Быстрая сдача отчётности. ЭДО позволяет отправлять отчёты в ИФНС, СФР и другие контролирующие органы мгновенно, буквально в пару кликов. Это полностью исключает потерю времени на поездки, очереди в инспекциях и почтовую пересылку, а также связанную с этим бумажную волокиту.
Минимизация ошибок. Специализированные системы ЭДО, например, «Онлайн-Спринтер», автоматически проверяют корректность реквизитов документов, контролируют соблюдение форматов (например, XML) и предупреждают пользователя о возможных несоответствиях или ошибках перед отправкой, значительно снижая риск получения отказов при сдаче отчётности.
Архив под рукой. Все отправленные и полученные документы (отчёты, требования, уведомления, акты сверок и др.) надёжно хранятся в структурированном электронном архиве. Это обеспечивает мгновенный доступ к истории, быстрый поиск по любым параметрам и видимость статусов документов (отправлен, доставлен, принят, с ошибкой). Отсутствует риск их утраты.
Соблюдение требований законодательства. Использование ЭДО через аккредитованных операторов гарантирует соблюдение всех требований законодательства к электронному взаимодействию с ИФНС, СФР, Росстатом и другими ведомствами. Это существенно снижает риск штрафов за нарушение сроков сдачи отчётности, потерю документов или формальные нарушения процедур, а также минимизирует проверки со стороны госорганов.
При переходе на ЭДО недостаточно просто приобрести сервис для обмена документами. Потребуется электронная подпись и определение круга сотрудников, которые будут отвечать за обмен документами с госорганами.
Электронная подпись. ЭП — обязательный элемент юридически значимого ЭДО с госорганами, согласно Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Ключевые моменты:
Использование не соответствующих актуальным ГОСТам (в частности ГОСТу 34.10-2018 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи») или неподходящих сертификатов ЭЦП сделает подписанный документ недействительным и повлечёт отказ в приёме отчётности госорганом.
Разграничение прав доступа в системе ЭДО. При работе с сервисом безбумажного обмена документацией внутри компании необходимо чётко разграничить полномочия сотрудников. Лицо, которое будет подписывать и отправлять документы (особенно отчётность) в госорганы, например, бухгалтер, должно иметь соответствующие права доступа в системе ЭДО. Отправка документов без надлежащих полномочий невозможна.
Кстати, подтверждением полномочий на сдачу отчётности в то или иное ведомство является машиночитаемая доверенность (МЧД). Для документооборота с ИФНС понадобится МЧД формата 5.03, для СФР — собственная электронная доверенность с полномочиями FSS_000000, FSS_000002 и SFR_000001, а для Росстата — МЧД формата 003. Все указанные доверенности можно оформить в сервисе «Такском — Управление Доверенностями».
Формат и структура файлов. Сервисы ЭДО (в частности «Онлайн-Спринтер») гарантируют, что направляемый в ведомство электронный документ соответствует всем требованиям, предъявляемым законодательством и правилами конкретного органа. Например, отчётность в ИФНС требует формата XML, а некоторые сопроводительные документы — PDF определённого вида. Несоблюдение формата или структуры файла гарантированно приведёт к отказу в приёме документов и, как следствие, к штрафам за несданную в срок отчётность.
Перед приобретением системы ЭДО, например, «Такском-Файлер», и началом работы в ней необходимо выбрать оператора цифрового документооборота, оформить сотрудникам, в частности бухгалтерам, логистам и другим участникам ЭДО, электронные подписи и обучить их работе в выбранной системе.
Выбор оператора ЭДО. Необходимо убедиться, что выбранный оператор соответствует ряду требований законодательства. У компании, предоставляющей такие услуги, должна быть лицензия от ФСБ России, сертифицированное оборудование и ПО. Кроме этого, такая компания должна числиться в реестре операторов ЭДО на сайте Федеральной налоговой службы.
Оператор ЭДО также должен соответствовать требованиям, установленным приказом ФНС России от 08.06.2021 № ЕД-7-26/546@: компания должна быть зарегистрирована на территории России, иметь в собственности или на любом ином законном основании совокупность информационно-телекоммуникационных сетей и технических устройств, в том числе программно-аппаратных комплексов, предназначенных для обработки и хранения данных, и аппаратные средства электронной подписи, иметь право использования программных средств ЭП на законном основании и др.
Система ЭДО добросовестного оператора имеет прямую интеграцию с ключевыми госорганами (ИФНС, СФР, Росалкогольрегулирование, Росстат и др.), актуальные шаблоны отчётных форм и других документов, соответствующие последним требованиям законодательства, а также гарантирует соответствие всем техническим регламентам госорганов к передаче данных.
Важная рекомендация для субъектов бизнеса, ведущих работу по обмену документацией с контролирующими органами, — отслеживание сроков действия сертификатов УКЭП. Просроченная ЭП равносильна отсутствию подписи. Документ, подписанный такой ЭП, юридически недействителен и не будет принят. Поэтому необходимо регулярно проверять сроки действия сертификатов УКЭП бухгалтеров и других сотрудников, подписывающих документы, а также своевременно их продлевать.
Субъектам бизнеса доступен функционал системы ЭДО для гибкой настройки ролей пользователей. Важно чётко разграничить их права: кто готовит документы и отчёты, кто их проверяет, а кто уполномочен их подписывать УКЭП и отправлять. Это повышает контроль и ответственность при сдаче отчётности, а в итоге помогает безошибочно вести обмен с контролирующими органами и избежать штрафов за ошибки или нарушение сроков сдачи.
Электронный документооборот с госорганами перестаёт быть сложной задачей, когда бизнес выбирает комплексное решение от надёжного и аккредитованного оператора, например, компании «Такском». Интеграция со всеми ключевыми ведомствами, автоматическая проверка на ошибки, позволяющая устранить штрафы, гарантированная юридическая значимость, удобный архив и инструменты контроля, – всё это превращает обязательный процесс сдачи отчётности и обмена документами в эффективный, предсказуемый и безопасный инструмент автоматизации и управления бизнесом. Кстати, у компании «Такском» есть решения ЭДО и для тех, кто работает в учётной системе «1С».
С «Такском» переход на ЭДО становится не просто выполнением требований закона, а реальным конкурентным преимуществом, освобождающим ресурсы для развития компании.
и получайте новости первыми!