Хранение электронных документов в организации: защита от штрафов и потери данных

• Электронный архив: что говорит закон
• Сроки хранения электронных документов
• Требования к системам хранения электронных документов
• Типичные ошибки при хранении электронных документов и их последствия
• Как организовать хранение ЭДО с нуля
• Чем цифровой архив выгоднее бумажного

Организация хранения электронных документов требует строгого соблюдения законодательства РФ. Цифровой архив должен гарантировать сохранность и доступность документов. Ключевые требования – подлинность, неизменность и защита данных с помощью квалифицированной электронной подписи, надёжных систем резервного копирования и разграничения прав доступа.

Электронный архив: что говорит закон

Цифровой архив должен обеспечивать юридическую значимость документов с помощью электронной подписи и беспрепятственный доступ для налоговых, судебных и хозяйственных целей на всём сроке хранения, что прямо регламентируется федеральными законами № 63-ФЗ («Об электронной подписи) и № 402-ФЗ («О бухгалтерском учёте»), а также Налоговым кодексом РФ.

В Федеральном законе «Об электронной подписи» указаны признаки неизменности документа после подписания и подлинности ЭП.

Статьи 93 и 93.1 НК РФ содержат требования по доступности цифрового архива. Налоговики вправе запрашивать документы в электронном виде. Предоставление бумажных копий вместо электронных оригиналов может быть расценено как непредставление.

В статьях 120 и 126 НК РФ прописаны штрафы за грубое нарушение правил учёта (в т.ч. отсутствие первички) и непредставление по требованию ИФНС.

В приказах ФНС России утверждаются форматы документов: для формализованных – XML и ODS; для неформализованных – сканы в форматах TIF, JPG, PDF, PNG.

Обязательные условия для архива:

1. Подлинность. Наличие действительной КЭП отправителя/подписанта, неизменность содержания после подписания.
2. Доступность. Хранение в течение полного срока (от 5 лет). Возможность быстрого поиска и предоставления по требованию ИФНС, контрагентов, суда в установленных форматах. Читаемость на всём сроке хранения.
3. Защита. Резервное копирование. Защита от несанкционированного доступа: разграничение прав, авторизация, журнал действий.

Все сервисы ЭДО от «Такском» соответствуют требованиям законодательства и обеспечивают юридическую значимость документов с помощью ЭП.

Сроки хранения электронных документов

Общий срок хранения составляет 5 лет, начиная с года, следующего за годом составления. Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» регламентирует хранение первичных учётных документов, регистров бухучёта, бухгалтерской (финансовой) отчётности. В НК РФ установлены сроки хранения документов для исчисления и уплаты налогов.

1. Договора хранятся от 5 до 10 лет, в зависимости от типа (трудовой, закупки, с бухгалтерскими данными), сроки регулируются различными нормативными актами и федеральными законами.
2. Универсальный передаточный документ (УПД) хранится 5 лет, так как выполняет функции первичного акта и счета-фактуры (заменяет их).
3. Счета-фактуры хранятся 5 лет как часть первичных и документов налогового учёта.
4. Акты (приёма-передачи, выполненных работ/оказанных услуг) хранятся 5 лет как первичные учётные.
5. Счета (на оплату) не являются обязательными для хранения в течение 5 лет, если они не заменяют первичный акт и не подтверждают факт принятия расходов/вычетов по НДС (НК РФ). Хранение определяется внутренними правилами делопроизводства или необходимостью для подтверждения сделки/платежа.

Увеличен срок хранения расчетов по страховым взносам до 50-75 лет (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236).

Критерий обязательного хранения: является первичным учётным документом (подтверждает факт хоз. операции, содержит реквизиты статьи 9 Закона № 402-ФЗ) или необходим для исчисления налогов (подтверждает доходы, расходы, вычеты по НДС – статья 23, подпункт 8 пункта 1, статья 169 НК РФ).

Важно! При возникновении споров, судебных разбирательств или инициативных проверок срок хранения может быть продлён до их окончания. Для точного применения норм в конкретной ситуации консультируйтесь с юристом.

«Такском-Файлер» автоматически сортирует и сохраняет документы в нужные разделы, исключая ошибки и утраты.

Требования к системам хранения электронных документов

Обеспечение сохранности и защиты. Законодательство обязывает обеспечивать надёжное хранение, защиту от утраты, искажения, уничтожения и несанкционированного доступа.

Резервное копирование. Обязательно создание как минимум двух копий (основной и резервной), которые должны храниться на разных носителях.

Защита от несанкционированного доступа. Требуется применение средств защиты информации, включающих авторизованный доступ (проверку подлинности пользователей), разграничение прав доступа.

Использование шифрования. Дополнительная мера защиты при хранении бухгалтерских документов. Обязательно использование шифрования при работе с документами, содержащими персональные данные.

Ключевые нормативные акты:

• Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».
• Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных».

Архив в ЭДО «Такском-Файлер» расположен в дата-центре уровня Tier III с круглосуточным доступом и инфраструктурой в соответствии с присвоенной классификацией.

Типичные ошибки при хранении электронных документов и их последствия

Основные нарушения, ведущие к утрате юридической силы документов и штрафам:

• Замена электронных оригиналов бумажными копиями – прямое нарушение, которое приравнивается к несоблюдению сроков хранения и влечёт налоговые доначисления и штрафы по статьям 120, 126 НК РФ.
• Использование неподходящих форматов хранения приводит к невозможности прочитать или проверить целостность документа в течение установленного срока, что означает фактическую утрату и нарушение требований к обеспечению сохранности.
• Преждевременное уничтожение до истечения обязательного срока хранения, установленного законодательством, является грубым нарушением и влечёт административную ответственность по статье 15.11 КоАП РФ.

Ключевые нормативные акты:

• Федеральный закон № 402-ФЗ.
• Налоговый кодекс РФ.
• КоАП РФ.

«Такском» автоматизирует хранение по правилам: документы нельзя случайно удалить, а действия фиксируются в журнале событий.

«Такском-Файлер» формирует отчёты и выгрузки по запросу проверяющих – документы заверены КЭП и имеют отметку времени.

Как организовать хранение ЭДО с нуля

1. Подключить ЭДО. Выбрать аккредитованного оператора ЭДО, оформить УКЭП для подписания первичных учётных документов.
2. Настроить маршруты и архив. Необходимо внедрить систему электронного документооборота или специализированный архив, настроив автоматические маршруты обработки.
3. Назначить ответственного и разграничить доступ. В системе должно быть внедрено разграничение прав доступа пользователей.

Сервис ЭДО «Такском-Файлер» позволяет вести документооборот даже без опыта – подходит для малого бизнеса и самозанятых.

Чем цифровой архив выгоднее бумажного

Электронный архив превосходит бумажный по ключевым параметрам, обеспечивая бизнесу реальные преимущества.

1. Экономия. Нет затрат на аренду и обслуживание хранилищ, канцелярию, логистику и персонал для работы с бумагой.
2. Надёжность. Защита от потерь за счёт резервного копирования. Защита от повреждений: электронные документы не ветшают, не выцветают, не рвутся. Защита от несанкционированного доступа: система разграничения прав и журнал действий надёжнее сейфа.
3. Экологичность. Снижение бумагооборота – важный имиджевый фактор.
4. Мгновенный доступ. Поиск за секунды по реквизитам из любого места. Критично для проверок и суда.
5. Конкурентное преимущество. Моментальная отправка контрагентам (особенно крупным, работающим только в ЭДО). Соответствие стандартам: крупные заказчики и госзакупки требуют современных, эффективных систем документооборота. Наличие цифрового архива – знак надёжности партнера.

Цифровой архив – это не просто замена бумаге, а инструмент для снижения издержек, повышения безопасности, скорости работы и конкурентоспособности в цифровой экономике, полностью отвечающий требованиям закона.

Подключите ЭДО от «Такском», избавьтесь от архивных шкафов и риска потерять важные документы.