Электронный документооборот (ЭДО) становится всё более популярным среди компаний и индивидуальных предпринимателей, и это неудивительно. Взаимодействие внутри бизнес-сообщества значительно упрощается с использованием ЭДО.
Если бизнес работает с маркированными товарами по цепочке от производителей через оптовые магазины до розницы, реализующей продукцию конечному потребителю, в этом случае система ЭДО будет неотъемлемым элементом их взаимодействия.
Однако, как и у любого явления, у документооборота есть свои плюсы и минусы. Какие именно? Рассмотрим в нашей статье.
Итак, каковы же преимущества электронного документооборота для его пользователей? Среди главных выделим следующие.
Система ЭДО позволяет хранить документацию в электронном виде, что облегчает поиск и доступ к ней. Это особенно удобно для крупных организаций с большими объёмами документации. Накапливаемый годами объём нужно где-то хранить. Кроме того, большим архивом сложно пользоваться – бывает трудно сходу поднять все требуемые документы, особенно, если они касаются разных контрагентов и периодов деятельности.
К недостаткам документации в бумажном варианте относится и плохая упорядоченность хранения. К примеру, архив был сформирован в алфавитном порядке по названиям контрагентов. Это стало неудобно, и было решено группировать документы по направлениям сотрудничества (клиенты, продавцы, перевозчики, поставщики и т.п.). Нетрудно догадаться, что при переформировании архива возникнет путаница: один и тот же контрагент может быть и поставщиком, и перевозчиком. А какие-то документы вообще находятся не в архиве, а «на руках» у сотрудников компании. Как следствие, достаточно часто возникают ситуации, когда искомый документ точно где-то лежит, но найти его (особенно срочно) не получается. Проблему хранения и быстрого поиска нужного документа прекрасно решает система ЭДО.
Автоматизация процессов снижает вероятность ошибок, связанных с ручным вводом данных, а также обеспечивает контроль актуальности форм в соответствии с приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ (для них установлен формат XML).
Сервисы ЭДО, например, «Такском-Файлер», содержат утверждённые ФНС России формы всех необходимых документов. А именно акта сверки взаимных расчётов, счёта-фактуры и первичного (передаточного) документа, корректировочного счёта-фактуры, документа об отгрузке товаров, акта о приёмке выполненных работ (КС-2) и многое другое. То есть вам не придётся искать нужный цифровой бланк.
Цифровой обмен обеспечивает высокий уровень безопасности документов с помощью защищённых каналов связи, а также позволяет устанавливать права доступа для различных сотрудников. Если в компании предусмотрен определённый порядок и иерархия согласования документации, то в сервисе ЭДО без труда можно настроить аналогичную последовательность.
Есть настройка маршрутов согласования входящих и исходящих документов: «первичку» получает сразу бухгалтерия и руководство, договоры – юристы, коммерческие предложения – менеджеры и т.п.
Электронный документооборот значительно облегчает взаимодействие сотрудникам организации, которые работают дистанционно. Это даёт им возможность полноценной работы с юридически значимыми документами: появляется возможность дистанционно их формировать, согласовывать, подписывать, отправлять и получать.
Это также актуально для подразделений и филиалов организации, которые находятся в разных регионах и городах.
Сегодня выбор контрагентов происходит, в том числе, с учётом возможности оперативного взаимодействия. То есть, если крупная организация работает с системой ЭДО, то среди её партнёров, как действующих, так и потенциальных будут те, которые применяют ЭДО. А вот выстраивать взаимоотношения с партнёром, который использует только традиционный бумажный документооборот, уже намного сложнее. Поэтому, при прочих равных, наличие ЭДО у потенциального контрагента рассматривается уже как конкурентное преимущество.
Аналогично и с самозанятыми. Компании и ИП всё чаще привлекают к выполнению работ плательщиков НПД. Соответственно также в выигрышном положении оказывается тот самозанятый, который может использовать систему ЭДО для полного и равноценного обмена всеми электронными документами со своим заказчиком.
Однако, помимо плюсов, у системы электронного документооборота на сегодняшний день есть и минусы.
Переход на электронный документооборот требует изменения привычных бизнес-процессов, что может вызвать сопротивление со стороны сотрудников. К сожалению, не все работники организаций и ИП готовы воспринять новый формат работы. Ведь придётся потратить время, чтобы изучить программу документооборота в цифре, и с первого раза не всё может оказаться понятным.
Интеграция с существующими системами учёта и управления также может быть сложной и затратной. Дополнительная нагрузка ложится на техотдел. Кроме того, внедрение – процесс не быстрый и длится какое-то время, за которое систему ЭДО необходимо протестировать в пилотном режиме.
Однако, если есть чёткое понимание того, для чего организация или ИП намерены использовать документооборот в цифре и выбран надёжный оператор ЭДО, то переход к цифре во взаимоотношениях с партнёрами и госорганами окажется не таким сложным.
Всё, что связано с использованием электронных устройств, вызывает вопрос – а что будет, если случится сбой на линии, пропадёт интернет, замкнёт электропроводку в офисе и т.п.? Есть ли опасность потерять все документы? Нет, документация не пострадает, поскольку её хранение обеспечено операторами цифрового документооборота. Безусловно, сбои и кратковременные задержки в бизнес-процессах возможны, но это единичные случаи.
Существует мнение, что бумажные документы надёжнее электронных. Но на самом деле это не так. Ведь их можно банально потерять, повредить, они могут пострадать во время пожара, быть утрачены при переезде в новый офис и т.п. Кроме того, весь массив накапливаемых документов нужно где-то размещать. Не всегда помещений в офисе достаточно, а значит, нужно арендовать помещение, что ведёт к дополнительным тратам.
Переход к обмену электронными документами у некоторых компаний иногда бывает с «оглядкой» на своих контрагентов. Даже окончательно решив перенести документооборот в цифровую среду, организация или ИП не спешит внедрять систему ЭДО, так как ключевые партнёры или постоянные клиенты до сих пор работают на бумаге.
Однако в таких случаях тоже есть решение – своих партнёров можно пригласить в цифровой формат обмена документами. Компания «Такском» может помочь с переводом ваших клиентов на ЭДО, проконсультировать их и провести бесплатное обучение. В сервисе «Такском-Файлер» есть бесплатное приглашение контрагенту.
У организации или ИП при использовании системы ЭДО даже в тестовом режиме могут возникать трудности в общении со службой техподдержки оператора электронного документооборота. В частности, возможно длительное ожидание ответов службы поддержки или квалификация её сотрудников не всегда достаточна для решения конкретной проблемы. Всё это может затруднять решение возникающих проблем.
В компании «Такском» служба технической поддержки работает 24/7, в том числе есть специальное подразделение для поддержки пользователей сервиса «Такском-Файлер». Вы можете быть уверены, что не останетесь без помощи квалифицированных сотрудников, в какое бы время дня или ночи она вам ни потребовалась.
У электронного документооборота есть плюсы и минусы. С одной стороны, обмен документами в цифре предлагает множество преимуществ, которые могут значительно повысить эффективность работы организации. Однако необходимо учитывать и возможные недостатки, чтобы подготовиться к переходу и минимизировать риски. Каждая организация должна соотнести свои потребности с возможностями перед принятием решения о внедрении ЭДО.
и получайте новости первыми!