«Вот раньше хорошо было, никаких цифровых документов, всё ручками-ручками», – с тяжелым вздохом ответит ваш бухгалтер, когда вы, наконец, оповестите его о переходе на систему электронного документооборота.
Что значит «хорошо» в его понимании:
Кроме этого, бумажные носители занимают много пространства, теряются и приходят в негодность.
Привычно? Определённо. Но хорошо ли?
Чтобы быть конкурентоспособным игроком на рынке, необходимо активно следить за трендами и технологиями и оперативно внедрять их в деятельность организации.
Узнайте, как избавиться от привычной бумажной волокиты и перейти на удобную и современную систему безбумажного делопроизводства. Автоматизируйте обработку документов и ускорьте внутренние бизнес-процессы.
Притом, что в ближайшее время вам придется это сделать:
«Законодательство РФ обязало большинство налогоплательщиков перейти на электронный документооборот».
Но, как бы радужно не светилась перспектива перехода на ЭДО, каждое нововведение имеет свои подводные камни – проблемы и риски. Чтобы не утонуть в море новой информации, нужно выбрать оптимальную систему, которая позволит легко и непринужденно работать с безбумажным делопроизводством во всех его ипостасях.
Из статьи вы узнаете о наиболее частых проблемах внедрения системы ЭДО и о способах их решения.
Большинство сотрудников организаций всю жизнь пользовались только бумажными носителями, и внедрение информационных систем в привычные процессы станет для них испытанием.
Проблемы с переходом на систему электронного документооборота могут возникнуть не только внутри компании, но и со стороны контрагентов. Даже если вы убедили свой штат в важности и удобстве содержания документооборота в электронном виде, убедить в этом клиентов, контрагентов и партнёров может оказаться непросто.
Однако, как уже было сказано выше, в скором времени перейти на ЭДО придется большинству налогоплательщиков.
Любые изменения всегда вызывают стресс. Особенно если дело касается информационных технологий.
Несмотря на повышение компьютерной грамотности в организациях, постоянные нововведения и активная эволюция информационных технологий требуют все большего развития компетенций. С этим можно справиться благодаря расширению навыков штата – здесь ответственность полностью лежит на плечах вышестоящего руководства.
От готовности руководящего состава активно реагировать на вышеупомянутые факторы напрямую зависит ценность деятельности компании на рынке.
Оставьте заявку, если возникли вопросы.
Владельцы организаций, впервые подключающихся к системе ЭДО, обычно, задумываются над вопросом о ее безопасности. Вопрос закономерный, сохранение безопасности персональных и коммерческих данных – важный аспект работы в любой компании.
Безопасность ЭДО может нарушиться как из-за внешних причин: вредоносные ПО, хакерские атаки, стихийные бедствия, так и из-за внутренних: ошибки или умышленный саботаж.
Чтобы избежать внешних угроз безопасности электронных материалов важно выбрать такой сервис, в функционал которого будет входить резервное копирование данных. Так, например, в сервисах «Такскома» функция резервного копирования включена в систему на всех тарифах.
Сервис электронного документооборота (ЭДО) непременно понадобится индивидуальному предпринимателю в следующих случаях:
Кроме этого, важно обзавестись надежным антивирусом, чтобы ваши электронные документы оставались под защитой.
Защитой от внутренних угроз безопасности ЭДО послужит настройка ограниченного доступа и фиксация действий пользователей при работе в системе.
Контроль уровня защиты ЭДО производится как внутри системы, так и со стороны государства – требованиями Федерального Закона России от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
Также все электронные документы подписываются ЭП. Если вы не передаёте её третьим лицам и ограничиваете её доступность, подделать документы с электронной подписью просто невозможно.
Новый порядок – новые правила.
Чтобы четко управлять нововведенной системой, придется обучиться новым навыкам как руководству, так и сотрудникам организации. От этого изменятся некоторые бизнес-процессы, которые необходимо регламентировать.
Особенно если вы хотите добиться высоких результатов в виде оптимизации труда работников, сокращения финансовых и временных затрат на всех этапах работы с документами.
В некоторых ситуациях может возникнуть вопрос о правомерности применения электронных документов как аргументов, например, в суде.
Обычно достоверность самих документов, подписанных ЭП и переданных через оператора ЭДО подтверждается самим оператором. Для этого есть технические квитанции, фиксирующие передачу данных от одного контрагента другому.
И тем самым факт совершения обмена подтверждается третьим лицом (оператор ЭДО).
Законодательно установлено, что электронные документы, подписанные ЭП, имеют юридическую силу наравне с бумажными аналогами – государственные органы уже давно переориентировались на работу с ЭДО.
Также ЭДО регулируется нормативно-правовыми документами – федеральными законами, налоговым кодексом, постановлениями правительства и приказами ФНС, которые разъясняют порядок безбумажного делопроизводства во всех сферах.
На сегодня основной закон, регламентирующий отношения в области использования ЭП, наделяющих электронные материалы юридической силой, – закон 63-ФЗ «Об электронной подписи». Без соблюдения этого закона обмен электронными документами может носить разве что ознакомительный характер. Крайне важно, чтобы все формализованные документы были составлены в соответствии с формой и форматом, регламентированными государством.
Существуют также и другие нормативно-правовые документы, регулирующие ЭДО в России. Но помимо федеральных законов, существует множество приказов и постановлений.
Один из основных – приказ Минфина РФ от 05.02.2021 №14н, утверждающий порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной ЭП.
Изменения в ЭДО происходят регулярно, так как эта сфера нова и активно развивается. Следить за всеми изменениями можно на официальных сайтах госорганизаций или в новостях сферы.
На сайте «Такскома» есть отдельный раздел новостей по ЭДО, мы постоянно следим за достоверностью и актуальностью информации.
Переход на ЭДО – это важный и необходимый шаг, который в скором времени придется сделать большинству организаций. Чтобы успешно автоматизировать делопроизводство и быть готовым к любому повороту событий, начните внедрять ЭДО уже сейчас.
Получите бесплатную консультацию по выбору оптимального сервиса и любым другим интересующим вас вопросам у наших специалистов.
и получайте новости первыми!