С переходом на электронный документооборот (ЭДО) у многих предпринимателей возникает закономерный вопрос: а нужно ли распечатывать документы для архива или для предъявления проверяющим органам? Страх потерять важные бумаги или столкнуться с непризнанием документов заставляет компании и ИП дублировать электронные файлы на бумаге, сводя на нет все преимущества цифровизации. В этой статье разберём, когда печать документов действительно необходима, а когда достаточно электронной версии, а также как правильно организовать хранение документов в ЭДО.
Согласно Федеральному закону № 63-ФЗ «Об электронной подписи», цифровые документы, подписанные квалифицированной электронной подписью (КЭП), имеют полную юридическую силу и приравниваются к бумажным аналогам. Это означает, что такие документы можно использовать в бухгалтерском и налоговом учёте, предъявлять контрагентам и государственным органам.
В Налоговом кодексе РФ (статья 169) и Гражданском кодексе РФ (статья 434) также закреплено право организаций использовать электронные документы (при условии, что они подписаны КЭП). Например, электронные счета-фактуры, акты и универсальные передаточные документы (УПД) признаются оригиналами и не требуют дублирования на бумаге.
Сервисы компании «Такском», такие как система ЭДО «Такском-Файлер», обеспечивают юридически значимый документооборот без бумажных копий.
Большинство документов, которые создают и подписывают в сервисах ЭДО, распечатывать не нужно:
Указанные документы принимаются ИФНС, контрагентами и аудиторами в электронном виде. Например, при налоговой проверке можно предоставить инспектору доступ к электронному архиву или отправить документы через оператора ЭДО.
Документы, подписанные через сервис ЭДО «Файлер» для самозанятых, не требуют дублирования на бумаге.
Несмотря на удобство ЭДО, есть ситуации, когда документы в бумажном виде могут потребоваться:
Распечатывать нужно и документы с простой электронной подписью (ПЭП). Такие документы далеко не всегда признаются полноценными аналогами бумажных, поэтому требуют распечатывания и собственноручной подписи.
«Файлер» сохраняет и электронную подпись, и штамп времени — это ключ к юридической защите. При необходимости можно распечатать документ из сервиса ЭДО «Файлер» — он формирует распечатку с корректными юридическими данными и QR-кодами для верификации.
Хранить электронные документы нужно столько же, сколько и их бумажные аналоги.
Сроки хранения документов, установленные Налоговым кодексом РФ, имеют дифференцированный характер и не ограничиваются общим пятилетним периодом, указанным в статье 23 НК РФ. Для хранения различных категорий бумаг законодательством предусмотрены особые временные рамки.
В частности, шестилетний период хранения распространяется на документацию, связанную с исчислением и уплатой страховых взносов, что закреплено в подпункте 6 пункта 3.4 статьи 23 НК РФ.
Срок хранения электронных счетов-фактур идентичен периоду для бумажных версий и составляет пять лет. При этом организациям не требуется распечатывать копии и хранить их, что подтверждается письмом ФНС России от 06.02.2014 № ГД-4-3/1984.
Что касается документов, подтверждающих расходы на обучение сотрудников, то их необходимо хранить на протяжении всего срока действия договора на образовательные услуги, а также в течение одного года после окончания трудовых отношений с работником, обучение которого оплачивалось. При этом общий минимальный срок хранения таких документов не может составлять менее четырёх лет (пункт 3 статьи 264 НК РФ).
Особый режим установлен для документации по безнадёжной дебиторской задолженности: её хранение обязательно в течение пяти лет после момента признания долга нереальным к взысканию. Этот период может существенно превышать стандартный пятилетний срок.
Документальное сопровождение убытка нужно хранить весь период переноса указанной суммы на будущие периоды для уменьшения налоговой базы.
В сервисе «Такском-Файлер» вся документация автоматически попадает в защищённый электронный архив с резервным копированием. Это гарантирует её сохранность и доступность в любое время. Архив соответствует требованиям законодательства, а документы в нём имеют полную юридическую силу.
Отказ от бумажной документации — это не только дань современным трендам, но и практическая выгода для бизнеса:
При выборе оператора ЭДО важно обращать внимание на его надёжность и соответствие законодательству. Сервис «Такском-Файлер» предлагает полный комплект услуг для электронного документооборота: от подписания документов до их безопасного хранения.
С сервисами ЭДО от компании «Такском» весь цикл документооборота — от подписания и до хранения — проходит в одном окне без необходимости печати.
Электронный документооборот — это современный и юридически значимый способ работы с документацией. В большинстве случаев распечатывать документы просто не нужно: электронный вид приемлем для контрагентов и госорганов. А с сервисом «Такском-Файлер» можно быть уверенным в сохранности и легитимности документации. Откажитесь от бумаги — переходите на ЭДО уже сегодня!
и получайте новости первыми!