Как проверить машиночитаемую доверенность

• Что из себя представляет этот документ
• Зачем нужна проверка МЧД
• Кто обязан применять МЧД
• Какую информацию необходимо проверить в МЧД
• Как проверить МЧД на портале ФНС России
• Проверка МЧД, отправленной совместно с другой документацией
• Какие доверенности наиболее безопасны
• Какие форматы МЧД ФНС можно использовать
• Где ещё можно проверить доверенность

При совершении юридически значимых действий от имени ИП или ООО их представитель должен подтвердить свои полномочия. Для этого используют машиночитаемые доверенности — МЧД. Однако встречаются случаи, когда контрагент специально или по невнимательности даёт документ, который выписан не на него или уже не действует.

Разберёмся, как проверить МЧД, чтобы убедиться в полномочиях представителя.

Что из себя представляет этот документ

Под термином «машиночитаемая доверенность» подразумевают цифровой документ, который удостоверяет право представителя ИП или юрлица совершать законные действия от имени руководителя бизнеса.

Технически она представляет собой файл в формате XML, где сохранена информация. Формат и перечень сохранённой информацией закреплены приказом Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857. Цифровой документ используется вместе с электронной подписью. С помощью машиночитаемой доверенности можно совершать, например, такие действия:

• подписывать соглашения между контрагентами;
• сдавать электронную отчётность в налоговую инспекцию;
• представлять интересы в суде и государственных органах;
• взаимодействовать с системой «Честный ЗНАК» для работы с кодами маркировки;
• передавать данные в ЕГАИС при продаже алкоголя.

Требуемые полномочия указывает тот, кто формирует этот документ. Можно даже наделить сотрудника правом забирать деньги в банке, принимать грузы или знакомиться с конфиденциальными данными.

Зачем нужна проверка МЧД

Проверка машиночитаемой доверенности вместе с электронной подписью удостоверяет полномочия лица, которое совершает юридически значимые действия от имени компании. С 1 сентября 2024 года ЭП юридического лица имеет право использовать только его руководитель. Если какие-либо действия совершает сотрудник, ему понадобится собственная КЭП (физического лица) и машиночитаемая доверенность. С помощью этого документа можно проверить, действительно ли конкретное физлицо имеет право действовать от имени ИП или ООО. 

Например, работник компании ранее имел право снимать наличные в банке или заключать сделки, используя КЭП юрлица. После увольнения она у него сохранилась, и он мог злоупотребить доверием контрагентов и совершить незаконные действия.

Теперь подобный подход исключён благодаря машиночитаемой доверенности. Кто угодно может проверить доверенность МЧД и убедиться в том, что представитель имеет необходимые полномочия. 

Машиночитаемая доверенность, подписанная КЭП руководителя организации, регистрируется в реестре МЧД, который функционирует на блокчейн-платформе ФНС РФ. Алгоритм работы блокчейна исключает подделку данных в доверенности и фиксирует абсолютно все действия, что упрощает проверку доверенности МЧД. Для идентификации документа используется уникальный номер – МДЧ ID.

Кто обязан применять МЧД

Правовая основа использования МЧД заложена Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», а также подзаконными нормативными актами. 

Кроме того, Федеральным законом от 31.07.2023 № 389-ФЗ в Налоговый кодекс были внесены изменения, согласно которым машиночитаемая доверенность обязательна при взаимодействии с налоговой инспекцией. Так, с 1 марта 2024 года представитель налогоплательщика должен подтверждать свои полномочия доверенностью в формате электронного документа.  

Какую информацию необходимо проверить в МЧД

Разберём в виде пошагового алгоритма, как проверить доверенность МЧД.

1. Контрагент, которому предоставляют МЧД, проверяет ФИО доверенного лица, СНИЛС, ИНН и другие реквизиты, чтобы убедиться, что документ выписан на конкретное лицо. 
2. После этого проверяют данные доверителя. Обычно в его роли выступает компания, которая выписала МЧД для совершения действий от её имени. 
3. Далее сверяется номер и дата документа, а также срок его действия. Если он не указан, действует правило статьи 186 ГК РФ, то есть МЧД будет действительна в течение года со дня её оформления.
4. Затем проверяют полномочия лица. В документе должен быть перечень действий, которые доверенное лицо может совершать от имени доверителя. 

Чтобы проверить машиночитаемую доверенность на этом этапе, не нужно использовать специальные приложения или базы данных. Можно самостоятельно сравнить информацию в файле и других документах. Также существуют средства автоматической проверки. Чаще всего они используются при получении универсальных передаточных документов. 

В УПД есть отдельное поле, где указана МЧД. По нему система может автоматически обратиться к реестру доверенностей ФНС России и убедиться в полномочиях представителя и действительности документа.

Как проверить МЧД на портале ФНС России

Вручную проверка доверенности МЧД на сайте ФНС РФ проводится по такой схеме:

1. Зайдите на официальный сайт Федеральной налоговой службы и перейдите на страницу проверки доверенностей.
2. В поисковой строке в верхней части страницы введите номер документа.
3. Ознакомьтесь с результатами поиска в базе данных. В них будет указан статус и срок его действия.

Также прямо на сайте можно получить данные о том, какие полномочия имеет доверенное лицо и кто выписал МЧД. Эта информация есть в персональной информационной карточке.

Сделать это можно по такому алгоритму:

1. Впишите уникальный номер доверенности в верхнее поле.
2. Впишите ИНН доверителя и ИНН представителя в поля ниже.
3. Введите пароль к доверенности и просмотрите результаты.
4. После этого можно сравнить данные с сайта ФНС РФ и информацией, которую предоставил представитель.

Проверка МЧД, отправленной совместно с другой документацией

Если МЧД отправлена вместе с другой электронной документацией, но зарегистрирована в реестре на сайте ФНС РФ, проверить её достоверность сложнее. 

Но в любом случае у доверенности должна быть ссылка, которая ведёт в базу данных, где зафиксирован её статус. Это требование введено подпунктом 11 пункта 2 Единых требований к формам доверенностей, необходимых для использования квалифицированной электронной подписи, утверждённых приказом Минцифры РФ от 18.08.2021 №857.

Задача проверяющего — найти ссылку и перейти по ней. Сделать это можно по такой схеме:

1. Открыть файл доверенности. Формат xml структурирован, поэтому проще это сделать в электронной таблице. Например, Google Sheets или MS Excel.
2. В ней будет ячейка с названием <СведСистОтм>. Найти её можно с помощью поиска cmd+F.
3. В соседней ячейке будет указана ссылка для перехода. Её нужно скопировать в адресную строку браузера и перейти на сайт.

Какие доверенности наиболее безопасны

Самыми безопасными являются МЧД, которые зарегистрированы в реестре на сайте Федеральной налоговой службы. В этом случае можно сделать проверку доверенности в ФНС РФ по различным критериям. 

Какие форматы МЧД ФНС можно использовать

Формат доверенности, которая действует в 2025, утверждён приказом ФНС России от 19.09.2023 № ЕД-7-26/648@. Он имеет номер версии 5.03, которая обязательна к использованию с 1 марта 2025. 

Где ещё можно проверить доверенность

Помимо официального сайта ФНС РФ, проверить документ можно в специализированных сервисах, которые имеют доступ к реестру доверенностей МЧД в ФНС.

Например, сервис «Такском – Управление Доверенностями» от компании «Такском». Он позволяет администрировать МЧД, создавать и проверять их.