«Вот раньше хорошо было, никаких цифровых документов, всё ручками-ручками», – с тяжелым вздохом ответит ваш бухгалтер, когда вы, наконец, оповестите его о переходе на систему электронного документооборота.
Что значит «хорошо» в его понимании:
Кроме этого, бумажные носители занимают много пространства, теряются и приходят в негодность.
Привычно? Определённо. Но хорошо ли?
Чтобы быть конкурентоспособным игроком на рынке, необходимо активно следить за трендами и технологиями и оперативно внедрять их в деятельность организации.
Узнайте, как избавиться от привычной бумажной волокиты и перейти на удобную и современную систему безбумажного делопроизводства. Автоматизируйте обработку документов и ускорьте внутренние бизнес-процессы.
Притом, что в ближайшее время вам придется это сделать:
«Законодательство РФ обязало большинство налогоплательщиков перейти на электронный документооборот».
Но, как бы радужно не светилась перспектива перехода на ЭДО, каждое нововведение имеет свои подводные камни – проблемы и риски. Чтобы не утонуть в море новой информации, нужно выбрать оптимальную систему, которая позволит легко и непринужденно работать с безбумажным делопроизводством во всех его ипостасях.
Из статьи вы узнаете о наиболее частых проблемах внедрения системы ЭДО и о способах их решения.
Большинство сотрудников организаций всю жизнь пользовались только бумажными носителями, и внедрение информационных систем в привычные процессы станет для них испытанием.
Проблемы с переходом на систему электронного документооборота могут возникнуть не только внутри компании, но и со стороны контрагентов. Даже если вы убедили свой штат в важности и удобстве содержания документооборота в электронном виде, убедить в этом клиентов, контрагентов и партнёров может оказаться непросто.
Однако, как уже было сказано выше, в скором времени перейти на ЭДО придется большинству налогоплательщиков.
Любые изменения всегда вызывают стресс. Особенно если дело касается информационных технологий.
Несмотря на повышение компьютерной грамотности в организациях, постоянные нововведения и активная эволюция информационных технологий требуют все большего развития компетенций. С этим можно справиться благодаря расширению навыков штата – здесь ответственность полностью лежит на плечах вышестоящего руководства.
От готовности руководящего состава активно реагировать на вышеупомянутые факторы напрямую зависит ценность деятельности компании на рынке.
Владельцы организаций, впервые подключающихся к системе ЭДО, обычно, задумываются над вопросом о ее безопасности. Вопрос закономерный, сохранение безопасности персональных и коммерческих данных – важный аспект работы в любой компании.
Безопасность ЭДО может нарушиться как из-за внешних причин: вредоносные ПО, хакерские атаки, стихийные бедствия, так и из-за внутренних: ошибки или умышленный саботаж.
Чтобы избежать внешних угроз безопасности электронных материалов важно выбрать такой сервис, в функционал которого будет входить резервное копирование данных. Так, например, в сервисах «Такскома» функция резервного копирования включена в систему на всех тарифах.
Сервис электронного документооборота (ЭДО) непременно понадобится индивидуальному предпринимателю в следующих случаях:
Кроме этого, важно обзавестись надежным антивирусом, чтобы ваши электронные документы оставались под защитой.
Защитой от внутренних угроз безопасности ЭДО послужит настройка ограниченного доступа и фиксация действий пользователей при работе в системе.
Контроль уровня защиты ЭДО производится как внутри системы, так и со стороны государства – требованиями Федерального Закона России от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
Также все электронные документы подписываются ЭП. Если вы не передаёте её третьим лицам и ограничиваете её доступность, подделать документы с электронной подписью просто невозможно.
Новый порядок – новые правила.
Чтобы четко управлять нововведенной системой, придется обучиться новым навыкам как руководству, так и сотрудникам организации. От этого изменятся некоторые бизнес-процессы, которые необходимо регламентировать.
Особенно если вы хотите добиться высоких результатов в виде оптимизации труда работников, сокращения финансовых и временных затрат на всех этапах работы с документами.
В некоторых ситуациях может возникнуть вопрос о правомерности применения электронных документов как аргументов, например, в суде.
Обычно достоверность самих документов, подписанных ЭП и переданных через оператора ЭДО подтверждается самим оператором. Для этого есть технические квитанции, фиксирующие передачу данных от одного контрагента другому.
И тем самым факт совершения обмена подтверждается третьим лицом (оператор ЭДО).
Законодательно установлено, что электронные документы, подписанные ЭП, имеют юридическую силу наравне с бумажными аналогами – государственные органы уже давно переориентировались на работу с ЭДО.
Также ЭДО регулируется нормативно-правовыми документами – федеральными законами, налоговым кодексом, постановлениями правительства и приказами ФНС, которые разъясняют порядок безбумажного делопроизводства во всех сферах.
На сегодня основной закон, регламентирующий отношения в области использования ЭП, наделяющих электронные материалы юридической силой, – закон 63-ФЗ «Об электронной подписи». Без соблюдения этого закона обмен электронными документами может носить разве что ознакомительный характер. Крайне важно, чтобы все формализованные документы были составлены в соответствии с формой и форматом, регламентированными государством.
Существуют также и другие нормативно-правовые документы, регулирующие ЭДО в России. Но помимо федеральных законов, существует множество приказов и постановлений.
Один из основных – приказ Минфина РФ от 05.02.2021 №14н, утверждающий порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной ЭП.
Изменения в ЭДО происходят регулярно, так как эта сфера нова и активно развивается. Следить за всеми изменениями можно на официальных сайтах госорганизаций или в новостях сферы.
На сайте «Такскома» есть отдельный раздел новостей по ЭДО, мы постоянно следим за достоверностью и актуальностью информации.
Переход на ЭДО – это важный и необходимый шаг, который в скором времени придется сделать большинству организаций. Чтобы успешно автоматизировать делопроизводство и быть готовым к любому повороту событий, начните внедрять ЭДО уже сейчас.
Получите бесплатную консультацию по выбору оптимального сервиса и любым другим интересующим вас вопросам у наших специалистов.
Свои замечания и предложения отправляйте на brand@taxcom.ru
и получайте новости первыми!