Сегодня подавляющее большинство крупных и не очень компаний, а также ИП ведут весь документооборот, включая сдачу отчётности в контролирующие органы, переписку с контрагентами, заключение договоров, выставление счетов и многое другое, в электронном виде. Физическому лицу со статусом самозанятого при работе с такими организациями и предпринимателями также необходимо быть полноценным участником ЭДО. Как самозанятому начать использовать электронный документооборот и что для этого необходимо, – рассказываем в этой статье.
Документооборот в электронном (цифровом) формате – мгновенная передача юридически значимых документов по защищённым каналам связи. Причём документ в электронной форме абсолютно равнозначен его бумажному аналогу.
Однако не любая передача документов в электронном виде будет считаться цифровым защищённым документооборотом. Для передачи договоров, счётов-фактур, УПД и другой значимой документации необходим соответствующий программный продукт, который гарантирует обеим сторонам передачу документов, исключая потери.
Кроме того, цифровой документооборот позволяет не просто совершать обмен документами, но и подписывать их при помощи ЭЦП. Такая подпись будет также равноценна собственноручной.
Обычно такой документооборот используется в отношениях между компаниями и ИП (B2B) и с государственными органами (B2G). Однако всё чаще безбумажный документооборот необходим при взаимодействии организаций и предпринимателей с самозанятыми.
Преимущества электронного документооборота для самозанятого неоспоримы. Для самозанятых ЭДО может стать инструментом расширения своей клиентской базы. Бизнес, работающий с ЭДО, охотно идёт на сотрудничество с самозанятыми, для которых не нужно придумывать какую-то отдельную схему юридически значимого документооборота.
Использование ЭДО гарантирует самозанятому сохранность всех рабочих документов в электронном виде. К тому же отсутствует необходимость искать место для хранения бумажного архива. При желании электронный документ можно скачать и распечатать.
Немалое значение играет и возможность работать в удалённом формате – находясь в любом месте, самозанятый может онлайн получать, подписывать и отправлять документы своему контрагенту.
При наличии ЭДО у самозанятого снижаются расходы на печать, хранение и отправку документов обычной почтой.
Кому пригодится? ЭДО для самозанятых пригодится в работе с документами в различных сферах занятости. В частности в торговле, строительстве и ремонтных работах, клининговых услугах, сфере организации развлекательных мероприятий, образования, копирайтинга, фотографии и других областях.
Иногда согласно законодательству (прежде всего для целей налогового контроля), юридические лица обязаны осуществлять прозрачный обмен юридически значимыми документами в ЭДО. И если тот или иной документ отсутствует в электронном виде (в определённом формате, который нормативно установлен регулятором или налоговым органом), это может привести к нарушению законодательства. Поэтому компании часто обмениваются документами в формате электронного документооборота со всеми партнёрами, включая самозанятых.
Для работы с самозанятыми организации или ИП нужно заключить с ними соответствующий договор. Перед этим компания может согласовывать с самозанятым все условия. С безбумажным документооборотом сторонам для этого не требуется встречаться в живую. Все условия можно согласовать и подписать итоговый документ в удалённом формате посредством ЭДО.
Каковы преимущества для компаний и индивидуальных предпринимателей? Любая организация или ИП могут работать с множеством самозанятых одновременно. ЭДО позволяет работать с любым числом привлекаемых работников в одной программе.
При необходимости по каждому привлечённому работнику можно поднять архив документов и переписку. То есть, например, для целей налогового контроля вся история взаимодействий с конкретным внештатником будет понятна и максимально прозрачна.
Документы, которые создаются в сервисе документооборота, в частности, в «Такском-Файлер», строго формализованы и соответствуют всем требованиям законодательства.
Какими документами можно обмениваться? ЭДО юрлиц и ИП с самозанятыми позволяет направлять, подписывать и получать большинство юридически значимых документов. В частности это договоры на оказание услуг или выполнение работ, акты выполненных работ (услуг), дополнительные соглашения, счета, счёт-фактуры, деловые письма и др.
Как это происходит обычно? Часто вариант взаимодействия выглядит так: организация приобретает программное решение и направляет самозанятому приглашение. Он откликается и регистрируется в сервисе бесплатно. Подписание и отправка документов, подготовленных компанией, происходит в такой программе, когда самозанятый нажимает кнопку «подписать».
Фактически это «односторонний» электронный документооборот, при котором привлечённый работник «отвечает» на документацию компании или предпринимателя, но сам её не создаёт. Для подготовки, например, проекта договора и его корректировки он вынужден использовать сторонние сервисы.
Компания «Такском» предлагает для физических лиц услугу по подготовке к ЭДО с юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями.
Чем данная услуга выгодна? Она представляет собой комплексное IT-решение для самозанятого. В него входят:
Предлагаемый вариант решения ЭДО для самозанятых от «Такском» позволяет обмениваться оригиналами первичных документов: таких как договор, счёт на оплату, акт выполненных работ или оказанных услуг и др.
Напомним, что существуют три вида электронной подписи: простая, неквалифицированная, квалифицированная.
Беспроигрышным вариантом для подписания всех юридически значимых документов с любыми контрагентами будет квалифицированная ЭП.
Как настроить электронный документооборот для самозанятого? Предлагаем пошаговую инструкцию.
Подключение к системе документооборота завершено! Можно получать, подписывать и отправлять документы.
и получайте новости первыми!