Положения учетной политики об электронном документообороте

Конец года – это традиционно время для разработки и уточнения учетной политики. Изменения в учетную политику для целей бухгалтерского и налогового учета вносятся на основании п.10 ПБУ 1/2008 и статьи 313 НК РФ в связи с изменением законодательства или по собственному желанию, например, если компания перешла на электронный документооборот.

Что нужно зафиксировать в учетной политике

Для начала разберемся, что представляет собой учетная политика. Согласно статье 8 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. от 23.05.2016) «О бухгалтерском учете» учетная политика представляет собой совокупность способов ведения экономическим субъектом бухгалтерского учета. Следовательно, применение электронного документооборота должно быть отражено в учетной политике.

При формировании учетной политики в отношении конкретного объекта бухгалтерского учета выбирается способ ведения бухгалтерского учета из способов, допускаемых федеральными стандартами. Основным стандартом, регулирующим ведение учетной политики, является Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008).

Что должно быть утверждено в учетной политике?

Учетная политика организации должна обеспечивать:

• полноту отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности (требование полноты);
• своевременное отражение фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности (требование своевременности);
• готовность к признанию в бухгалтерском учете в большей степени расходов и обязательств, чем возможных доходов и активов, не допуская создания скрытых резервов (требование осмотрительности);
• отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности исходя не столько из их правовой формы, сколько из их экономического содержания и условий хозяйствования (требование приоритета содержания перед формой);
• тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета на последний календарный день каждого месяца (требование непротиворечивости);
• рациональное ведение бухгалтерского учета  исходя из условий хозяйствования и величины организации (требование рациональности).

В учетной политике необходимо закрепить:

• рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности;
• формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, а также документов для внутренней бухгалтерской отчетности;
• порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации;т
• способы оценки активов и обязательств;
• правила документооборота и технология обработки учетной информации;
• порядок контроля за хозяйственными операциями;
• другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

В части электронного документооборота обязательных требований к учетной политике в ПБУ нет особых требований. Однако в учетной политике целесообразно предусмотреть следующее:

• порядок ведения электронного документооборота: на каких участках бухгалтерского и налогового учета ведется электронный документооборот;
• перечень документов, которые оформляются в электронном виде;
• какая электронная подпись применяется (простая или квалифицированная);
• способ электронного обмена документами (с указанием оператора электронного документооборота);
• порядок хранения документов на бумажных носителях и электронных документов;
• порядок представления документов в налоговый орган (по электронным каналам связи, на бумажных носителях), порядок представления пояснений, а также документов при проведении встречной налоговой проверки.

Подключите электронный документооборот

Удобный онлайн-сервис для электронного
обмена документами с контрагентами

Получить консультацию

Приведем пример фрагмента учетной политики

Особенности ведения аналитического учета

Регистры бухгалтерского учета ведутся в виде электронных баз данных (файлов, каталогов, компьютерных программ).

Ведомость остатков по лицевым счетам, а также ведомость размещенных (привлеченных) средств ведется в электронном виде и выдается на печать по мере необходимости.

Первичные документы ведутся в электронном виде, в случае отсутствия у контрагента системы электронного документооборота, документы предоставляются на бумажных носителях.

Бухгалтерская и налоговая отчетность, а также отчетность в Пенсионный фонд, Фонд социального страхования направляется в форме электронных документов.

Правила документооборота и технология обработки учетной информации, предусматривающие обработку и хранение в электронном виде, утверждаются отдельными внутренними нормативными документами.

Право подписи документов

Правом подписи документов бухгалтерского и налогового учета обладает генеральный директор и главный бухгалтер.

Под подписью понимается как собственноручная подпись, так и ее электронные аналоги. Первичные учетные документы, сформированные в электронном виде, подписываются усиленной квалифицированной подписью лиц, осуществивших отражение операции в бухгалтерских регистрах и лиц, осуществивших дополнительный контроль за правильностью оформления операции.

Хранение документов

Организация организует хранение всех бухгалтерских и налоговых документов в виде электронных баз данных (файлов, каталогов), сформированных с использованием средств вычислительной техники.

Нормативный срок хранения документов для целей бухгалтерского учета – 5 лет, для целей налогового учета – 4 года. По истечении данного срока документы подлежат архивации и сдаче в архив.

Кроме общих положений о ведении документооборота в компании необходимо в учетной политике отразить особенности, свойственные конкретной отрасли и компании. Также в учетной политике целесообразно установить обязательность отражения законодательных изменений 2016 года.

Отражение в учетной политике изменений законодательства

Как известно, в учетную политику вносятся изменения в случае изменений нормативных актов. В частности, в 2017 году в части использования электронного документооборота целесообразно отразить следующее.

Использование нового формата электронных документов

В соответствии с поправками, внесенными в Приказ ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@ «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронной форме», с 1 июля 2017 года будут применяться новые форматы документов.

По 30.06.2017 налогоплательщики вправе создавать счета-фактуры в электронной форме как по формату счета-фактуры, применяемому при расчетах по налогу на добавленную стоимость, в электронной форме, утвержденному Приказом Федеральной налоговой службы от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@.

С 1 июля 2017 года будут применяться два новых формата счета фактуры:

• счет-фактура с дополнительной информацией с функцией счета-фактуры, используемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг);
• счет-фактура с дополнительной информацией с функцией документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг), результатом которых является изменение финансового состояния передающей и принимающей стороны.

Начиная с указанной даты, организации могут не только обмениваться электронными счетами-фактурами с дополнительной информацией между собой, но и передавать их в налоговые органы.

Указанные форматы документов могут применяться вместо универсального передаточного документа для экспортных целей. Согласно пп. 4 п. 1 ст. 165 НК РФ и пп. 4 п. 4 Протокола о порядке взимания косвенных налогов и механизме контроля за их уплатой при экспорте и импорте товаров, выполнении работ, оказании услуг  для подтверждения обоснованности применения налоговой ставки НДС 0% налогоплательщик представляет в налоговый орган, в том числе копии транспортных, товаросопроводительных и (или) иных документов, подтверждающих соответственно вывоз товаров за пределы территории Российской Федерации.

Соответственно, порядок применения форматов электронных документов, а также виды документов, которые используются компанией (счета-фактуры с дополнительной информацией, УПД) также важно учитывать при разработке учетной политики.

Подключите ЭДО прямо сейчас

Упростите ведение бизнеса с онлайн-сервисом «Такском-Файлер»

Оставить заявку

Использование реестров таможенных деклараций

В соответствии с Федеральным законом от 05.04.2016 № 101-ФЗ «О внесении изменений в часть первую и главу 22 части второй Налогового кодекса Российской Федерации» с 1 апреля 2017 года налогоплательщики могут использовать реестры таможенных деклараций в электронном виде. Подобные реестры призваны облегчить экспортно-импортные операции, а также подтверждение нулевой ставки НДС, а также декларирование подакцизной продукции. Налогоплательщики также могут использовать в электронном виде реестры транспортных, товаросопроводительных и иных документов.

Следовательно, возможность применения данных видов документов в электронной форме, должна быть закреплена в учетной политике.

Предоставление пояснений по НДС

Если компания применяет общую систему налогообложения, то это означает, что она является плательщиком НДС, а, следовательно, подает налоговую декларацию в электронном виде. А с 1 января 2017 года необходимо также представлять все пояснения в отношении заполнения декларации в электронной форме. Соответствующие поправки приняты в Законе от 1.05.2016 № 130-ФЗ. Ранее, если налоговый орган требовал пояснений по таким декларациям, НК РФ не определял, в какой форме они должны быть представлены. ФНС России давала разъяснения, что пояснения можно представить как на бумажном носителе, так и по электронке (Письмо ФНС России от 06.11.2015 № ЕД-4-15/19395).

Необходимость подачи пояснений может возникнуть в следующих случаях:

• наличие ошибок в поданной декларации;
• заявление уточненной декларации с уменьшением суммы налога.

При проведении камеральной налоговой проверки такой налоговой декларации представляют пояснения в электронной форме по ТКС через оператора электронного документооборота по формату, установленному федеральным органом исполнительной власти.

Если компания или предприниматель  подадут декларацию на бумажном носителе, то такая декларация не будет считаться поданной.  Соответственно, в учетной политике для целей налогового учета необходимо отразить, что пояснения подаются только в электронной форме. Во избежание ошибок соответствующий порядок сдачи пояснений в электронной форме нужно закрепить в учетной политике.

Администрирование страховых взносов

С 2017 года Налоговый кодекс будет дополнен главой 34 НК РФ, регулирующей уплату страховых взносов и подачу отчетности в ИФНС. Начиная с отчетности за I квартал 2017 года расчет по форме 4 - ФСС подается, но только в части взносов на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Расчеты по формам РСВ-1 и РСВ-2 направлять не нужно. По взносам с 2017 года расчет необходимо будет представлять в ИФНС.

Расчет представляется:

• на бумажном носителе;
• в электронном виде.

Форма отчетности зависит от численности. Если в компании или у предпринимателя работают до 25 человек, то в этом случае отчетность возможно представить на бумажном носителе. Если в компании или у предпринимателя работает менее 25 человек, то отчетность можно представить на бумажном носителе, однако запрет на электронную отчетность отсутствует. Подобная практика была и ранее, но тем не менее необходимо проверить учетную политику на соответствие нормам в отношении подачи электронной отчетности.
В заключение необходимо отметить, что учетная политика является обязательным элементом бухгалтерского и налогового учета для всех компаний и предпринимателей. И, безусловно, учетная политика должна отражать и порядок ведения учета и деятельности, а также изменения, внесенные в законодательство.

Электронные документы – это будущее, которое уже наступило. Сдать отчетность в контролирующие органы  можно с помощью продуктов «Такском», вести электронный документооборот с контрагентами с помощью линейки программного обеспечения для ЭДО. Позвоните нам, и мы выберем для вас самый удобный вариант.