Преимущества электронного документооборота (ЭДО)

Рабочие документы — основа бизнеса. От способа организации сбора, распределения, хранения и передачи файлов зависит успех предприятия.

Производственная сфера экономики развивается. На смену ручному труду приходят электронные программы. Работа с документами также оптимизируется. Электронный документооборот или ЭДО — лучшая альтернатива бумажному делопроизводству. Сегодня многие компании уже перевели работу с документацией в электронный формат. Однако, до сих пор сохраняются предприятия с бумажным делопроизводством.

ЭДО повышает производительность бизнеса и переход на электронный документооборот — дело времени.

Что такое электронный документооборот?

ЭДО — это электронная система многопользовательского формата для обмена юридически значимыми электронными документами между организациями через систему ЭДО. Она ускоряет и упрощает передачу рабочих файлов между физическими и юридическими лицами, контролирующими государственными учреждениями. Чтобы цифровой документ обладал той же юридической силой, что и бумажный, он должен быть подписан электронной подписью (ЭП).

Чаще всего, через ЭДО работники отправляют следующие документы:

• Универсальные передаточные документы (УПД);
• Универсальные ккорректировочные документы (УКД);
• Счета-фактуры;
• Товарные накладные;
• Электронные транспортные накладные (ЭТрН);
• Электронные путевые листы (ЭПЛ);
• Заверенные акты приема-передачи выполненных услуг;
• Электронные кадровые документы;
• Письма, договора, заявки, доверенности, техдокументация и т. д.

Передача документов по электронной системе проходит мгновенно и с меньшими затратами. Также, электронный оборот документов способствует более оперативному согласованию и подписанию рабочих файлов.

Типы ЭДО

Электронный документооборот имеет свою классификацию. В зависимости от правовых взаимосвязей между участниками процесса делопроизводства есть такие виды ЭДО:

• Внутренний электронный документооборот.

СЭД — система электронного документооборота внутри конкретной компании. КЭДО — обмен кадровыми документами в электронном виде без дублирования на бумаге. Обеспечивает обмен документами между сотрудниками и руководством одной организации.

• B2B ЭДО.

Обмен юридически значимыми электронными документами с контрагентами и партнерами.

• B2G ЭДО.

Электронный документооборот с государственными органами. Система документооборота между организацией и контролирующими органами (например, Ффедеральная Налоговая Служба (ФНС), Социальный фонд России (СФР), Федеральная служба государственной статистики (Росстат), Фонд социального страхования (ФСС)).

Еще одна классификация электронной системы передачи документации основывается на сфере применения. Это могут быть виды ЭДО:

• Бухгалтерский
• Управленческий
• Кадровый
• Складской
• Производственный
• Архивный

Цифровая подпись

Электронный документооборот полностью переводит делопроизводство в цифровой формат. Это также относится к деловой переписке и обмену рабочими файлами с контрагентами и государственными органами. Но прежде чем перейти на ЭДО, владельцу бизнеса нужно получить электронную подпись.

Виды электронных подписей (ЭЦП):

• Простая цифровая подпись. Этот вариант подходит для визирования деловых писем и технических спецификаций. Простая подпись создается с помощью кодов и паролей.
• Усиленная подпись без квалификации. Этот формат применяется для документации с идентификацией подписанта. Усиленная подпись разрабатывается с использованием криптографической защиты и ключа.
• Усиленная подпись с квалификацией. Предприниматели получают этот вариант цифровой визы в аккредитованных удостоверяющих центрах. Эти органы имеют сертификаты безопасности, выданные ФСБ. Усиленную квалифицированную подпись используют для визирования торговых накладных, счет-фактур и иной отчетности для отправки в контролирующие органы и фонды.

Гендиректорам и ИП необязательно ехать в ФНС за новой ЭП!

Получите ЭП первого лица компании или ИП через «Такском»

Оформите электронную подпись для физлиц (сотрудников) в удостоверяющем центре «Такском»

Бумажный документооборот

В 2023 году все еще есть ситуации, когда компания должна предоставлять в контролирующие органы документы на бумаге. Согласно существующему законодательству не все сферы могут перейти на ЭДО. Например, организации, имеющие статус повышенной секретности с доступом к государственной тайне до сих обязаны вести бумажные обороты документации (оборонно-промышленный комплекс и др.) В таких компаниях используется электронное делопроизводство, но не для всех направлений деятельности.

Кроме того, организации, где еще пару лет назад осуществлялся оборот исключительно бумажных документов, а сегодня они перешли на ЭДО, все равно обязаны архивировать физическую документацию. Для этого существуют строгие стандарты: первичные документы хранятся 4-5 лет, бумаги отдела кадров — до 50-75 лет. Это необходимо для разных целей. Например, бывший работник компании может обратиться за бумажным документом для подтверждения рабочего стажа. Или налоговая инспекция решит проверить сделку трехлетней давности.

В остальных случаях владельцы предприятий могут сами выбирать формат делопроизводства: бумажным способом или в цифровом режиме.

Недостатки бумажного документооборота:

• В крупных компаниях работники имеют дело с большими архивами документов. Если делопроизводство проходит вручную, специалисты вынуждены тратить много времени на обработку бумаг.
• Бумажные документы не просто сохранить в аккуратном виде. Договоры или соглашения на бумаге могут помяться, потерять цвет или получить иные повреждения. Кроме того, документы на бумаге часто теряются.
• Большие физические затраты. Документы нужно не только формировать, подписывать, сверять и отправлять. Еще их необходимо собирать по новой в пакет в случае утраты или ошибок в оформлении. Это приводит к дополнительным трудовым расходам.
• Ошибки. При ручном заполнении документов всегда присутствует человеческий фактор. Недостоверная информация в бумажной накладной — явление частое.
• Финансовые расходы. Хранение договоров на бумаге, заполнение отчетов вручную, регистрация каждого документа физически ведут к росту затрат на канцелярские принадлежности, принтер и бумагу, а также затраты на отправку бумаг или экспресс-доставку.

Оставьте заявку, если возникли вопросы.

Когда бизнесу необходим ЭДО

Цифровизация производственных процессов стала тенденцией глобального масштаба. Бизнес-структуры осознанно переходят на электронный формат, так как понимают преимущества электронного документооборота в сравнении с бумажным. Для предприятий, работающих с большими объемами документов ежемесячно, использование автоматизированного документооборота позволяет сократить материальные издержки, сэкономить финансы. Риски, связанные с потерей основных документов, возможными ошибками, ведущими к получению штрафов от налоговой и другим неприятностям легко предупредить, если работать с ЭДО.

Предприятия самостоятельно принимают решение переходить на цифровой документооборот или нет. Однако, есть несколько определяющих факторов, когда переход на ЭДО делать необходимо:

1. Если деятельность компании связана с производством товаров, подлежащих обязательной маркировке. В список товаров, подлежащих маркировке в системе «Честный ЗНАК» в 2023 году, входят:
   • молоко и молочная продукция;
   • упакованная вода;
   • табак, никотин содержащие жидкости и электронные системы доставки никотина;
   • одежда и товары легкой промышленности;
   • обувь;
   • духи и туалетная вода;
   • шины и покрышки;
   • фотоаппараты и лампы-вспышки.
2. Если бизнес связан с продажей продукции животного происхождения — мясо, птица, рыба. Предприниматели обязаны оформлять и предоставлять электронные ветеринарные документы.
3. Если предприятие участвует в интернет-закупках и онлайн-торгах. Для того чтобы получить документы о прошедших аукционах и комиссиях нужно иметь подключение к ЭДО.
4. вы работаете с импортными прослеживаемыми товарами.
5. Вы работаете с маркетплейсами.

Выберите один из четырёх сервисов ЭДО компании «Такском»

«Такском-Файлер» — простой и малозатратный сервис электронного документооборота. Работает через браузер. В мобильном приложении «Файлера» камера смартфона служит считывателем кодов маркировки вместо 2D-сканера.

«Модуль обработки 1С» — подойдёт тем, у кого есть типовая «1С», но без ЭДО — в программе появляется дополнительная вкладка с «Такском-Файлером».

«1С-Такском» — решение для ЭДО в привычном интерфейсе «1С» для типовых конфигураций программы.

«Станция Сканирования» — подойдёт тем, у кого есть «1С», но вы её изменяли, дорабатывали, перенастраивали, и теперь программа не обновляется. Максимальный функционал «Станции Сканирования» идеален для производителей.

Плюсы ЭДО

Владельцы компаний переходят на электронную систему документооборота, чтобы получить основные преимущества электронного документооборота (преимущества ЭДО):

• Экономия времени и ресурсов. Работа с файлами в электронном виде проходит быстрее, и это главное преимущество. Вы создаёте документ, заверяете ЭП, а затем отправляете контрагенту.
• Избавление от бумажных архивов. Все файлы отныне хранятся в цифровом виде. Полки свободны от бумажных папок, выписок.
• Качество обслуживания клиентов повышается. Ваши заказчики и партнеры получат доступ к необходимым документам и самостоятельно смогут отслеживать изменения в текущих соглашениях и договорах.
• Оперативный поиск документов. Это весомые преимущества систем электронного документооборота. Мгновенный доступ к виртуальной документации без траты времени на поиск нужной папки или конкретного письма в шкафах.
• Цифровая подпись надежнее ручной. В ЭДО файлы визируются цифровым способом. Документы с электронной подписью обладают юридической силой.
• Контроль рабочих процессов повышается. Сотрудники компании будут видеть только те рабочие файлы, к которым у них будет доступ. Решение об этом принимают менеджеры предприятия, исходя из специфики деятельности персонала, а также устава организации.
• Улучшение качества коммуникации. Благодаря эффективному документообороту взаимодействие внутри коллектива станет продуктивнее, повысится культура сотрудничества.
• Сокращение дебиторских долгов. Компании с большим количеством контрагентов оперативнее проводят платежи в электронном формате. Все счета-фактуры и накладные в системе ЭДО сразу становятся доступны клиентам. Оплаты по счетам проходят вовремя.
• Регулярные обновления электронного документооборота в режиме реального времени. Программное обеспечение для ведения документального производства постоянно совершенствуется, а значит качество работы с файлами в вашей компании станет лучше. Изучите преимущества и недостатки электронного документооборота и выберите лучшее решение.

Как подключить ЭДО: краткая инструкция

Для внедрения и запуска ЭДО следуйте пошаговой инструкции:

1. Выберите тариф ЭДО.
2. Зарегистрируйтесь и подключитесь к сервису ЭДО «Таксом-Файлер».
3. Получите ЭП: для подписания юридически значимых документов нужна квалифицированная электронная подпись — КЭП.
4. Настройте кабинет «Таксом-Файлера».
5. Пригласите контрагентов и начинайте обмениваться документами.

Как видите, подключиться к системе электронного документооборота не так сложно. Переход на программы эффективного цифрового документооборота оптимизирует основные рабочие процессы, сокращает расход материальных и человеческих ресурсов, повышает производительность труда в компании.