Применение электронной подписи в ЭДО

• Что такое электронный документооборот
• Виды электронных подписей в ЭДО
• Простая электронная подпись (ПЭП): возможности и ограничения
• Усиленная неквалифицированная ЭП (НЭП): применение во внутреннем и внешнем ЭДО
• Квалифицированная электронная подпись (КЭП): юридическая сила, отличия и применение
• Юридическая основа применения ЭП
• Основные области применения
• Как получить электронную подпись для ЭДО в УЦ «Такском»
• В заключение

Электронный документооборот (ЭДО) давно перестал быть просто удобной альтернативой бумажным процессам. Он превратился в объективную необходимость для компаний и индивидуальных предпринимателей, стремящихся оставаться конкурентоспособными и оперативно обмениваться всей необходимой документацией. Однако сама по себе передача документов в электронном виде не гарантирует их юридическую силу или защищённость. Необходим элемент, обеспечивающий легитимность и безопасность ЭДО, то есть электронная подпись (ЭП). Именно она придаёт цифровым документам такую же юридическую силу, как собственноручная подпись – их бумажным аналогам.

В данной статье рассмотрим роль электронной подписи в ЭДО, её виды и правовую основу применения ЭП в различных сферах бизнеса и взаимодействия с государственными платформами и сервисами.

Что такое электронный документооборот

Электронный документооборот можно определить, как систему создания, отправки, получения, хранения и управления документами в цифровом формате с использованием информационных систем.

Преимущества ЭДО для организаций и ИП:

• скорость — мгновенная доставка документов любому контрагенту, подключённому к ЭДО;
• экономия — снижение затрат на бумагу, печать, почтовые или курьерские услуги, а также отсутствие необходимости поиска помещений для размещения архивов;
• эффективность — упрощение процессов согласования и подписания документов, сокращение временных циклов;
• безопасность — контроль доступа, снижение риска потери или повреждения документов, возможность шифрования;
• удобство — доступ к документам из любой точки мира, лёгкий поиск и управление.

ЭДО — это основа цифровизации бизнеса, соответствующая требованиям законодательства, делающая бизнес-процессы юридического лица или ИП прозрачными с точки зрения контроля со стороны государства.

Без электронной подписи в ЭДО невозможно создать полноценный цифровой документ, имеющий юридическую силу, сопоставимую с собственноручно подписанным. Электронная подпись выполняет критически важные функции. Во-первых, она позволяет точно установить (идентифицировать), кто подписал документ. Во-вторых, ЭП гарантирует, что документ не был изменён после его подписания. В-третьих, именно она делает документ юридически значимым.

Виды электронных подписей в ЭДО

Законодательство России, а именно Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ (закон № 63-ФЗ), определяет 3 вида ЭП, каждый со своей областью применения и юридической силой в ЭДО.

Простая электронная подпись (ПЭП): возможности и ограничения

ПЭП – это подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования ЭП определённым лицом. Примеры ПЭП: пара логин-пароль, СМС-код, код из письма на email.

С помощью простой электронной подписи подтверждают совершение определённого действия, например, это может быть ввод кода из СМС для проведения операции в интернет-банке.

У ПЭП есть и ряд ограничений в ЭДО. Так, она не придаёт электронному документу юридическую значимость. Для полноценного внешнего ЭДО с контрагентами и госорганами она недостаточна.

Усиленная неквалифицированная ЭП (НЭП): применение во внутреннем и внешнем ЭДО

Неквалифицированная электронная подпись создаётся с использованием средств криптографической защиты информации (СКЗИ) и позволяет не только идентифицировать подписанта, но и обнаружить факт внесения изменений в документ после подписания. НЭП получают в удостоверяющих центрах (УЦ).

Применение неквалифицированной электронной подписи в ЭДО возможно как во внешнем, так и во внутреннем обмене документами.

• Внутренний ЭДО. НЭП может широко использоваться для подписания локальных документов компании (приказы, распоряжения, служебные записки и т.п.), если это закреплено нормативными актами самого юридического лица.
• Внешний ЭДО. НЭП применяется для документооборота с контрагентами только при наличии предварительного соглашения между ними, в котором прямо указано признание юридической силы НЭП и порядок проверки её подлинности. Однако она не подходит для взаимодействия с госорганами и участия в госзакупках.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП): юридическая сила, отличия и применение

Квалифицированная электронная подпись — это усиленная ЭП, соответствующая всем признакам НЭП, но имеющая два ключевых отличия:

• создаётся с использованием СКЗИ, сертифицированных ФСБ России;
• сертификат ключа проверки ЭП выдаётся аккредитованным Минцифры России удостоверяющим центром, например, УЦ «Такском».

КЭП придаёт электронному документу юридическую силу, равную бумажному документу, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью (при её наличии у юридического лица или ИП), без необходимости дополнительных соглашений между контрагентами (прямое указание закона № 63-ФЗ).

Квалифицированная электронная подпись считается наиболее надёжным вариантом для любых видов ЭДО.

Внешний цифровой документооборот с использованием КЭП с контрагентами позволяет обмениваться договорами, счетами, актами, счетами-фактурами и т.п., сдавать отчётность в государственные органы, участвовать в государственных и коммерческих закупках. Такая подпись предполагает и работу с государственными информационными системами (ЕГАИС, «Честный ЗНАК», ГИС ЖКХ, ФГИС «Росаккредитация», портал «Госуслуги» и др.).

Во внутреннем ЭДО использование квалифицированной электронной подписи обеспечивает максимальную защищённость передаваемых документов.

Юридическая основа применения ЭП

Основной нормативный акт, который регламентирует применение электронной подписи в ЭДО, — упомянутый ранее закон № 63‑ФЗ. Данный документ устанавливает понятия и виды ЭП (ПЭП, НЭП, КЭП) и определяет юридическую силу электронных документов, подписанных ЭП. А также регулирует деятельность удостоверяющих центров (требования к аккредитации, выдаче сертификатов) и устанавливает требования к средствам ЭП (в частности обязательная сертификация СКЗИ для КЭП).

Помимо закона № 63-ФЗ вопросы применения электронной подписи регулируются нормативными актами:

• Налоговый кодекс РФ. Устанавливает порядок сдачи электронной отчётности (статья 80), обмена электронными счетами-фактурами (только с КЭП).
• Гражданский кодекс РФ. Признаёт юридическую силу сделок, совершённых в электронной форме с использованием ЭП (статьи 160 и 434).
• Федеральный закон от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте». Разрешает составление первичных учётных документов и отчётности, и подписание их ЭП (статьи 9 и 13).

Конкретизируют применение электронных подписей и ЭДО в различных сферах также и профильные приказы министерств и ведомств (например, приказ ФНС России от 15.11.2024 № ЕД-7-1/1041@ о форматах и порядке сдачи отчётности, приказ Минфина России 05.02.2021 № 14н об электронных счетах-фактурах и ряд других).

Основные области применения

Как было отмечено выше, электронная подпись, особенно КЭП, применяется во всех ключевых направлениях документооборота компании или ИП.

Во-первых, это документооборот с контрагентами, в который входит:

• юридически значимая переписка: письма, уведомления, претензии и др.;
• договорная работа: заключение, изменение, расторжение;
• финансовые документы: счета на оплату, акты выполненных работ или оказанных услуг, универсальные передаточные документы (УПД);
• первичные учётные документы: товарные накладные (ТОРГ-12), акты приёма-передачи, счета-фактуры.

Во-вторых, это взаимодействие с государственными органами, под которым понимаются:

• сдача электронной отчётности: налоговой (НДС, налог на прибыль и др.), бухгалтерской, страховой (СФР), статистической и других видов через операторов ЭДО с обязательным использованием КЭП;
• участие в государственных закупках, а именно в торгах на электронных торговых площадках по законам № 44-ФЗ и № 223-ФЗ (для этого также требуется КЭП);
• работа с системой маркировки товаров «Честный ЗНАК» — для регистрации в системе, оформления документов на ввод товаров в оборот, передачу и вывод из оборота также потребуется КЭП;
• документооборот с ЕГАИС «Лес», ЕГАИС «Алкоголь» и др.;
• работа с порталом «Госуслуги» для бизнеса — получение государственных услуг в электронном виде (лицензии, разрешения и т.д.).

Внутрикорпоративный документооборот:

• приказы о приёме, увольнении, отпуске, командировках, распоряжения, доверенности;
• трудовые договоры, дополнительные соглашения, заявления сотрудников;
• внутренняя отчётность и согласования;

Напомним, что для придания юридической силы внутри компании может использоваться НЭП (если это предусмотрено локальным актом) или КЭП (для максимальной защиты).

Как получить электронную подпись для ЭДО в УЦ «Такском»

Удостоверяющий центр «Такском» (аккредитован Минцифры России) – один из ведущих УЦ, выпускающих электронные подписи для бизнеса. Процесс получения КЭП в УЦ «Такском» включает следующие шаги.

Для начала необходимо выбрать тип сертификата КЭП. Определите, для каких именно задач вам нужна подпись (отчётность в ГКО, участие в торгах ЭТП, работа с ЕГАИС, маркировкой, ЭДО с контрагентами, работа на портале «Госуслуги» и др.). Компания «Такском» предлагает специализированные сертификаты под разные задачи.

Далее необходимо подать заявку. Это можно сделать онлайн на сайте «Такском», заполнив форму заявки или посетив один из офисов продаж «Такском».

Для получения сертификата КЭП на юридическое лицо или ИП потребуются документы:

• удостоверяющие личность заявителя (паспорт);
• подтверждающие полномочия заявителя действовать от имени организации или ИП (приказ о назначении, доверенность);
• свидетельство ОГРН или ОГРНИП;
• ИНН;
• СНИЛС заявителя.

Получить сертификат заявитель должен лично в офисе «Такском». В удостоверяющем центре ему выдадут сертификат КЭП (записанный на защищенный носитель – токен Рутокен или JaCarta) и соответствующий комплект документов.

В заключение

Электронная подпись — это фундамент юридически значимого и безопасного безбумажного документооборота. Понимание различий между видами ЭП (ПЭП, НЭП, КЭП), их юридической силы и областей применения критически важно для выбора правильного инструмента под конкретную задачу. Квалифицированная электронная подпись, полученная в аккредитованном удостоверяющем центре, является универсальным и надежным инструментом в цифровом документообороте внутри компании, с контрагентами, государственными органами.