Новые возможности для пользователей ЮЗ ЭДО. Совместное решение «Цитрос» и «Такском»

Разработчик решений для управления цифровыми документами «Цитрос» и оператор электронного документооборота (ЭДО) «Такском» подписали соглашение о взаимодействии. Партнёрство компаний расширяет пользовательский функционал юридически значимого внешнего и внутреннего ЭДО. Подробнее о решении читайте в статье.

✅ О компаниях

ООО «Цитрос» разрабатывает и внедряет решения в области сквозной автоматизации бизнес-процессов юридически значимого ЭДО — от создания документов до их долгосрочного хранения. Продуктовая линейка «Цитрос» — это платформенная система, на базе которой строятся пользовательские решения. Решение «Цитрос ЮЗ ЭДО» позволяет создать доверенную среду обмена электронными документами как в рамках компании или холдинга через внутреннего оператора, так и с внешними контрагентами через операторов ЭДО.

ООО «Такском» — разработчик IT-сервисов для внешнего и внутреннего ЭДО, бухгалтерии, отчётности в госорганы. Совместно с Минфином и ФНС России «Такском» провёл ряд пилотных проектов по разработке и внедрению систем защищённого ЭДО. Одно из направлений развития ЭДО в компании — это партнёрские решения с крупными интеграторами, разработчиками учётных систем и систем класса ECM.

✅ Цели

Цель партнёрства «Цитрос» и «Такском» — в объединении экспертизы оператора и разработчика решений ЭДО для расширения пользовательской функции конечного продукта. «Такском» имеет опыт в проектах и пилотах по переводу новых типов документов в электронный вид, а «Цитрос» создаёт экосистемы управления документами с возможностью комплексной автоматизации процессов и глубокой кастомизации.

У заказчика должна быть возможность выбора наиболее удобной и подходящей под его требования схемы работы с электронными документами как при организации внешнего ЮЗ ЭДО, так и при организации внутреннего, кадрового, транспортного, трансграничного и других видов ЭДО.

✅ Исходные данные

Внедрение ЭДО требует решения вопросов по автоматизации текущих процессов работы пользователей с документами в условиях, когда у компании используется несколько учётных, ERP- и других систем.

Вне зависимости от того, с каких систем или бизнес-процессов начат проект перевода документов, подлежащих обмену с внешними и внутренними контрагентами, в электронную форму, часто компании видят необходимость:

*️⃣ тиражировать опыт и результаты на смежные бизнес-процессы;

*️⃣ интегрировать ЭДО в системы, используемые другими подразделениями.

Это ведёт к усложнению администрирования и требует дополнительных ресурсов для контроля изменений в законодательстве и сервисах оператора ЭДО, управления новым функционалом в системах, создания внутренней службы поддержки пользователей.

Избежать сложного администрирования проекта возможно за счёт использования комплексных решений от ведущих разработчиков и операторов ЭДО. С одной стороны, эти решения интегрируются в существующие системы и бизнес-процессы компаний, а с другой — предоставляют пользователям единое окно по работе с электронными документами с широким функционалом, не ограниченным возможностями учётной или ERP-системы.

✅ Решение

В результате сотрудничества компаний было создано решение с полноценным функционалом ЮЗ ЭДО. Экосистема управления документами «Цитрос» предоставляет расширенные возможности своим пользователям на базе оператора «Такском»:

*️⃣ работа с формализованными (УПД, УКД) и неформализованными документами (договоры, счета, дополнительные соглашения, приложения, спецификации);

*️⃣ работа с входящими и исходящими документами;

*️⃣ одностороннее и двустороннее подписание документов в обе стороны обмена;

*️⃣ обмен документами в роуминге (с контрагентами, подключёнными к другим операторам ЭДО);

*️⃣ обмен запросами на аннулирование документов;

*️⃣ обмен приглашениями к участию в обмене ЭД;

*️⃣ контроль движения и статусов документов.

✅ Результаты

Эффективность решения «Цитрос ЮЗ ЭДО» подтверждена опытом отраслевых проектов, например, в нефтегазовой отрасли. Компания-клиент «Цитрос», имеющая в штате более 100 000 сотрудников и с объёмом оборота 40 000 электронных документов в месяц, получила следующие выгоды от перехода на ЭДО:

*️⃣ сокращение затрат на обработку документов на 45 %;

*️⃣ снижение стоимости доставки документов на 60 %;

*️⃣ повышение скорости обмена документами с контрагентами на 80 % и более;

*️⃣ моментальная и гарантированная доставка документов;

*️⃣ быстрый доступ к любому документу;

*️⃣ отлаженные схемы взаимодействия по переводу новых типов документов в электронный вид.

«Наша задача — обеспечить участников наиболее простыми и понятными решениями, в которых нужно минимум действий, но есть максимум функций. И это становится возможным при объединении накопленного опыта двух компаний, а также за счёт интеграции наших сервисов. Мы даём возможность заказчику воспользоваться всеми преимуществами сервисов ЭДО, освобождая его время от проработки узкопрофильных задач и сокращая общие издержки на реализацию проекта», — комментирует Роман Шибанов, руководитель службы проектных и интеграционных решений компании «Такском».

Раздел «Документы»