Электронный документооборот (ЭДО) всё чаще встречается в отношениях между субъектами бизнеса. Как сообщить партнёру, что вы хотите использовать ЭДО и оформить договорённость об использовании в работе с ним цифрового обмена документами, — рассказываем в нашей статье.
Соглашение об ЭДО между контрагентами — это договорённость об использовании цифрового обмена документами. При этом стороны такого соглашения могут определить использование цифрового формата для документооборота по конкретному договору, по всем заключённым между ними текущим договорам, либо по тем, которые предполагаются в будущем.
Какой-то универсальной формы соглашения, установленной законодательством, нет. Контрагенты вправе сами составить такой договор и включить туда положения, которые посчитают нужными. Однако обязательно должны быть указаны:
Кстати, само соглашение об ЭДО может быть заключено в электронной форме или оформлено на бумаге.
Согласно закону № 63-ФЗ «Об электронной подписи» при подписании первичных учётных документов УКЭП соглашение об ЭДО не требуется. Для применения простой или усиленной неквалифицированной подписи придётся заключить соглашение. Обмен цифровыми счёт-фактурами также возможен без соглашения об ЭДО, но согласие партнёра на получение счетов-фактур в цифровом виде прописывается в договоре.
По общему правилу (абзац второй пункта 1 статьи 169 НК РФ) счёт-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе или в электронной форме. Использование цифрового формата подразумевает взаимное согласие сторон сделки при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для приёма и обработки таких счетов-фактур.
Ключевой момент — наличие взаимного согласия сторон на использование ЭДО. Зафиксировать такое согласие между контрагентами позволяет соглашение о применении электронного документооборота. Оно фиксирует все условия такого обмена.
Если вы начинаете работать с контрагентом впервые, и он, как и ваша компания, заинтересован в электронном обмене документами, то соглашение стоит заключить. Как отмечено выше, в нём указывается, какими видами документов и какими типами подписей компании (или ИП) договариваются обмениваться.
Если сфера деятельности компании не предусматривает обязательного применения соглашения об ЭДО, то оно заключается по инициативе сторон. Допускается не только письменная форма такого соглашения (в виде полноценного договора), но и другие варианты, например, руководители компаний договорились по телефону или обменялись электронными письмами, подтверждающими намерение использовать ЭДО в работе.
Есть случаи, когда законодательством прямо предписывается использование электронного документооборота в отношениях между субъектами бизнеса.
К случаям, когда наличие цифрового обмена обязательно, относится:
Данные случаи не предполагают обязательно использовать соглашения об ЭДО между контрагентами, поскольку иных способов легально направить УПД своему бизнес-партнёру по указанным категориям товаров, кроме как по ЭДО, законодательством не предусмотрено. То есть независимо от того, есть между компаниями соглашение об использовании электронного документооборота или нет, УПД будут передаваться от продавца к покупателю через операторов ЭДО.
Документы в указанных случаях, согласно законодательству, должны подписываться усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
Отдельная ситуация — использование контрагентами усиленной неквалифицированной или простой электронных подписей (УНЭП и ПЭП), например, для документов произвольного формата.
При использовании УКЭП необязательно, данный вид ЭП придаёт цифровым документам силу бумажных, подписанных собственноручной подписью. Дополнительная юридическая сила им уже не нужна. Такие документы действительны, ими можно подтвердить доходы и расходы при налогообложении, в том числе в целях налога на прибыль, УСН, ЕСХН.
Кроме первой части 6 статьи закона № 63-ФЗ такой вывод следует из части 5 статьи 9 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» и нескольких статей Налогового кодекса РФ (пункт 1 статьи 248, пункт 1 статьи 252, статья 313, пункты 1 и 3 статьи 346.5, пункт 1 статьи 346.15, пункт 2 статьи 346.16).
Заключение соглашения об ЭДО носит рекомендательный характер, т.к. оно позволяет прописать технические вопросы обмена, правила работы при внештатных ситуациях, особенно если вы обмениваетесь документами без участия оператора.
В большинстве случаев ЭДО невозможен без оператора. Исключения касаются лишь неформализованных документов и отправке документов на сайты отдельных ведомств (например, ФНС России). Но при обмене через оператора ЭДО работа становится гораздо проще и быстрее.
При использовании ПЭП или УНЭП соглашение обязательно, оно придаст документам, в том числе учётным, юридическую силу (в случае обозначения в законах и нормативных актах такой возможности). При отсутствии соглашения инспекторы ИФНС сочтут такие документы недействительными и удалят из расчёта налоговой базы. Это может послужить причиной начислению дополнительных налогов, пеней и штрафов. Данное утверждение следует из части 1 статьи 5, части 2 статьи 6 закона № 63-ФЗ, части 5 статьи 9 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».
При использовании УНЭП в соглашении должен быть прописан порядок её проверки. ПЭП требует соответствия соглашения статье 9 закона № 63-ФЗ. Это правило установлено частью 2 статьи 6 этого закона и письмом ФНС России от 21.06.2021 № ЕА-3-26/4451@ о применении простой ЭП при оформлении первичной учётной документации для целей налога на прибыль и бухучёта.
В Налоговом кодексе РФ не указано, что нужно придавать дополнительную юридическую силу цифровым счетам-фактурам, подписанным КЭП. Они равнозначны бумажным, подписанным собственноручно. При этом НК РФ прямо указывает на то, что счета-фактуры подписываются только квалифицированной ЭП и передаются по телекоммуникационным каналам связи через операторов ЭДО (пункты 1 и 6 статьи 169 НК РФ, пункт 3 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме).
Если выставление цифрового счета-фактуры обязательно по закону (пункт 1 статьи 169 НК РФ, пункт 4 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме), соглашения с контрагентом об ЭДО не потребуется. В иных случаях нужно вписать в договор строчку об использовании ЭДО и электронных счетов-фактур.
Часто обмен документами в цифре с возможностью подписывать документы УНЭП и ПЭП оформляются дополнительным соглашением.
Для составления соглашения об электронном документообороте между контрагентами обязательно ознакомьтесь с требованиями следующих нормативных актов:
Основным в данном случае является закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Для подтверждения юридической силы документов при сдаче отчётности не менее важен закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» и Налоговый кодекс РФ.
Статья 6 закона № 63-ФЗ устанавливает условия признания электронных документов, подписанных ЭП, равнозначными бумажным, заверенным собственноручной подписью.
В первой части указанной статьи говорится о том, что электронные документы, подписанные УКЭП, равнозначны бумажным, и могут использоваться для обмена, если федеральными законами или другими нормативными актами не установлено требование, чтобы документ был бумажным.
Вторая часть статьи посвящена использованию простой и неквалифицированной ЭП при заверении электронных документов. Смысл в том, что они признаются равнозначными бумажным, если на это есть указание в законах или нормативных актах либо между контрагентами заключено соглашение.
Обратите внимание! Если вы планируете обмениваться документами, формат которых устанавливается приказами ФНС России (обязательно в XML), то их составление и последующее направление контрагенту в произвольном формате (например, в PDF) не допускается.
Форма соглашения о цифровом обмене может быть произвольной. За основу можно взять шаблон такого соглашения — они представлены в свободном доступе в справочно-правовых системах и в сети Интернет.
Например, за основу можно взять такую форму. Подробнее о том, как составить соглашение об электронном документообороте, читайте в нашей статье «Составляем оптимальное соглашение об ЭДО с контрагентом».
Перед тем как начинать работать с применением электронного документооборота, нужно предусмотреть его во внутренних документах компании и обязательно провести соответствующую подготовку, а именно:
Сотрудники компании «Такском» помогут выбрать ПО для безбумажного обмена документацией, которое оптимально подходит для целей вашего бизнеса.
и получайте новости первыми!