Как подключить электронный документооборот в 1С (1С-ЭДО)

• Выберите версию 1С под ваши задачи
• Что требуется для подключения 1С-ЭДО
• Выберите оператора ЭДО
• Ознакомьтесь с тарифами
• Заключите договор с «Такском»
• Подключите 1С-ЭДО с оператором «Такском»
• Настройте ЭДО с партнёрами

Электронный документооборот с бизнес-партнёрами прямо из 1С – это уже не фантастика, а вполне рабочий инструмент. Как известно, «время – деньги». Обмен документами в цифровом формате из учётной системы заметно укоряет процесс взаимодействия контрагентов. Быстрое получение закрывающей документации и максимальная прозрачность с точки зрения налоговых органов – всё это и позволяет воплотить в жизнь упомянутую поговорку. Подробнее о том, как это работает, читайте далее.

Выберите версию 1С под ваши задачи

Разные формы бизнеса – компании, госучреждения, микропредприятия, индивидуальные предприниматели – при работе с программой «1С» подбирают необходимую конфигурацию «под себя».

Так, для микропредприятий будут актуальны такие версии, как «Бухгалтерия», «Розница», «Упрощёнка 8», «Предприниматель». Малому бизнесу подойдут, например, «ЗУП», «Управление торговлей», «Готовое рабочее место».

Ну а средним и крупным организациям – «Комплексная автоматизация 8», «Фреш», «Битрикс24», «Комплект прикладных решений» и другие.

Отдельно остановимся на конфигурации «1С:Фреш». Почему стоит обратить на неё внимание? Это специальный сервис от фирмы «1С», который не требует установки на компьютер. То есть в программе можно работать из браузера, находясь в любой точке мира, – главное, чтобы был доступ в интернет.

Облачная версия прекрасно подходит для тех предприятий, у кого бухгалтерия на аутсорсинге, а сотрудники работают преимущественно дистанционно. Ещё одним достоинством этой конфигурации является то, что её версия всегда актуальна, а значит, вы всегда работаете в обновлённой программе.

Что требуется для подключения 1С-ЭДО

Вам важна комплексная автоматизация в рамках одной учётной системы или необходим переход на безбумажный обмен документами со своими бизнес-партнёрами? Сервис «1С-ЭДО» с оператором «Такском» отлично подходит под обе задачи. Он обеспечивает работу с подавляющим большинством конфигураций программ «1С», включая облачную – «Фреш».

С какими версиями «1С» работают программные продукты от «Такском»? Вот их перечень:

• Бухгалтерия государственного учреждения ред. 1.0 и 2.0;
• Бухгалтерия некоммерческой организации;
• Бухгалтерия предприятия, ред. 2.0 и 3.0 (в т.ч. базовые);
• Гаражи;
• Документооборот КОРП;
• Документооборот государственного учреждения;
• Касса;
• Клиент ЭДО, ред. 2;
• Комплексная автоматизация, ред. 2.0;
• Налоговый мониторинг. Бухгалтерия КОРП МСФО;
• Розница, ред. 2 (в т.ч. базовая);
• Садовод (в т.ч. базовая);
• Управление нашей фирмой;
• Управление холдингом;
• Управление торговлей, ред. 10.3 и 11 (в т.ч. базовые);
• Управление производственным предприятием;
• ERP. Управление предприятием 2.0;
• ERP. Управление холдингом.

В чём же особенности ЭДО в 1С? В их числе – ряд существенных преимуществ:

• Не нужно устанавливать. Вам не понадобятся какие-либо сторонние ПО – инструмент встроен в типовые программы 1С.
• Ваши расходы сократятся. Не придётся тратить средства на приобретение картриджей для принтеров, бумаги, на отправку документации курьерами или обычной почтой.
• Помогает избежать ошибок. Все счёт-фактуры, акты, накладные и др. создаются в автоматическом режиме сразу в вашей программе 1С на основе входящих документов, что полностью исключает ручной ввод и, как следствие, ошибки.
• У вас будет электронный архив документов. Вся ваша документация хранится в вашей программе 1С, что гарантирует конфиденциальность и безопасность. Это также позволяет быстро находить нужные материалы и отправлять их своим бизнес-партнёрам и, при необходимости, налоговым органам.
• Наличие роуминга. У вас есть возможность оперативного и беспроблемного электронного обмена документами с вашими партнёрами в 1С, даже если у них другие операторы ЭДО.
• Есть возможность рассылки приглашений. Ваша версия программы 1С покажет, кто из бизнес-партнёров подключён к ЭДО, и вы легко сможете направить приглашение о работе в ЭДО непосредственно из 1С любому из контрагентов.
• Внутреннее согласование. Вы сможете разграничить права доступа при подготовке документов. Например, создать документ может сотрудник, а подписать – только руководитель.

Для подключения сервиса «1С-ЭДО» необходимо выбрать оператора электронного документооборота и приобрести электронную подпись.

Выберите оператора ЭДО

Для обеспечения работы сервиса «1С-ЭДО» необходим оператор электронного документооборота. Для начала ответим на вопрос, кто это и для чего именно он нужен.

Доступ к системе электронного документооборота предоставляют специализированные компании, которые создают и поддерживают системы ЭДО, то есть операторы. Они должны соответствовать ряду критериев, которые определены приказом ФНС России от 08.06.2021 № ЕД-7-26/546@. В частности оператор должен иметь лицензию ФСБ России в соответствии с Федеральным законом «О лицензировании отдельных видов деятельности» от 04.05.2011 № 99-ФЗ, быть юридическим лицом, зарегистрированным на территории России, иметь аппаратные средства электронной подписи и комплексов для обработки и хранения данных и др.

А теперь определим, как выбрать оператора ЭДО. Среди необходимых требований несколько моментов:

• у компании-оператора должны быть в наличии программные продукты для «1С»;
• служба техподдержки, которая готова проконсультировать вас по любому вопросу, связанному с внедрением ЭДО в 1С;
• Возможность предоставления роуминга для обмена документами с клиентами других операторов ЭДО;
• компания-оператор должна соответствовать всем требованиям законодательства.

Если вам подходят предложения выбранной компании, то далее с ней необходимо заключить договор.

Ознакомьтесь с тарифами

Сервис «1С-ЭДО» предлагает подключение по одному из двух тарифов – авансовый и постоплатный. Вы выбираете тот вариант оплаты, который наилучшим образом подходит под ваши задачи.

1. Авансовый.

Цена тарифа зависит от двух факторов:

• срок действия лицензии (на 1 год, на полгода или на 3 месяца);
• число отправленных сообщений (в одну отправку входит пакет из 3-х документов: счёт-фактура и 2 дополнительных документа).

Тарифы на 3 и 6 месяцев:

2. Постоплатный.

Оплачивается стоимость отправленных сообщений по факту за расчётный период – 1 месяц. В одно сообщение входит пакет из 3-х документов: счёт-фактура и 2 дополнительных документа.

Заключите договор с «Такском»

Помимо совместимой конфигурации программы 1С для подключения электронного документооборота через сервис «1С-ЭДО» необходим действующий договор с компанией «Такском». Можно заключить его двумя способами:

• оформить заявку через сайт компании «Такском»;
• по телефону, указанному в «шапке» сайта.

Перед заключением договора мы рекомендуем ознакомиться с тарифами (указаны выше). Если вам сложно определить, какой тип тарифа подойдёт именно для вашего бизнеса, то сотрудники «Такском» помогут выбрать и подробно расскажут о преимуществах разных вариантов.

Подключите 1С-ЭДО с оператором «Такском»

Подключение сервиса «1С-ЭДО» в вашей учётной системе займёт пару минут. Инструкция, как настраивать продукт, приведена на примере «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0»:

1. Находясь в программе, зайдите на вкладку «Администрирование». Откройте меню «Обмен электронными документами».
2. Далее необходимо раскрыть раздел «Обмен с контрагентами», выбрать опцию «Учётные записи ЭДО» и перейти в неё.
3. Во вновь открывшемся окне выберите кнопку «Создать». В появившиеся поля необходимо ввести компанию, сертификат ключа ЭП. В поле «Идентификатор организации» выбрать опцию «Получить новый». В поле рядом с этой опцией указывается оператор ЭДО, у которого и будет зарегистрирован участник ЭДО. Ваш оператор – ООО «Такском».
4. Затем нажать кнопку «Далее». Таким образом, для компании будет сформирована заявка на подключение к ЭДО. Возможно, при нехватке данных программа запросит недостающие. Максимальное время обработки заявки – 2 минуты.
5. При появлении сообщения о том, что заявка на подключение обработана, нажмите «Ок» и «Готово».
6. После этого откроется созданный профиль настроек ЭДО. Для проверки его работы нажмите кнопку «Тест профиля настроек».

ЭДО в 1С настроен! Вы можете отправлять и получать документы своих бизнес-партнёров.

Настройте ЭДО с партнёрами

Подключение ЭДО с контрагентами в сервисе «1С-ЭДО» возможно в двух вариантах: отправить или принять приглашение от бизнес-партнёра.

• Ваш партнёр пригласил вас работать в ЭДО

  Чтобы начать работать с ним в электронном формате, его приглашение необходимо принять. Для этого в программе «1С» зайдите в меню «Операции», далее откройте «Справочники» и выберите «Контрагенты».

  Если по каким-то причинам бизнес-партнёр не высветился в справочнике, то нажмите кнопку «Создать» и введите данные контрагента. Далее нажмите кнопку «Отправить и получить ЭД». Если вы работаете с конфигурацией «1С:Бухгалтерия 3.0», путь к указанной кнопке будет через меню «Покупки / Продажи», далее «Текущие дела ЭДО». А в версии «1С:Бухгалтерия 2.0», соответственно, – «Сервис», далее «Обмен электронными документами», опция «Архив электронных документов».

  Затем необходимо открыть справочник «Настройки ЭДО». В конфигурации «Бухгалтерия 3.0» эту опцию можно открыть через меню «Администрирование», выбрав «Обмен электронными документами». В программе «Бухгалтерия 2.0» выбираете меню «Сервис», затем «Обмен электронными документами».

  В открывшемся окне вы увидите контрагента, направившего вам приглашение, а в столбце «Статус подключения» будет надпись: «Требуется согласие». Откройте данное сообщение и выберите опцию «Принять приглашение». Если вы по каким-либо причинам намерены отказать, то в меню «Ещё» выберите опцию «Отклонить приглашение».

  После того как вы приняли приглашение, вашему бизнес-партнёру придёт соответствующее уведомление. Подключение завершено.

• Вы направляете приглашение контрагенту

  Программа «1С» позволяет пригласить партнёра прямо из аккаунта в «1С». Зайдите в раздел «Администрирование» и выберите «Обмен электронными документами». Далее в опции «Обмен с контрагентами» нужно выбрать «Настройки ЭДО». В появившемся окне нажмите кнопку «Создать».

  В открывшемся поле заполните данные о новой настройке. Для этого в пункте «Профиль настроек ЭДО» нужно выбрать профиль, по которому будет настроен обмен. В пункте «Контрагент» добавьте из справочника своего бизнес-партнёра, которому вы намерены отправить приглашение. А в пункте «Договор контрагента» введите соответствующие данные.

  Затем во вкладках «Входящие ЭД» и «Исходящие ЭД» укажите, какие форматы и виды документов будут в вашем документообороте. После этого нажмите кнопку «Отправить приглашение» (не забудьте указать адрес электронной почты получателя в соответствующем поле). В ряде случае необходимо указать идентификатор участника ЭДО, присвоенный ему оператором и заполнить текст приглашения. После этого нажмите кнопку «Отправить».

Как только ваш контрагент примет ваше приглашение, в 1С его состояние определится как «Присоединён». Настройка ЭДО с бизнес-партнёром завершена!