ИП формирует электронный УПД: особенности заполнения и передачи покупателю

Марина Климова - налоговый консультант, преподаватель ИПБ России, Палаты налоговых консультантов. Опыт консультирования более 20 лет. Автор более 70 книг и более 200 публикаций по проблемам налогообложения, бухучета и трудового права, включенных в различные правовые базы. к.э.н.

• Двуликий УПД
• Когда оформление УПД обязательно, а когда исключено?
• В какой срок ИП должен сформировать электронный УПД?
• Информация об ИП–продавце в электронном УПД
• Типичные ошибки при электронном документообороте УПД

Двуликий УПД

Аббревиатура УПД у всех на слуху. Известно, что расшифровывается она как «универсальный передаточный документ». Но каков статус УПД? Вы обращали внимание, что в НК РФ он вообще не упоминается: речь там идёт исключительно о счетах-фактурах?

Форму УПД предложила ФНС России Письмом от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Целью было объединить «под одной крышей» счёт-фактуру и документ об отгрузке для удобства налогоплательщика и минимизации документооборота. УПД призван обеспечить покупателю документальное основание сразу и для вы-чета НДС, и для признания расходов, а продавцу – для подтверждения факта от-грузки и для исчисления НДС к уплате.

Вот так он с тех пор и существует один в двух лицах, поэтому при заполнении той части УПД, которая «произошла» от счёта-фактуры, следует руководствоваться требованиями, предъявляемыми к счетам-фактурам (ст. 168, 169 НК РФ, Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчётах по налогу на добавленную стоимость», Приказ Минфина России от 05.02.2021 № 14н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи»), а при заполнении раздела, выполняющего функцию первичного документа, – нормативно-правовыми актами по бухучёту, определяющими требования к первичке (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухучёте») (см. п. 2 Приложения № 1 к Приказу ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@).

Эта двоякость очень сказывается на документе, особенно при его формировании в электронном виде. Например, подписывать «счёт-фактурную» часть УПД ИП или его представитель должен только усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), как указано в п. 6 ст. 169 НК РФ, а иные подписи – в «передаточной» части УПД по строкам «Товар (груз) передал/услуги, результаты работ, права сдал» и «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни» могут быть электронными подписями любого другого вида по соглашению сторон (это следует из п. 5 ст. 9 Федерального закона «О бухучёте» и п. 17 ФСБУ 27/2021, п. 2 Приложения № 1 к Приказу ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@).

Когда оформление УПД обязательно, а когда исключено?

Если ИП является участником оборота товаров, подлежащих обязательной маркировке средствами идентификации, то для него единственный законный вариант организации документооборота – обмен с другими участниками и оператором системы «Честный знак» электронными УПД. Иное не просто не допускается, но и преследуется как административное правонарушение (ст. 15.12.1 КоАП РФ). Такие условия установлены правилами маркировки отдельных категорий товаров, утверждёнными соответствующими Постановлениями Правительства, в частности: Постановлением Правительства РФ от 31.05.2021 № 841 «Об утверждении Правил маркировки упакованной воды средствами идентификации и особенностях внедрения государственной информационной системы мониторинга за оборотом товаров, подлежащих обязательной маркировке средствами идентификации, в отношении упакованной воды», Постановлением Правительства РФ от 28.02.2019 № 224 «Об утверждении Правил маркировки средствами идентификации табачной и никотинсодержащей продукции и организации прослеживаемости табачной и никотинсодержащей продукции и сырья для производства такой продукции, а также об особенностях внедрения государственной информационной системы мониторинга за оборотом товаров, подлежащих обязательной маркировке средствами идентификации, в отношении табачной и никотинсодержащей продукции», Постановлением Правительства РФ от 31.12.2019 № 1958 «Об утверждении Правил маркировки шин средствами идентификации и особенностях внедрения государственной информационной системы мониторинга за оборотом товаров, подлежащих обязательной маркировке средствами идентификации, в отношении шин» и др.

Есть также случай, когда применение УПД явно неуместно: это оформление документов на аванс (предоплату). УПД документ ПЕРЕДАТОЧНЫЙ, поэтому способен исполнять только две роли – счёта-фактуры + передаточного документа (статус «1») либо только передаточного документа (акта) без функции счёта-фактуры (статус «2»). В электронном варианте они имеют следующие обозначения (п. 2 Приложения № 1 к Приказу ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@):

• УПД, содержащий сведения об отгрузке (передаче) товаров (работ, услуг, имущественных прав), в результате которой изменяется финансовое состояние передающей и принимающей стороны, или иных событиях (функция «ДОП» с со-ставом реквизитов, удовлетворяющим требованиям к показателям первичного учётного документа или иных событий, установленных Федеральным законом «О бухгалтерском учёте»;
• УПД, включающий счёт-фактуру (функция «СЧФДОП»).

Выходит, если операция связана с внесением покупателем аванса (предо-платы) в счёт предстоящей поставки товара (выполнения работы, оказания услуги), передачи имущественного права, то УПД совершенно неуместен – он всегда связан с отгрузкой. В данном контексте подходит только счёт-фактура. Даже если стороны согласовали повсеместное применение УПД, то для случая с авансами (предоплатами) нужно сделать исключение. По существу, это вытекает из смысла п. 3 ст. 168 НК РФ, предполагающего выставление счетов-фактур на авансы полученные и разъяснений ФНС России в Письме от 22.08.2018 № АС-4-15/16298@ о том, что статуса для использования УПД только в качестве «счёт-фактура» не предусмотрено, это всегда документ на отгрузку. Отказ от такого принципа в пользу оформления УПД на авансы (предоплаты) может осложнить для покупателя вычет НДС, поскольку оформление УПД было неуместно. При этом счёт-фактура на аванс за товар и УПД при отгрузке этого же товара прекрасно сосуществуют – никакого диссонанса тут нет.

В остальных случаях стороны свободны, решать использовать им счета-фактуры или УПД, либо вообще чередовать их по настроению или какому-либо другому принципу.

Переходите на электронный обмен УПД, воспользуйтесь решением «Такском-Файлер»

В какой срок ИП должен сформировать электронный УПД?

Закон (п. 3 ст. 168 НК РФ) требует, чтобы счёт-фактура был выставлен не позднее 5-ти календарных дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг), со дня передачи имущественных прав.

Когда счёт-фактура и передаточный документ (накладная, акт) разведены, правило о выставлении счёта-фактуры в течение пяти дней с даты отгрузки вы-полнить можно, но что делать, когда мы имеем дело с УПД? В этом аспекте доминирует «передаточная» часть, а «счет-фактурная» подтягивается за ней.

Напомним, первичный учётный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни (ФХЖ), а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания (п. 3 ст. 9 Федерального закона «О бухучёте»), однако длящиеся или повторяющиеся ФХЖ допускается оформлять первичными документами с определённой сторонами сделки периодичностью, в частности, за сутки, за неделю, за месяц, за квартал (пп. «б» п. 9 ФСБУ 27/2021). Вот этим и нужно руководствоваться при определении срока формирования УПД.

Поскольку мы ведём речь об электронном УПД, он будет считаться выставленным продавцом той датой, которая указана в подтверждении, поступившем ему от его оператора ЭДО, о получении последним документа для передачи покупателю (п. 8 Порядка, утв. Приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н).

Затянуть формирование или передачу покупателю электронного УПД – значит создать себе и ему проблемы как в части НДС, так в части признания доходов/расходов.

Информация об ИП–продавце в электронном УПД

О себе, как продавце, ИП следует указать фамилию, имя и отчество (при наличии). Статус «ИП» можно не указывать. Он подразумевается, поскольку физические лица, не занимающиеся предпринимательством, счетов-фактур и УПД не выставляют. Да это и не требуется правилами (пп. «в» п. 1 Правил заполнения счетов-фактур, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, Письмо Минфина России от 16.11.2021 № 03-07-11/92466).

К слову, если ваш покупатель тоже ИП, то и его статус в УПД указывать со-всем не обязательно (Письмо Минфина России от 07.05.2018 № 03-07-14/30461) – вычету НДС это никак не помешает.

Нужно также привести свой адрес – тот, который указан в ЕГРИП. При изменении места прописки ФНС России вносит изменения в ЕГРИП сама, а вот оператора ЭДО, если вы пользуетесь его сервисами при заполнении УПД, нужно уведомить о смене места жительства для верного автоматического заполнения соответствующего реквизита в УПД.

Идентифицирующим ИП–продавца реквизитом будет его ИНН.

Если по УПД отгружается товар, важно верно указать фактический адрес грузоотправителя в строке «Грузоотправитель и его адрес», как и фактический адрес грузополучателя в соответствующем поле, поскольку налоговые органы очень ревностно относятся к вопросу реальности осуществления хозяйственных операций, включая отслеживание перемещения грузов из точки «А» в точку «Б».

Типичные ошибки при электронном документообороте УПД

Не все ошибки, как при заполнении УПД, так и при обмене ими, существенны. На некоторые, не мешающие вычету НДС у покупателя и не «убивающие» статус УПД как первичного документа, даже можно закрыть глаза. Но давайте перечислим те, которых нужно всеми силами избегать, а если допустили – исправлять, поскольку они фатальны. Проверьте себя:

1. Ошибки в УПД, препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, являются основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога покупателем (п. 2 ст. 169 НК РФ). Если допустили такую ошибку, необходимо сформировать исправленный УПД. Именно исправленный, а не универсальный корректировочный документ (УКД). Последний оформляют только при изменении условий сделки.
2. В УПД непременно должны быть заполнены все обязательные реквизиты, свойственные первичному документу, перечисленные в п. 2 ст. 9 Федерального закона «О бухучёте», иначе его нельзя будет использовать как первичный учётный доку-мент и придётся вносить в него исправления.
3. Все подписанты электронного УПД должны использовать только электронные подписи. Недопустим вариант, когда один или более подписантов проставляют собственноручные подписи на распечатке электронного УПД (п. 3.1 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ, Письмо ФНС от 23.04.2018 № ЕД-4-15/7760). В таком случае документ будет считаться неподписанным и, как следствие, недействительным, ведь распечатку нельзя считать документом – это лишь копия.
4. Подписание и электронный документооборот осуществляются по каждому УПД в отдельности. Подписывать и направлять электронные УПД пакетами запрещают п. 6 ст. 169 НК РФ и п. 6 Порядка, утв. Приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н. При нарушении этого правила документы будут считаться неподписанными, а документооборот – несостоявшимся со всеми вытекающими отсюда последствиями.
5. Договорившись об ЭДО, стороны тем не менее могут сочетать бумажный и электронный документооборот УПД, однако при этом нужно избегать следующей схемы: продавец направил покупателю УПД на бумажном носителе, а затем этот же УПД был перевыставлен в электронной форме. Такой вариант не допускается п. 24 Порядка, утв. Приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н.
6. Обмен УПД в электронной форме возможен исключительно через операторов ЭДО (абз. 2 п. 1, п. 9 ст. 169 НК РФ, п. 3 Порядка, утв. Приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н). Другие каналы коммуникации законодательство исключает.
7. По общему правилу покупатель, недовольный чем-то в электронном УПД, может донести свои возражения до продавца с помощью уведомления об уточнении документа. На основании полученного уведомления продавец исправляет или корректирует УПД, либо вступает в дискуссию с покупателем относительно того, кто прав. Постарайтесь выстроить именно такие отношения с покупателем по поводу разногласий. Если покупатель выражает своё недовольство «молчаливой забастовкой», просто не подписывая УПД со своей стороны, ситуация рано или поздно зайдёт в тупик: будет упущено время, наступит конец налогового периода и потом придётся героически спасать документооборот. Есть и другой путь в условиях, когда покупатель слишком пассивен, чтобы утвердить УПД со своей стороны, но претензий к продавцу у него вроде бы нет. Лазейку оставляет п. 2 Приложения № 1 к Приказу ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@: файл информации покупателя может отсутствовать в случае, если составление двустороннего документа, удостоверяющего приёмку, не требуется. Не требуется кем? Законом или соглашением сторон. Всегда возможно указать в договоре или соглашении об ЭДО, что непоступление от покупателя в оговорённый сторонами срок претензии или утверждённого им УПД само по себе означает одобрение, т.е. отгрузка прошла, документооборот завершён, разногласий нет. Ошибки «обратной связи» всегда дешевле предотвратить, чем исправить.

Надо сказать, что большинство ошибок в УПД, исходящих от ИП–продавца, создают проблемы не ему, а покупателю. Позиция покупателя, претендующего на вычет, по сравнению с позицией ИП, которому нужно уплатить НДС в бюджет, всегда более уязвима. Но вы ведь дорожите своими клиентами и репутацией?

«Такском-Файлер» - единая система электронного документооборота. Web-сервис и мобильное приложение для любого бизнеса.

Функционал сервиса «Такском-Файлер»:

• Моментальный обмен УПД, счетами-фактурами, актами и любыми другими документами с вашими контрагентами
• Юридическая значимость - электронные документы пригодны для представления в суды, ФНС и другие госорганы
• Создание формализованных документов внутри сервиса или их загрузка из учётных систем
• Настройка маршрутов согласования электронных документов между сотрудниками и отделами вашей организации
• Хранение документов в электронном архиве
• Полный инструментарий для работы с маркированным и прослеживаемым товаром