Как отправить по ЭДО УПД из 1С

• Подготовка к работе с ЭДО в 1С
• Создание и отправка УПД через ЭДО в 1С
• Рекомендации и частые ошибки при отправке УПД через ЭДО в 1С

ЭДО (электронный документооборот) — это система юридически значимого обмена цифровыми документами с использованием электронной подписи. В обмене могут участвовать организации, госорганы, ИП и физлица. ЭДО заменяет бумажный документооборот, ускоряя процессы и повы ьшая их безопасность.

УПД (универсальный передаточный документ) — это электронный (или бумажный) документ, объединяющий функции счёта-фактуры и первичного документа (например, накладной или акта). Он позволяет отразить и факт сделки, и расчёты по НДС в одной унифицированной форме, рекомендованной ФНС России.

Подготовка к работе с ЭДО в 1С

Перед началом работы нужно убедиться, что используемая версия поддерживает электронный документооборот, подключиться к оператору ЭДО и настроить учётную запись, а также добавить и настроить сертификат ЭП в программе 1С.

1. Поддержка юридически значимого электронного документооборота, получения и отправки УПД в первую очередь зависит от конкретной конфигурации 1С и подключённого сервиса оператора ЭДО.

   Обмен электронными документами с контрагентами поддерживается в следующих программах "1С:Предприятия":

   • 1C:Управление нашей фирмой, ред. 1.6 и выше (в т.ч. базовая)
   • 1С:Розница, ред. 2 и 3 (в т.ч. базовые)
   • 1С:Бухгалтерия, ред. 2.0 и 3.0 (в т.ч. базовые)
   • 1C:Управление холдингом, ред. 3
   • 1С:Управление торговлей, ред. 10.3 и 11 (в т.ч. базовые)
   • 1С:Комплексная автоматизация, ред. 2
   • 1С:Бухгалтерия государственного учреждения ред. 1.0 и 2.0
   • 1С:Бухгалтерия некоммерческой организации (в т.ч. базовая)
   • 1С:Налоговый мониторинг. Бухгалтерия КОРП МСФО
   • 1С:Управление производственным пре=дприятием 1.3
   • 1C:ERP Управление предприятием, ред. 2 и 3
   • 1С:ERP. Управление холдингом, ред. 3
   • 1С:Садовод (в т.ч. базовая)
   • 1С:Гаражи
   • 1С:Касса
   • 1С:Клиент ЭДО, ред. 2
   • 1С:Документооборот КОРП, ред. 2 и 3
   • 1С:Документооборот государственного учреждения, ред. 2.1 и 3.0

   Пользователи "1С:Предприятие 7.7" для работы в сервисе "1С-ЭДО" могут настроить правила обмена с программой "1С:Клиент ЭДО".

   Рекомендация. Выбирайте конфигурацию в редакции ПРОФ или КОРП («Бухгалтерия предприятия 3.0», УТ 11 и т.д.) на актуальной платформе (8.3.18+) и подключите сервис одного из операторов (наиболее тесная интеграция с 1С-ЭДО на базе «Такском»).

2. Для подключения сервиса «1С-ЭДО» необходимо выбрать оператора электронного документооборота и приобрести электронную подпись.
3. Алгоритм настройки сертификата ЭП в программе 1С зависит от версии. Чтобы настроить электронную подпись и шифрование для «1С-Такском» в «1С: Предприятие», воспользуйтесь нашей инструкцией.

Создание и отправка УПД через ЭДО в 1С

После того, как обмен с контрагентом будет настроен, следует зайти в «Настройки ЭДО» по этому контрагенту, и указать, в каком формате будут отправляться документы.

Перед формированием электронного УПД необходимо из формы «Настройки ЭДО», находясь на закладке «Настройки отправки», дважды кликнув по строке, отражающей ЭДО с конкретным контрагентом, перейти в форму «Настройки отправки документов» и проверить наличие флажка в строке «Акты, накладные, счета-фактуры». По гиперссылке в графе «Регламент ЭДО» формы «Настройки отправки документов» можно выбрать формат УПД, а также провести дополнительные настройки.

Для того, чтобы подготовить универсальный передаточный документ в 1С для обмена с контрагентами и отправить его оператору электронного документооборота, необходимо выполнить последовательные действия.

1. Формирование документа. Для формирования УПД создайте документ в разделе «Реализация товаров», внесите в него данные по отгрузке и проведите. Для формирования УПД с функцией счета-фактуры и первичного учётного документа (УПД(СЧФДОП)) необходимо переключатель под табличной частью документа «Реализация (акт, накладная, УПД)» перевести в положение УПД. Проверьте статус: «Состояние ЭДО: Не начат».
2. Просмотр и проверка электронного документа. Перейдите в раздел «ЭДО» и выберите «Просмотреть электронный документ». Проверьте форму на ошибки.
3. Подписание и отправка. Нажмите «Подписать и отправить», введите пароль для ЭП и подтвердите отправку документа оператору электронного документооборота. Если права подписи у пользователя нет, то программа направит сформированный электронный УПД на подпись лицу, имеющему такое право. Тогда подписать сформированный электронный УПД можно будет по кнопке «Подписать» (или «Подписать и отправить», если не установлена отложенная отправка электронных документов), из списка «Текущие дела ЭДО». Также подписать сформированный электронный УПД можно будет из формы просмотра по кнопке «Подписать».

Информация об этапах обработки и доставки отображаются в панели состояния в карточке электронного документа. Обычно статус обновляется автоматически.

Рекомендации и частые ошибки при отправке УПД через ЭДО в 1С

К типичным ошибкам можно отнести некорректное заполнение реквизитов в документе, использование неподходящего для отчётности сертификата ЭП (нужна УКЭП с действующим сроком), неверные настройки учётной записи (заблокирована, приостановлена, не активирована, у пользователя нет прав на отправку УПД), неверные настройки организации/подразделения, исчерпан лимит отправки документов.

Чтобы предотвратить ошибки, рекомендуем регулярно обновлять версию 1С, проверять актуальность сертификата ЭП и корректность заполнения информации перед отправкой.

Что делать при проблемах с отправкой?

1. Проверьте актуальность версии 1С. Это гарантирует поддержку последних форматов (1.05, 1.06) и обязательных реквизитов, требуемых ФНС России. Старые версии могут не формировать корректный XML-файл, что приведёт к ошибке валидации у оператора, срыву отправки и получения. Также обновления часто содержат исправления интеграции с сервисами операторов.
2. Проверьте статус учётной записи. Убедитесь, что она активна и не заблокирована.
3. Проверьте права пользователя. У пользователя должны быть права на создание, подписание и отправку документов (особенно УПД).
4. Проверьте настройки организации/подразделения. Активна ли организация для электронного документооборота, включена ли поддержка УПД, верно ли выбрано подразделение.
5. Проверьте ЭП. Действует ли сертификат КЭП, загружен ли он в систему оператора, привязан ли к пользователю и организации, есть ли у пользователя право подписи.
6. Проверьте профиль формата. Верно ли выбран и настроен профиль для отправляемого УПД (должен быть выбран именно тот формат, который заполняется – 1.05 для универсального формата или 1.06 для счёт-фактуры, необходимо также соответствие актуальному формату ФНС России).
7. Проверьте лимиты и оплату. Не исчерпан ли лимит документов, нет ли задолженности.
8. Сверьтесь с журналом ошибок. Система оператора обычно выдаёт ключевую информацию об ошибке в сообщении.
9. Обратитесь в техподдержку оператора. Для получения консультации предоставьте логин, название организации, описание проблемы и, если есть, код/текст ошибки. Детальные настройки и статусы проверят на стороне оператора.

Тщательная проверка этих настроек обычно позволяет выявить и устранить причину, мешающую отправке УПД.