Отправили электронный документ контрагенту через «Такском-Файлер» и заметили ошибку? Или у документа неожиданно сменился статус, и его нужно отправить повторно? Такое бывает. Главное — знать, как быстро и правильно действовать, чтобы исправить ситуацию.
В сервисе «Такском-Файлер» есть инструменты, которые позволяют повторно отправить электронный документ. Ваш путь будет зависеть от его текущего статуса и причины, по которой нужно переотправить документацию. Давайте разберем все возможные сценарии по порядку.
Перед любыми действиями с отправкой документов в сервисе «Такском-Файлер» необходимо убедиться, что система готова к этому. Пропуск этого шага — самая частая причина, по которой даже правильные действия не приводят к результату. Думайте об этих условиях как о проверке всех систем перед запуском.
Что нужно проверить:
Правильный вход в систему. Используйте сертификат, выданный УЦ «Такском».
Проверка документа — перед отправкой система автоматически проводит форматно-логический контроль. Документ с ошибками отправлен не будет.
Особые требования к типам документов:
Доверенность (МЧД) — если действуете по доверенности, она также должна быть зарегистрирована в сервисе «Такском-Файлер».
Таким образом, успешная повторная отправка всегда начинается не с поиска кнопки в интерфейсе, а с проверки «технического состояния»: ваших прав, актуальности электронной подписи и соответствия документа формальным требованиям. Это фундамент для всех дальнейших операций.
Это самый простой и быстрый сценарий. Он аналогичен ситуации, когда вы написали письмо, но перед отправкой решили исправить опечатку или добавить файл. Документ ещё не покинул ваше рабочее пространство, и всё управление им остаётся в ваших руках.
Найдите файл в разделе «Черновики» –> «Документы» или в разделе «Задачи» –> «Требуют обработки». Для этого используйте фильтры или сортировку по столбцам (например, «Дата создания»).
Важно! Фильтр «Дата документа» работает не по дате в шапке файла, а по дате его появления в разделе «Черновики».
Проверка и отправка:
Работа с доверенностью (МЧД). Если вы не являетесь первым лицом компании, после нажатия кнопки отправки откроется окно для выбора доверенности. Можно добавить её ко всем файлам или продолжить без неё (если полномочия уже подтверждены иным способом).
После успешной отправки документы автоматически перемещаются из «Черновиков» в подраздел «Отправленные». В правом нижнем углу на несколько секунд появится уведомление об успешной проверке и отправке.
Итак, если документ не был передан контрагенту, алгоритм действий предельно прост: найти, исправить (при необходимости) и отправить. Ключевые моменты здесь — внимательная работа с фильтрами для поиска и контроль за выбором доверенности при отправке нескольких файлов.
В электронном документообороте, как и в любой цифровой коммуникации, могут возникать сбои. Сервис «Такском-Файлер» детально информирует о статусе каждого документа. Если что-то пошло не так, ваша задача — правильно «расшифровать» эти сигналы и предпринять корректирующие действия.
| Значок | Что означает | Ваши действия |
|---|---|---|
| Документооборот в процессе | Ожидайте, система обрабатывает операцию | |
| Документооборот завершён с ошибкой или документ не принят | Требует вмешательства. Следуйте инструкции ниже | |
| Завершён с уточнениями/предупреждениями или ожидает действий (подписания, аннулирования) | Проверьте детали статуса |
Найдите файл в «Документооборот» –> «Отправленные». Откройте карточку документооборота, нажав на его название.
Далее нажмите кнопку «История обработки» (значок часов/списка). В открывшемся окне будут все системные сообщения. Найдите и откройте сообщение об ошибке, чтобы увидеть её код и описание.
Исправьте причину, например, настройте контрагента, проверьте сертификат ЭП.
Используйте кнопку «Переобработать»: Вернитесь в список документации, отметьте проблемный файл галочкой и нажмите кнопку «Переобработать».
Главный навык для работы с этим сценарием — умение диагностировать проблему через «Историю обработки». Как видно из таблицы, не все ошибки критичны, и для многих из них предусмотрено простое решение — кнопка «Переобработать». Правильная последовательность: найти, проверить сообщение об ошибке, устранить причину и повторно инициировать отправку.
Это наиболее формальный сценарий, используемый, когда в уже переданном контрагенту документе обнаружена существенная ошибка. Важно понимать ключевую особенность «Такском-Файлер»: здесь нет полностью автоматизированной функции «отправить исправленную версию», которая сама отменит старый документ. Процесс требует двух осознанных шагов.
Этап 1: Аннулирование старого электронного документа.
Аннулирование происходит по соглашению сторон. Одна из сторон инициирует запрос через сервис. Когда соглашение достигнуто и процедура завершена, документу присваивается статус «Аннулирован». В колонке «ЭДО» появится соответствующий значок.
Этап 2: Создание и отправка нового, исправленного.
Создайте новый файл с правильными данными. Вы можете создать его с нуля или перейти в некорректный документ и через меню создать новый на его основе и внести исправления. Отправьте новый файл стандартным способом («Подписать и отправить»).
Практическая рекомендация: в поле «Текст письма» или в названии файла укажите, что это «Исправленная версия взамен аннулированного документа №... от ...». Это поможет вашему контрагенту быстро сориентироваться.
Процедура замены разделена на два этапа: 1) юридическое аннулирование старого документа по согласованию с контрагентом и 2) физическая отправка нового, исправленного файла. Рекомендация сопровождать новое письмо пояснением — это не требование системы, а лучшая практика делового оборота, которая предотвратит путаницу у вашего бизнес-партнёра.
Помимо инструкций, эффективная работа с ЭДО строится на внимании к деталям и знанию нюансов системы. Следующие рекомендации помогут предотвратить распространённые проблемы и сэкономить время.
Главная рекомендация — всегда проверяйте статусы в колонках:
Контроль доверенностей обязателен. Если номер МЧД в документе подсвечен:
В таких случаях нажмите кнопку «Перепроверить» или уточните информацию у контрагента.
Ошибка «Не прошел контроль» для УПД. Если при отправке УПД возникает ошибка о незаполненных полях блока «Подписант», это часто связано с отсутствием зарегистрированной МЧД. Не нажимайте «Продолжить без доверенности» — вместо этого зарегистрируйте доверенность в системе или исправьте данные подписанта в документе.
Регулярный мониторинг значков статусов (особенно в колонках «ЭДО» и «Внутр») и проверка актуальности доверенностей — это профилактика большинства проблем. Запомните: для УПД с ошибкой в данных подписанта недостаточно просто нажать «Продолжить», а отсутствие кнопки «Переобработать» является прямым указанием к созданию документа заново.
Повторная отправка электронного документа в «Такском-Файлер» — это не одна универсальная кнопка, а структурированный процесс, определяемый текущим статусом документа. От простого редактирования черновика до формальной процедуры аннулирования — каждый сценарий имеет чёткий алгоритм. Понимание значков статусов и следование приведенным инструкциям позволят вам уверенно управлять электронным документооборотом, оперативно исправлять ошибки и поддерживать порядок в цифровом архиве.
и получайте новости первыми!