Обмен данными между 1С и системами ЭДО (1С-ЭДО)

• Бизнес и учётная программа «1С»
• Преимущества и возможности «1С-ЭДО» — снижение ошибок и повышение эффективности оборота документов
• Как настроить ЭДО в «1С» — основные шаги подключения
• Подключение контрагентов к ЭДО — приглашение и роуминг с разными операторами
• Пригласили вас
• Вы направляете приглашение контрагенту
• Автоматизация обмена данными — сокращение ручного ввода и ускорение обработки

Программные продукты «1С» наиболее часто используются в качестве учётных систем юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями. Вместе с тем электронный документооборот с каждым годом становится всё популярнее. Возможность использования программы «1С» и системы «1С-ЭДО» позволяет автоматизировать процессы отправки, получения и учёта документации. Не нужно ждать, пока ваш бизнес-партнёр направит вам закрывающие документы, не требуется переносить их из программы документооборота вручную в учётную систему «1С», — всё это доступно буквально в два клика в привычном интерфейсе вашей «1С».

Бизнес и учётная программа «1С»

Большое количество коммерческих компаний, госучреждений и индивидуальных предпринимателей выбирают программы «1С». Почему эти продукты столь популярны? Потому что «1С» это:

• Гибкость. Широкий спектр конфигураций позволяет настраивать систему под конкретные нужды компании, независимо от её размера и вида деятельности.
• Простота использования. Все программы интуитивно понятны и легки в освоении.
• Доступность. Возможность подобрать решения для бизнеса любого масштаба.

К достоинствам программы относятся:

• упрощение учёта и контроля за всеми финансовыми операциями;
• обеспечение прозрачности;
• автоматизация и управление бизнес-процессами, включая производство, склад, логистику, персонал, финансы и т.п.

Для микропредприятий будут актуальны такие версии, как «Бухгалтерия», «Розница», «Упрощёнка 8», «Предприниматель». Малому бизнесу подойдут, например, «ЗУП», «Управление торговлей», «Готовое рабочее место». Средним и крупным организациям – «Комплексная автоматизация 8», «Фреш», «Битрикс24», «Комплект прикладных решений» и другие.

Обратите внимание на конфигурацию «1С:Фреш». Это облачная версия программы от фирмы «1С». Она не требует установки на компьютер, нужен только доступ к сети «Интернет». Версия идеальна для тех, у кого бухгалтерия на аутсорсинге, а сотрудники работают преимущественно дистанционно.

Преимущества и возможности «1С-ЭДО» — снижение ошибок и повышение эффективности оборота документов

Что такое «1С-ЭДО»? Это программное решение, обеспечивающее обмен электронными документами, например, счетами-фактурами и др., с контрагентами по защищённым каналам связи прямо в учётной системе «1С».

Основные преимущества «1С-ЭДО»:

• Не нужно устанавливать. Вам не понадобятся какие-либо сторонние ПО – инструмент встроен в типовые программы «1С».
• Ваши расходы сократятся. Не придётся тратить средства на приобретение картриджей для принтеров, бумаги, на отправку документации курьерами или обычной почтой.
• Помогает избежать ошибок. Все счёт-фактуры, акты, накладные и др. создаются в автоматическом режиме сразу в вашей программе «1С» на основе входящих документов, что полностью исключает ручной ввод и, как следствие, ошибки.
• У вас будет электронный архив документов. Вся ваша документация хранится в программе «1С», что гарантирует конфиденциальность и безопасность. Это также позволяет быстро находить нужные материалы и отправлять их своим бизнес-партнёрам и, при необходимости, налоговым органам.
• Наличие роуминга. У вас есть возможность оперативного и беспроблемного электронного обмена документами с вашими партнёрами в «1С», даже если у них другие операторы ЭДО.
• Есть возможность рассылки приглашений. Ваша версия программы «1С» покажет, кто из бизнес-партнёров подключён к ЭДО, и вы легко сможете направить приглашение о работе в ЭДО непосредственно из «1С» любому из контрагентов.
• Внутреннее согласование. Вы сможете разграничить права доступа при подготовке документов. Например, создать документ может сотрудник, а подписать – только руководитель.

Для подключения сервиса «1С-ЭДО» необходимо выбрать оператора электронного документооборота и приобрести электронную подпись.

Как настроить ЭДО в «1С» — основные шаги подключения

Настройка сервиса «1С-ЭДО» в вашей учётной системе займёт пару минут. Инструкция приведена на примере «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0».

1. Находясь в программе, зайдите на вкладку «Администрирование». Откройте меню «Обмен электронными документами».
2. Далее необходимо раскрыть раздел «Обмен с контрагентами», выбрать опцию «Учётные записи ЭДО» и перейти в неё.
3. Во вновь открывшемся окне выберите кнопку «Создать». В появившиеся поля необходимо ввести компанию, сертификат ключа ЭП. В поле «Идентификатор организации» выбрать опцию «Получить новый».

В поле рядом с этой опцией указывается оператор ЭДО, у которого и будет зарегистрирован участник ЭДО. Ваш оператор – ООО «Такском».

1. Затем нажать кнопку «Далее». Таким образом, для компании будет сформирована заявка на подключение к ЭДО. Возможно, при нехватке данных программа запросит недостающие. Максимальное время обработки заявки – 2 минуты.
2. При появлении сообщения о том, что заявка на подключение обработана, нажмите «Ок» и «Готово».
3. После этого откроется созданный профиль настроек ЭДО. Для проверки его работы нажмите кнопку «Тест профиля настроек».

Обмен электронными документами в «1С» настроен!

Подключение контрагентов к ЭДО — приглашение и роуминг с разными операторами

Подключение безбумажного документооборота с контрагентами в сервисе «1С-ЭДО» возможно двумя способами: отправить или принять приглашение от бизнес-партнёра.

Пригласили вас

Чтобы начать работать с партнёром в электронном формате, его приглашение необходимо принять. Для этого в программе «1С» зайдите в меню «Операции», далее откройте «Справочники» и выберите «Контрагенты».

Если по каким-то причинам бизнес-партнёр не высветился в справочнике, то нажмите кнопку «Создать» и введите данные контрагента. Далее нажмите кнопку «Отправить и получить ЭД». Если вы работаете с конфигурацией «1С:Бухгалтерия 3.0», путь к указанной кнопке будет через меню «Покупки/Продажи», далее «Текущие дела ЭДО». А в версии «1С:Бухгалтерия 2.0», соответственно, – «Сервис», далее «Обмен электронными документами», опция «Архив электронных документов».

Затем необходимо открыть справочник «Настройки ЭДО». В конфигурации «Бухгалтерия 3.0» эту опцию можно открыть через меню «Администрирование», выбрав «Обмен электронными документами». В программе «Бухгалтерия 2.0» выбираете меню «Сервис», затем «Обмен электронными документами».

В открывшемся окне вы увидите контрагента, направившего вам приглашение, а в столбце «Статус подключения» будет надпись: «Требуется согласие». Откройте данное сообщение и выберите опцию «Принять приглашение». Если вы по каким-либо причинам намерены отказать, то в меню «Ещё» выберите опцию «Отклонить приглашение».

После того как вы приняли приглашение, вашему бизнес-партнёру придёт соответствующее уведомление. Подключение завершено.

Вы направляете приглашение контрагенту

Программа «1С» позволяет пригласить партнёра прямо из аккаунта в «1С». Зайдите в раздел «Администрирование» и выберите «Обмен электронными документами». Далее в опции «Обмен с контрагентами» нужно выбрать «Настройки ЭДО». В появившемся окне нажмите кнопку «Создать».

В открывшемся поле заполните данные о новой настройке. Для этого в пункте «Профиль настроек ЭДО» нужно выбрать профиль, по которому будет настроен обмен. В пункте «Контрагент» добавьте из справочника своего бизнес-партнёра, которому вы намерены отправить приглашение. А в пункте «Договор контрагента» введите соответствующие данные.

Затем во вкладках «Входящие ЭД» и «Исходящие ЭД» укажите, какие форматы и виды документов будут в вашем документообороте. После этого нажмите кнопку «Отправить приглашение» (не забудьте указать адрес электронной почты получателя в соответствующем поле). В ряде случае необходимо указать идентификатор участника ЭДО, присвоенный ему оператором и заполнить текст приглашения. После этого нажмите кнопку «Отправить».

Как только ваш контрагент примет приглашение, в «1С» его состояние определится как «Присоединён». Настройка завершена!

А зачем нужен роуминг? Это возможность поддерживать обмен электронными документами между партнёрами в разных системах ЭДО, предлагаемыми разными операторами электронного документооборота.

Пользователю не требуется специализированная настройка роуминга в случае, если его контрагент подключён к «1С-ЭДО». Информация об учётных записях «1С-ЭДО» контрагента будет отображаться в системе в справочнике «Контрагенты». В данном случае достаточно следовать инструкции по настройке обмена электронными документами с контрагентами.

Информация об учётных записях ЭДО контрагента может и отсутствовать в сервисе. В любом случае пользователь, подключённый к «Такском» (идентификатор 2AL), может настроить обмен данными со следующими операторами:

Автоматизация обмена данными — сокращение ручного ввода и ускорение обработки

Автоматизация любого процесса позволяет бизнесу сэкономить на рутине. Обмен электронными документами и внесение их в учётную систему — это тоже процесс, который можно оптимизировать, исключив из него ручной ввод. Это позволяет увеличить скорость обработки поступающих и отправляемых документов, а также минимизировать ошибки при их пересылке.

В этом смысле сервис «1С-ЭДО» с оператором «Такском» полностью закрывает задачи автоматизации по внесению документов в учётную систему организации, полученных посредством безбумажного обмена.

Специалисты компании «Такском» помогут при выборе тарифов для сервиса «1С-ЭДО» и ответят на любые вопросы, возникающие при настройке.