Инструкция по ЭДО

Что такое ЭДО

Электронный документооборот – это система для обмена юридически значимыми документами через интернет. ЭДО можно применять как для обмена документами внутри компании, так и для взаимодействия с контрагентами. Использование ЭДО оптимизирует и автоматизирует значительную часть процессов, тем самым ускоряя работу с документами.

Кому необходим ЭДО уже сейчас

1. Компаниям со среднесписочным количеством сотрудников свыше 10 человек – для отправки отчётности в ПФР и ФСС;
2. Организациям и ИП, работающим с рядом наименований маркированной продукции;
3. Компаниям, работающим с прослеживаемыми товарами.

Кому рекомендуется перейти на ЭДО в ближайшее время

Компаниям, использующим в работе транспортные накладные, сопроводительные ведомости, счета-фактуры и заказ-наряды – в планах ФНС к 2024 году в электронный вид должны быть переведено 95% счетов-фактур и 70% транспортных и товарных накладных.

Преимущества ЭДО

Создание документов ЭДО – это:

• Мгновенный обмен юридически значимыми и коммерческими документами;
• Снижение затрат на распечатку и отправку документов курьерами;
• Ускорение рабочих процессов – создания, редактирования, согласования и подписания документов;
• Электронный архив всех документов с простым поиском по нему;
• Простое взаимодействие с госорганами и контрагентами.

Работа в электронном документообороте: инструкция

Для отправки электронного документа понадобится:

1. Регистрация в сервисе оператора ЭДО;
2. Квалифицированная электронная подпись.

Обмен документами через ЭДО не сложнее, чем привычный уже обмен бумажными документами. Примерная инструкция по электронному документообороту выглядит так.

1. Вы создаёте документ, используя любой привычный формат – doc, pdf, xls.
2. Загружаете документ в программу ЭДО или на веб-сайт оператора ЭДО.
3. Заверяете файл своей электронной подписью.
4. Отправляете контрагенту.
5. Контрагент открывает документ, проверяет его и точно так же заверяет его своей электронной подписью.
6. Вы получаете уведомление о подписании и сам документ, имеющий точно такую же юридическую силу, как если бы вы подписывали его вручную и заверяли печатями.

Чтобы пользоваться всеми преимуществами электронного документооборота, вам нужно пройти 6 этапов.

Как внедрить ЭДО: пошаговая инструкция для руководителей

Первый этап: выберите оператора ЭДО.

«Такском» – пионер отечественного электронного документооборота. Компания работает с 2000 года и участвовала в первых в истории России пилотных проектах Минфина и ФНС по внедрению систем защищённого ЭДО.

Второй этап: приобретите электронную подпись.

Если вы планируете внедрять ЭДО не только для внешнего документооборота, но и для внутреннего, позаботьтесь об электронных подписях для сотрудников.

Третий этап: внесите изменения в учётную политику компании.

Подробно опишите, какие документы будут оформляться электронно, какой тип подписи планируется использовать, какое право подписи будет у сотрудников разных должностей, каков порядок взаимодействия с контрагентами и контролирующими органами.

Четвертый этап: составьте регламент по работе с электронным документооборотом.

В положении об электронном документообороте отразите роль и ответственность каждого сотрудника, разработайте этапы и маршруты согласования и подписания документов. Впоследствии положение об ЭДО станет основой для технического задания оператору ЭДО.

Пятый этап: выберите техническое решение у своего оператора ЭДО: веб-версию или интегрированное ПО.

Каждый вариант имеет свои плюсы:

• Веб-клиент – это самый простой вариант, при котором не нужно ничего устанавливать дополнительно. Вы просто регистрируетесь у своего оператора ЭДО, заводите личный кабинет, добавляете своих сотрудников и указываете их права подписи. С веб-версией можно работать с любого устройства. Это удобный вариант для небольших компаний, где объём документооборота невысок.
• Интегрированное решение – возможность работать в привычном интерфейсе для ведения бухгалтерии, кадрового и складского учёта, создания отчётности – SAP, Oracle, SDK, API. Выбранное ПО от оператора ЭДО интегрируется с уже имеющейся системой и обеспечивает не только внешний, но и внутренний документооборот:
  • организация совместного доступа к документам;
  • формирование заданий и планов;
  • определение маршрутов согласования, редактирования и подписания документов;
  • сканирование, распознавание, хранение и поиск бумажных документов;
  • создание единой базы документов организации;
  • делегирование и контроль задач.

Шестой этап: договоритесь с контрагентами об использовании ЭДО.

Подпишите дополнительные соглашения с контрагентами об использовании ЭДО в работе.

Как заполнить ЭДО зависит от используемого вами софта. Многие ЭДО-программы обладают готовыми формами и форматами – заполнять документы можно прямо в интерфейсе программ. Также создателями софта предусмотрена возможность отправлять электронные документы, созданные в других привычных программах и форматах, например, Word, Excel. Напоминаем, что для придания юридической значимости электронным документам необходима электронная подпись. Она служит для визирования цифровых файлов и является неотъемлемой составляющей ЭДО. Компания «Такском» – не только оператор и разработчик программного обеспечения для интернет-обмена документами, но и аккредитованный удостоверяющий центр оформления электронных подписей.