Как принять документы по ЭДО

1817 просмотров
27.04.2022 11:57

Как получить документы по ЭДО

Получение документов ЭДО – важная часть работы в «Такском-Файлер». В этой инструкции мы разберёмся, как принять документ по ЭДО и, при необходимости, подписать его.

Когда вы получаете новый документ от контрагента, «Такском-Файлер» отправляет всплывающее уведомление в окне браузера: «Получены новые сообщения».

Уведомление о новых сообщениях

В системе ЭДО входящие документы, как и в привычной почте, находятся в разделе «Входящие».

Раздел «Входящие»

Ваша папка входящих может иметь приблизительно такой вид. Вы увидите отправителей, тип документа, его номер (если отправитель указал его), дату отправки, сумму (если она указана отправителем), статус письма – принят, аннулирован, в процессе выполнения и так далее (статус каждого отдельного входящего можно узнать, наведя курсор на значок в графе «Статус»), дату получения, связь с документами и всю важную дополнительную информацию, если отправитель её указывал.

Что значат различные статусы в ЭДО

Статусы ЭДО

Значок «Перо» зелёного цвета указывает на то, что электронный документ, приложенный к письму, необходимо подписать (кнопка "Принять") или сообщить контрагенту о своём отказе ставить подпись. Для отклонения документа (отказа от подписания) следует воспользоваться кнопкой "Уточнить".

Документы с ошибками (не соответствующие требованиям) имеют статусы, которые отображаются значками «Стоп» и «Песочные часы» с дополнительным символом паузы.

Статус документооборота с уведомлением об уточнении (отказе) отображается значком «Карандаш».

Как принять ЭДО и что делать с документами в ЭДО

В ЭДО принятие документа – очень простой и быстрый процесс.

Вы можете открыть какое-то конкретное интересующее вас письмо.

Вы можете аннулировать, принять, уточнить данные по письму у отправителя, офисе с помощью кнопок в верхней части экрана.

Чтобы изучить и подписать документ перейдите по ссылке в колонке "Документ". Откроется окно со ссылкой на скачивание документа и сопроводительное письмо – его можно открыть по кнопке «Посмотреть описание».

Документ в системе ЭДО

В этом же окне можно заполнить или отредактировать значение поля "Комментарий" и сохранить его с помощью кнопки" Сохранить".

Как подписать документ в ЭДО

Для подписания документа необходимо нажать кнопку "Принять" на панели инструментов. После этого:

Отправитель документа получит соответствующее сообщение с ЭП;

После обновления страницы кнопки "Принять" и "Уточнить" исчезнут с панели инструментов, появится кнопка "Аннулировать", статус документа с «Получен» сменится на «Готово»;

В данных документооборота, открываемых нажатием кнопки «Показать документооборот», отобразятся данные о второй ЭП;

При скачивании документ будет сохраняться с двумя подписями.

Скачивание формализованного документа

Если же вам необходимо принять через ЭДО неформализованный документ, то Вы должны скачать его по ссылке внутри письма.

Скачивание неформализованного документа

Если информация в полученном документе требует уточнения, вы можете нажать на кнопку «Уточнить». При этом ваш контрагент получит уведомление об отказе от получения и уведомление о необходимости уточнения данных, которое будет выглядеть таким образом:

Уведомление о необходимости уточнения Уведомление об уточнении электронного документа

В нашем примере письмо также необходимо подписать. Если в графе «Подпись» стояла бы пометка «Не требуется», то документ можно было бы просто принять, аннулировать или уточнить.

Индикация необходимости подписи документа

После того, как вы приняли и подписали документ в ЭДО, вам не нужно дополнительно уведомлять об этом вашего контрагента. Он увидит в своей системе ЭДО принятый и подписанный вами документ. Если же вы отправите документ на уточнение или аннулируете его, контрагент также увидит изменения статуса в разделе «Отправленные» в документах.

Как уточнить документ в ЭДО

Вы получили документ с неполными или неправильными данными? Тогда вы можете отказаться от подписи и запросить у контрагента уточнение документа.

Для этого нажмите на панели инструментов кнопку "Уточнить".

Откроется окно, в котором вы можете указать причину отказа и вновь нажать кнопку "Уточнить":

Окно уточнения электронного документа

Вам не надо оповещать вашего контрагента дополнительно – «Такском-Файлер» отправит все уведомления за вас.

Подписание или необходимость уточнения документа отображаются в разделе "Входящие" в колонке "Статус" значком благополучного завершения документооборота или значком необходимости уточнения.

Для выгрузки документооборота в виде архива можно воспользоваться ссылкой "Скачать".

Выгрузка электронного документооборота

Как принять или отклонить формализованные документы с ошибкой

Как правило, отправка формализованных документов с ошибками блокируется, как мы уже рассказывали в статье «Как отправить документы по ЭДО». Но всё же получение документов с ошибками нельзя исключить полностью.

Для обнаружения входящих счетов-фактур и других формализованных документов с ошибками следует:

  1. Открыть параметры фильтрации (кнопка "Показать параметры").
  2. Настроить фильтры как на примере ниже:
    Настройка фильтра выдачи документов
  3. Нажать кнопку «Применить фильтр».

В результате вы увидите, какие документы – проблемные.

Пример выдачи проблемных документов

Если цвет значка в графе «Документ» красный, - документ некорректен, отправитель уже автоматически уведомлен о необходимости уточнить документ.

Если желто-зелёный - следует изучить документ, выяснить причину ошибки и возможность её исправления. А затем направить отправителю запрос на уточнение документа.

Получить консультацию
Просьба заполнить имя, чтобы консультант знал как к вам обращаться
Заполните поле телефон, чтобы консультант вам перезвонил
Нажимая на кнопку, я выражаю свое согласие с обработкой персональных данных ООО «Такском»
Отправить
Запинить
Поделиться

Свои замечания и предложения отправляйте на brand@taxcom.ru

Статьи по теме

Еще статьи

Мы всегда готовы вам помочь

Оставьте свой номер, если возникли вопросы. Мы перезвоним и поможем со всем разобраться

Просьба заполнить имя, чтобы консультант знал как к вам обращаться
Заполните поле телефон, чтобы консультант вам перезвонил