Модуль 1С: отправка документов

• Какие преимущества даёт переход на ЭДО
• Автоматизация ЭДО в программах «1С» с «Модулем 1С»
• Установка и настройка модуля
• Процесс отправки документов через «Модуль для 1С»
• Отслеживание статусов и работа с ответами
• Преимущества использования «Модуля для 1С» от «Такском»

Несмотря на то, что электронный документооборот — явление достаточно распространённое, некоторые субъекты бизнеса по-прежнему задаются вопросом, стоит ли его интегрировать в свои бизнес-процессы. Однако внедрение ЭДО сегодня перестало быть опцией — это необходимость для любого современного бизнеса. Вот почему компании и индивидуальные предприниматели массово переходят на обмен цифровыми документами.

Какие преимущества даёт переход на ЭДО

К преимуществам электронного документооборота относят:

• Скорость и эффективность. ЭДО позволяет мгновенно отправлять документы вместо дней ожидания отправки и получения обычной почтой. Автоматическая обработка документации — подписание, согласование, архивирование. Сокращение времени на поиск — всё происходит в единой системе. 1
• Снижение затрат. Цифровой обмен существенно экономит средства субъекта бизнеса на бумаге, печати и доставке корреспонденции. Кроме того, ЭДО — это уменьшение ручной обработки документов, отсутствие ошибок и риска утраты оригиналов. 1
• Юридическая безопасность. Использование квалифицированной электронной подписи (КЭП) придаёт документам юридическую силу и защищает от подделок и мошенничества. А формы документов в сервисах ЭДО всегда соответствуют требованиям ФНС России, Росстата и других госорганов. 1
• Удобство для клиентов и партнёров. ЭДО даёт возможность подписать, например, договор или счёт за 1 минуту из любого места. Обеспечивается интеграция с CRM и учётными системами («1С», SAP), а также банками. Кроме того, сделки прозрачны — все этапы фиксируются в системе. 1
• Поддержка удалённой работы. Сервисы ЭДО обеспечивают доступ к документам 24/7 с любого устройства. А также позволяют вести совместную работу над файлами без необходимости их пересылки между сотрудниками компании. Предусмотрено автоматическое резервное копирование — никаких потерь данных. 1

Рассмотрим одну из популярных систем безбумажного документооборота — «Модуль для 1С» от компании «Такском».

Автоматизация ЭДО в программах «1С» с «Модулем 1С»

«Модуль для 1С» обладает рядом преимуществ. Среди них:

• лёгкая установка – достаточно скачать и запустить;
• начало обмена документацией с контрагентами по ЭДО сразу после запуска;
• удобство и быстрота принятия документов к учёту;
• наличие автоматического обмена информацией о маркированных товарах и передача электронного УПД;
• автоматическая передача сведений о маркировке товаров в «Честный ЗНАК».

Данное программное решение позволяет избежать сложной выгрузки документов из учётной системы «1С», загрузки их в сервис ЭДО и обратно. Кроме этого «Модуль для 1С» от «Такском» позволяет быстро и «бесшовно» переходить на цифровой обмен документацией с контрагентами.

Установка «Модуля» в учётную систему «1С» пользователь решает сразу несколько задач:

• управление списком контактов;
• отправку документов, созданных в «1С» и их просмотр;
• получение электронных документов от контрагентов по ЭДО;
• сопоставление номенклатуры;
• приём входящих документов к учёту.

Значение имеет и то, что нет необходимости привыкать к новому интерфейсу отдельного сервиса ЭДО — весь электронный обмен документами происходит непосредственно в учётной системе «1С».

Установка и настройка модуля

Для начала работы с «Модулем для 1С» необходима небольшая подготовка. Предварительные требования таковы — ваша версия учётной системы «1С» должна быть совместима с данным решением.

К версиям «1С», с которыми возможна работа «Модуля», относятся:

• Бухгалтерия предприятия 3.0 (3.0.150.29 и выше);
• Бухгалтерия предприятия КОРП 3.0 (3.0.150.29 и выше);
• Управление торговлей 11 (11.5.16.80 и выше);
• Управления нашей фирмой, редакция 3.0 (3.0.6.171 и выше);
• Розница, редакция 2.3 (2.3.18.17 и выше);
• Розница, редакция 3.0 (3.0.6.200 и выше);
• Комплексная автоматизация 2 (2.5.16.115 и выше);
• ERP Управление предприятием 2 (2.5.16.80 и выше).

Режим работы базы «1С»:

• файловый;
• клиент-серверный.

Обратите внимание! Режим веб-клиента и конфигурация «Фреш» не поддерживают работу с «Модулем для 1С».

Как было сказано выше, для полноценного юридически значимого документооборота понадобится и наличие действующего сертификата электронной подписи. Если ЭП нет, то перед началом использования её необходимо оформить тем сотрудникам, которые будут отвечать за ЭДО.

Для оформления ЭП понадобится и рутокен — сертифицированный защищённый USB-носитель (токен) для её записи и хранения. А также лицензии КриптоПро — программы, которые используются в системах ЭДО для создания и проверки ЭП с целью обеспечения юридической значимости документов в электронном виде.

Для работы с «Модулем 1С» также понадобится регистрация в сервисе и личный кабинет «Такском-Файлер».

Подключение и настройка «Модуля» не займёт много времени. В программе «1С» пользователь получает письмо от компании «Такском» со ссылкой на скачивание. После этого в появившемся окне необходимо выбрать свою организацию, сертификат и идентификатор кабинета в «Такском-Файлер», ввести пароль.

Подробнее о том, как установить «Модуль для 1С» от «Такском», мы рассказывали в нашей статье.

Настройка подключения «Модуля для 1С» происходит так:

1. Необходимо запустить учётную систему «1С».
2. Далее нужно выбрать пользователя, ввести пароль и войти в систему.
3. После входа в меню «1С» в правом верхнем углу нажмите «Настройки» —> «Файл» —> «Открыть».
4. В открывшемся окне нужно выбрать файл модуля, который содержится во входящем письме на e-mail после его оплаты.
5. Далее необходимо открыть файл, после чего появится окно установки соединения. Если оно не открылось автоматически, то нажмите на ссылку «Соединение не установлено» / Соединение установлено».
6. Затем в поле «Организация» найдите свою компанию и в поле «Сертификат» выберите сертификат, привязанный к кабинету в сервисе «Такском-Файлер», укажите пароль, если он установлен.
7. В поле «Идентификатор организации» укажите идентификатор кабинета в сервисе «Такском-Файлер» и нажмите кнопку «Ок».

При завершении всех действий настройка «Модуля для 1С» для выбранной организации будет выполнена и можно начинать работу.

Процесс отправки документов через «Модуль для 1С»

Сформированные в «1С» электронные документы можно оправлять бизнес-партнёрам прямо из учётной системы.

Отправка документа контрагенту с использованием функционала «Модуля для 1С» выглядит так:

• выберите свою организацию в поле «Организация»;
• нажмите «Установить соединение», если оно не установлено;
• на вкладке «Отборы» укажите необходимый период (по умолчанию это 7 календарных дней от текущей даты);
• нажмите «Обновить список»;
• выберите файлы для отправки (по умолчанию отображается список проведённых документов, для отображения непроведённых нужно нажать «Ещё» —> «Включить непроведённые»);
• счёт-фактура и УПД в черновиках отображаются отдельными документами (если нужно отправить счёт-фактуру и УПД вместе, то нужно нажать «Настройки» и убрать галочку в напротив опции «Отправлять счёт-фактуру отдельно»);
• нажмите «Отправить» (если документ заполнен некорректно, отправка не произойдёт, а текст сообщения об ошибке можно посмотреть внизу формы;)
• после отправки документ переместится на вкладку «Отправленные».

Чтобы посмотреть актуальный список отправок, воспользуйтесь опцией «Обновить список».

Отслеживание статусов и работа с ответами

Работа с «Модулем для 1С» позволяет отслеживать статус отправленных бизнес-партнёрам документов. Такой мониторинг позволяет осуществлять проверку доставки, получения и подписания документации контрагентами.

Статусы могут быть такими:

• «Отправлен» — это значит, что документ передан в систему ЭДО, ему присвоен номер отправки и зафиксированы дата и время отправки.
• «Доставлен» — говорит о том, что документ поступил получателю (зафиксирован факт технической доставки, который не означает, что он просмотрен).
• «Прочитан» — то есть получатель открыл документ, при этом фиксируется точное время просмотра.
• «Подписан» — означает, что контрагент использовал ЭП для того, чтобы документ обретает полную юридическую силу (доступна информация о сертификате подписи).
• «Отклонён» — в этом случае будет указана причина отказа.

Работа с входящими документами при помощи «Модуля для 1С» строится по аналогичному принципу, что и их отправка. В частности для этого необходимо проверить, корректно ли указана организация в поле «Организация» и нажать «Установить соединение», если оно не установлено. На вкладке «Отборы» указать необходимый период (по умолчанию опять же указано 7 календарных дней от текущей даты). Далее нужно нажать кнопку «Обновить список» (в виде зелёной круглой стрелочки). После этого двойным нажатием открыть документ и вернуться на вкладку «Обработка».

Далее необходимо выбрать нужные документы и нажать «Создать документы» для выгрузки в учётную систему, после чего нажать «Сопоставить автоматически».

Обратите внимание! Если среди документов есть несопоставленная номенклатура, нужно нажать на пустое поле в столбце «Номенклатура, Ед. изм.», выбрать в выпавшем списке «Показать все» и выбрать необходимую номенклатуру из справочника организации.

После сопоставления номенклатуры нужно нажать «Сохранить и закрыть», перейти на вкладку «Обработка» выбрать необходимый документ. Пользователю будут доступны два варианта действия:

• Принять. При этом, если документ не был загружен в учётную систему, появится уведомление с сообщением о необходимости загрузить его.
• Отклонить. Тогда в открывшемся окне указать текст необходимого уточнения или причины аннулирования документа.

Таким образом, отправка и получение документации в учётной системе «1С» с использованием «Модуля для 1С» от «Такском» занимает всего несколько минут, а весь процесс максимально автоматизирован.

Преимущества использования «Модуля для 1С» от «Такском»

«Модуль для 1С» от компании «Такском» — это профессиональное решение для интеграции учётной системы «1С» с сервисами электронного документооборота. «Модуль» обеспечивает управление процессом обмена документацией как с контрагентами, так и внутри компании, и позволяет:

• автоматизировать отправку и получение «первички», включающую коды маркировки;
• создавать формализованные электронные документы по шаблонам, включая УПД;
• автоматически сопоставлять номенклатуры;
• создавать в «1С» поступления на основании входящего УПД;
• автоматически менять права собственности кодов и продукции при подписании УПД участниками оборота маркированной продукции;
• настраивать ЭДО «под себя»;
• подписывать файлы электронной подписью без переключения между программами, придавая документам юридическую силу;
• сократить время работы с документацией в 5–7 раз;
• минимизировать ошибки, совершаемые человеком при ручной обработке документации.

Немаловажным является и повышение прозрачности документооборота с позиции контролирующих органов. Также у пользователей есть возможность отслеживания статусов документов и хранения истории всего документооборота.