Электронный документооборот (ЭДО) позволяет обмениваться документами в цифровом формате, полностью заменяя свой бумажный аналог. С помощью ЭДО можно формировать, редактировать, согласовывать, регистрировать, визировать и направлять документацию контрагентам или госорганам. При этом обмен документами в цифре — это не просто удобный инструмент, а в ряде случаев и обязанность для бизнеса. Каковы принципы электронного документооборота и на что стоит обратить внимание при подключении, — рассказываем в нашей статье.
Электронный документооборот — передача юридически значимых документов по защищённым каналам связи. ЭДО автоматизирует большинство процессов в работе организации, тем самым снижает затраты и решает много других вопросов.
Например, даёт возможность отказаться от использования бумаги. Это позволяет экономить на печати документов. Нетрудно представить, что за годы работы у компании накапливается колоссальный объём бумажных документов. Со временем неизбежно встаёт вопрос о том, где всё это хранить. Помимо проблемы сохранности такого массива документов также появляется вопрос, как восстанавливать утраченные.
Все эти вопросы успешно решает внедрение системы ЭДО в работу компании. Кроме того, немаловажно, что сотрудники тратят меньше времени на рутинные задачи, а это позволяет сконцентрировать усилия на работе. Вместо печати, подписи и отправки документов обычной почтой или курьером компании обмениваются файлами через специальные платформы, подписывая их электронной подписью (ЭП).
При этом стоит обратить внимание, что не любая передача документов в электронном виде будет считаться цифровым защищённым документооборотом. Для этого необходим соответствующий программный продукт, который гарантирует контрагентам передачу документов, подписанных ЭП, которая равна собственноручной, и исключает потери.
Документооборот в цифровом формате оптимизирует и ускоряет все процессы, связанные с составлением, визированием и пересылкой документации. То есть ЭДО является инструментом повышения эффективности работы организации или индивидуального предпринимателя. При этом сервисы ЭДО постоянно развиваются. В частности, увеличивается количество документов, которыми можно обмениваться в цифровом формате. Упрощается интерфейс сервисов ЭДО.
Сегодня без использования ЭДО невозможно, за редким исключением, сдавать декларации по НДС, расчёты по страховым взносам, годовую бухгалтерскую отчётность и т.п. Без электронного обмена нельзя работать с маркированными товарами и системой «Честный ЗНАК», участвовать в торгах. Кроме того, электронный документооборот обеспечивает максимально быстрое и прозрачное взаимодействие между контрагентами. Это гарантирует получение закрывающих документов и минимизирует риски налоговых проверок.
Электронный документооборот имеет свою нормативную базу. Вопросы его использования регулируются несколькими федеральными законами. Перечислим основные из них:
Внедрение системы ЭДО, например, такой, как «Такском-Файлер», обеспечит соблюдение законодательства. Именно поэтому всё больше организаций и ИП сегодня переходят на использование обмена документами в цифре. Например, работа с маркированными и прослеживаемыми товарами, перечень которых постоянно расширяется, требует исключительно электронного документооборота. Если по тем или иным причинам компания или ИП не готовы использовать ЭДО, то они не смогут работать с такой продукцией.
Если кратко перечислить плюсы систем ЭДО, можно выделить следующие:
Кроме того, при использовании системы ЭДО пользователи могут быть уверены, что все формы документов актуальны и соответствуют постоянно меняющимся нормам законодательства.
К основным принципам электронного документооборота относятся следующие.
Автоматизация бизнес-процессов необходима компаниям с разветвлённой структурой документооборота и большим количеством документов, требующих согласования.
Автоматизация процессов позволяет:
То есть внедрение системы ЭДО для работы с документами значительно улучшает весь процесс работы с ними от создания и отправления до получения, принятия в работу и хранения.
При внедрении программ электронного документооборота происходит синхронизация данных между участниками обмена документацией в цифровом формате. В крупной компании с разветвлённой сетью подразделений и филиалов очень важно своевременное и оперативное получение всей необходимой документации. Это возможно, если в организации создано единое цифровое пространство для работы, которое обеспечивает мгновенный обмен документами, их подписание, регистрацию и направление контрагентам.
Необходимым условием для внедрения электронного документооборота является защита передаваемых и хранящихся данных. Конфиденциальность должна быть обеспечена на каждом этапе. Такая защищённость обеспечивается благодаря использованию современных криптографических технологий, включая электронную подпись, которая обеспечивает юридическую значимость документов.
Все операции в программах ЭДО фиксируются в зашифрованном виде, а доступ к данным строго контролируется с помощью многоуровневой аутентификации и цифровых сертификатов. Это исключает возможность несанкционированного изменения, подделки или утечки информации. Кроме того, система автоматически ведёт журнал изменений, что гарантирует прозрачность и неизменность документов после подписания. Благодаря этому системы ЭДО соответствуют всем требованиям законодательства и обеспечивают безопасность данных.
Законность электронных документов обеспечивается комплексом юридических и технологических мер. Согласно Федеральному закону «Об электронной подписи» электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью (КЭП), приравнивается к бумажному аналогу с собственноручной подписью и печатью (при наличии). О видах ЭП и значимости для ЭДО расскажем в следующих разделах.
Системы ЭДО используют криптографическую защиту, гарантирующую неизменность содержимого документа после подписания, а также точную фиксацию времени подписания (метку времени). Все операции в программе проходят через аккредитованные удостоверяющие центры, которые проверяют подлинность и действительность ЭП, тем самым обеспечивая юридическую значимость каждого документа.
Дополнительную защиту обеспечивает обязательное хранение цифровой документации в хранилищах данных (как правило, на серверах оператора ЭДО) с регламентированными сроками хранения, которые соответствуют требованиям налогового и архивного законодательства.
Обмен документацией в цифре проходит через несколько ключевых этапов. Кратко это можно представить так.
Процесс начинается с создания документа с указанием реквизитов. Затем следует этап согласования, когда документ проходит внутреннее визирование с фиксацией всех правок и комментариев.
Третий этап — подписание с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП), что придаёт документу юридическую силу. После этого документ регистрируется и отправляется контрагенту через защищённые каналы связи.
Завершающим этапом можно назвать хранение документа в электронном архиве, которое обеспечивает возможность быстро найти его при необходимости.
Переход субъектов бизнеса от бумажного обмена документами к цифровому продиктован необходимостью оптимизации процессов работы компании или ИП с документами, соблюдением требования законодательства, развитием цифровых технологий.
Создание электронного документа немного меняет подходы к работе с информацией. В отличие от бумажного электронный документ формируется в цифровом формате (например, PDF, XML, DOCX и др.). Это позволяет автоматически заполнять реквизиты, добавлять нужные данные и интегрировать его в корпоративные системы.
Современные сервисы ЭДО предлагают шаблоны с автоподстановкой данных, варианты корректировки и встроенную проверку. Особую ценность представляет возможность мгновенного копирования, пересылки и совместного редактирования без риска утери оригинала — каждый этап преобразования информации фиксируется в системе цифрового обмена документами.
Порядок отправки и получения документации посредством цифрового обмена через оператора ЭДО кратко можно представить так:
Порядок гарантирует безопасность, скорость и соответствие требованиям законодательства.
Программы цифрового документооборота обеспечивают мгновенный доступ к документам в любое время из любой точки мира. Все файлы автоматически попадают в защищённое облачное хранилище оператора ЭДО, где шифруются и дублируются для предотвращения потерь.
Причём хранятся не только сами документы, но и сопутствующая информация: цепочку подписей, метки времени, историю изменений и служебные отметки. Система позволяет находить нужный документ за секунды по реквизитам или содержимому.
Теперь подробнее рассмотрим, что такое юридически значимый электронный документооборот и какие технологии используются в его основе. При определении понятия цифрового обмена документацией акцент делается на то, что он имеет такую же силу, как и бумажный. То есть электронная подпись руководителя компании на цифровом договоре полностью идентична его собственноручной, а сам цифровой договор равнозначен по силе бумажному документу. Для того чтобы понять, почему ЭП идентична собственноручной, разберём, какие виды подписей в цифре существуют.
Основной документ, регламентирующий использование ЭП, — Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Требования к форме сертификата ЭП установлены приказом ФСБ России от 27.12.2011 № 795, а постановление Правительства России от 25.06.2012 № 634 регламентирует её виды. В зависимости от степени защищённости и предоставляемых возможностей различают несколько видов электронных подписей.
Простая электронная подпись (ПЭП) является наименее защищённой и представляет собой логин и пароль для входа на сайт. В качестве ПЭП может использоваться цифровой код, который приходит на смартфон. Чаще всего её можно встретить в банковских приложениях, в онлайн-магазинах, соцсетях и др. Из-за низкого уровня защищённости ПЭП не применяется для ЭДО с контрагентами.
Усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП) выдаётся удостоверяющим центром. Для полноценного юридически значимого ЭДО между контрагентами должно быть заключено соглашение о её использовании. Она подходит для подписания локальных нормативных актов в организации, ведения кадровой документации, для заключения договоров с контрагентами.
Усиленная квалифицированная подпись (КЭП) — самый защищённый вид. Это ключ, сгенерированный средствами защиты криптографической информацией, которые сертифицированы ФСБ России. Такая подпись может быть выдана только УЦ, которые прошли аккредитацию в Минцифры РФ и доказали соответствие строгим требованиям.
В системах ЭДО применяется многоуровневая криптографическая защита, обеспечивающая полную конфиденциальность и юридическую значимость документов. Все данные шифруются по алгоритмам ГОСТ (например, ГОСТ Р 34.10-2012, ГОСТ Р 34.11-2012), что исключает возможность перехвата или подделки информации при передаче.
Интеграция электронного документооборота с бухгалтерскими и ERP-системами (1С, SAP, Oracle и др.) позволяет избегать ручного ввода данных.
API-решения дают возможность автоматически загружать в ЭДО первичные документы из учётных систем, подписывать их КЭП и отправлять контрагентам, а входящие счета-фактуры или акты — сразу отражать в базе «1С» с правильными реквизитами и проводками.
Такая интеграция исключает двойной ввод информации, сокращает количество ошибок и ускоряет закрытие периодов. Особенно это важно для сложных документов, например, для накладных ТОРГ-12.
Преимущества использования системы электронного документооборота очевидны:
Кроме этого, цифровой документооборот обеспечивает повышение прозрачности и контроля за всеми бизнес-процессами в организации.
Чтобы начать работу с ЭДО, компании необходимо выполнить несколько ключевых шагов.
Кстати, многие операторы предлагают бесплатный пробный период использования сервиса.
Оператор ЭДО должен соответствовать ряду требований законодательства. Компания, предоставляющая такие услуги, должна иметь соответствующую лицензию от ФСБ России, сертифицированное оборудование и ПО, числиться в реестре операторов ЭДО на сайте Федеральной налоговой службы.
Кроме этого, компания-оператор должна соответствовать требованиям, установленным приказом ФНС России от 08.06.2021 № ЕД-7-26/546@. Компания «Такском» как оператор ЭДО соответствует всем указанным критериям.
Выбирая сервисы ЭДО от компании «Такском», ваша организация или ИП получит полный цикл услуг – от получения квалифицированной электронной подписи (КЭП) до интеграции ЭДО с вашей учётной системой (1С, SAP и другие).
«Такском» – это аккредитованный оператор с собственным удостоверяющим центром, который работает в соответствии с требованиями ФНС России, Минцифры РФ и других регуляторов. Программы ЭДО от «Такском» содержат актуальные форматы документов и обеспечивают мгновенный обмен с контрагентами, в том числе в роуминге.
Пользователям «Такском» доступна круглосуточная техподдержка, которая помогает оперативно решать возникающие вопросы.
и получайте новости первыми!