Программы для электронного документооборота

• Зачем нужен электронный документооборот
• Что можно отправлять и получать посредством ЭДО
• Как выбрать систему ЭДО
• Решения от «Такском» для организаций, ИП и самозанятых

Год от года всё больше компаний, индивидуальных предпринимателей и самозанятых активно используют электронный документооборот (ЭДО) при взаимодействии между собой и с государственными органами. Почему обмен документацией в цифровом формате – это не просто хорошая и современная тенденция, а следование нормам законодательства – рассказываем далее.

Зачем нужен электронный документооборот

Что такое ЭДО? Говоря простым языком, это процесс обмена документацией в электронном виде, который ведётся в специальных сервисах или программах – системах электронного документооборота.

Кто такой оператор ЭДО? Доступ к системе электронного документооборота предоставляют специализированные компании, которые создают и поддерживают системы ЭДО, то есть операторы. Такие компании должны соответствовать ряду критериев – они определены приказом ФНС России от 08.06.2021 № ЕД-7-26/546@. В частности, оператор должен иметь лицензию от ФСБ России в соответствии с Федеральным законом «О лицензировании отдельных видов деятельности» от 04.05.2011 № 99-ФЗ, быть юридическим лицом, зарегистрированным на территории России, иметь аппаратные средства электронной подписи и комплексов для обработки и хранения данных и др.

Что такое юридически значимый электронный документооборот? Это обмен документацией в цифровом формате, который имеет такую же силу, как и бумажный. Например, подпись руководителя компании на электронном договоре поставки абсолютно идентична его собственноручной, а сам цифровой договор равнозначен по силе бумажному документу.

Кому ведение электронного документооборота в цифре предписано законодательством? ЭДО – это не просто удобство передачи документов и отсутствие необходимости хранения массива бумаг, но и инструмент, который позволяет выполнять требования законодательства. В частности, для работы с товарами, подлежащими прослеживаемости и обязательной маркировке средствами идентификации, а также для участия в госзакупках (закон № 44-ФЗ) электронный документооборот является обязательным условием. Сдача ряда налоговых документов предполагает исключительно электронную форму – декларации по НДС, годовая бухгалтерская и статистическая отчётности, а также сведения о налоге, удержанном по форме 6-НДФЛ, расчёты по страховым взносам и др.

Какие преимущества у документооборота в цифре? К неоспоримым плюсам таких систем относятся:

• экономия времени и средств (на почтовые и курьерские услуги, расходники для оргтехники, бумагу);
• лёгкость хранения, передачи, согласования и уничтожения документов;
• безопасность, защита документации от несанкционированного доступа;
• автоматизация создания и отправки;
• сдача отчётности в госорганы и её автоматическая проверка перед отправкой;
• отслеживание перемещения и понимание, на какой стадии находится подписание (настройка маршрутизации входящих и исходящих документов на ответственных сотрудников);
• простота заполнения – в системах есть подсказки, интуитивно понятный интерфейс и пошаговое создание документа.

Что можно отправлять и получать посредством ЭДО

Посредством ЭДО можно передавать любые типы документов. Это фотографии, презентации, таблицы, текстовые файлы, даже архивы данных. Перечень форматов достаточно разнообразен, и почти все операторы ЭДО предлагают обмен такого рода файлами.

Вся документация в электронном виде делится на неформализованную и формализованную. К первой категории относятся документы, созданные в произвольной форме, например, в соответствии с внутренним регламентом компании.

Формализованные документы отличаются тем, что их вид, содержание и порядок заполнения установлены государственными органами. Форматы большинства утверждены ФНС России. В частности, это приказы:

• от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ — форматы для электронных универсального передаточного документа (УПД) и счёта-фактуры;
• от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@ — электронные форматы универсального корректировочного документа (УКД), представления документа, подтверждающего согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающего в себя корректировочный счёт-фактуру, и формат представления документа, подтверждающего согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав.

При этом, согласно разъяснению ФНС России, касающегося применения электронных документов по утверждённым Федеральной налоговой службой форматам, налоговое законодательство не содержит норм, обязывающих налогоплательщика применять исключительно форматы данных первичных учётных документов, которые установлены приказом службы.

• от 28.07.2022 № ЕД-7-26/691@ — цифровой вид Акта о выполненных работах или оказанных услугах;
• от 28.07.2022 № ЕД-7-26/691@ — электронный вид Акта о приёмке выполненных работ;
• от 13.05.2022 № ЕД-7-26/405@ — цифровой вариант Акта сверки взаимных расчётов;
• от 27.08.2019 № ММВ-7-15/423@ — Акт о расхождении по форме ТОРГ-2 в цифре;
• от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@ — Товарная накладная по форме ТОРГ-12;
• от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@ — форматы электронных транспортной накладной (ЭТрН), сопроводительной ведомости и заказ-наряда (в части автомобильного транспорта);
• от 14.05.2024 № ЕД-7-26/383@ — цифровые варианты договора перевозки грузов, электронной дорожной ведомости и электронной квитанции о приёме груза для перевозки (в части внутреннего водного транспорта);
• от 13.05.2024 № ЕД-7-26/382@ — форматы электронных договора морской перевозки грузов и коносамента;
• от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@ — электронный путевой лист (ЭПЛ);
• от 13.02.2023 № ЕД-7-26/108@ — цифровой формат заказа и заявки (для автотранспорта);
• от 16.02.2023 № ЕД-7-26/115@ и от 24.03.2022 № ЕД-7-26/236@ — утвержденные, соответственно, XML и PDF/A-3 форматы представления договорного документа.

Как выбрать систему ЭДО

Выбор системы электронного документооборота, прежде всего, зависит от потребностей бизнеса. Для того, чтобы сложилось понимание того, какой IT-продукт необходим, нужно ответить на вопросы:

• вашу компанию можно назвать крупной, средней или это просто ИП без работников;
• что именно планируется перевести в цифровой формат – всю документацию или, например, только отправку отчётностей в контролирующие органы и переписку с контрагентами;
• требуется ли вам электронное согласование документов внутри компании;
• планируете ли вести кадровый документооборот в цифре;
• какими учётными системами пользуетесь;
• работаете ли с маркированной продукцией и товарами, подлежащими прослеживаемости.

То есть, исходя из целей, электронный документооборот можно поделить на:

• B2B и В2С. Это формат позволяет организациям и ИП обмениваться всей юридически значимой документацией между контрагентами и своими клиентами. Сюда относятся договоры, деловые письма, акты, счёт-фактуры, УПД и много другое.
• B2G. Это обмен между бизнесом и органами государственной власти требуемой по законодательству документацией (отчётность, декларации и т.д.).
• Внутренний. Согласование документов внутри одной организации.
• С2С. Также можно выделить обмен документацией между простыми физлицами или самозанятыми и их клиентами.

Как правило, большинство существующих на сегодняшний день систем ЭДО полностью закрывают потребности бизнеса во всех видах обмена документацией в цифровом формате.

Решения от «Такском» для организаций, ИП и самозанятых

Каким бы ни был ваш бизнес, специалисты компании «Такском» предложат IT-решение, которое полностью подойдёт под задачи вашей организации или ИП. Даже для самозанятых у «Такском» есть программные продукты, которые помогут выйти на новый уровень работы.

IT-решения «Такском» для внедрения электронного документооборота:

1. «Такском-Файлер» (В2В, В2С, С2С, внутренний). Интуитивно понятный онлайн-сервис для обмена всеми формализованными и неформализованными документами в цифровом формате. Возможность использования как веб-версии, так и мобильного приложения. В сервисе есть автоматический роуминг с другими операторами. Хранение документов обеспечено серверами «Такском». Можно создавать документы в самом сервисе или загружать из других программ. Сервис подойдёт компаниям, работающим с большим количеством контрагентов, включая крупных поставщиков и производителей, а также тем, кто работает с маркировкой и прослеживаемостью товаров. Сервис идеален для малого, среднего и крупного бизнеса. Подойдёт «Файлер» и для самозанятых.
2. «Онлайн-Спринтер» (В2G). Сервис для сдачи отчётности в госорганы реализован в виде веб-решения и доступен с любого компьютера без привязки к рабочему месту. Обладает многопользовательским режимом – можно добавлять сотрудников и разграничивать права доступа. Система сама проверит отчётность на ошибки перед отправкой и будет отслеживать её статус. Есть архив отчётности за предыдущие периоды, доступ к которому сохраняется, даже если своевременно не внесена абонентская плата, а также при переходе компании или ИП к другому оператору. Самый полный тариф включает сдачу отчётности в ИФНС, СФР (бывшие ПФР и ФСС), Росстат, Росприроднадзор и Банк России, а минимальный – только в ИФНС и СФР (по направлению ПФР). Подойдёт программа для всех типов бизнеса, включая ИП и самозанятых.
3. Решения для платформы «1С» (В2В, В2G). Это возможность обмена юридически значимыми документами прямо в привычном интерфейсе программы.
   • Станция Сканирования. Позволит вашей системе добавлять электронные накладные, QR-коды товаров, подписывать с помощью ЭП и направлять документы своим контрагентам. Программа интегрирована с Государственной информационной системой МТ «Честный ЗНАК» и решает задачу комплексной автоматизации процесса работы с маркированными товарами и ЭДО. Программа подойдёт всем типам бизнеса, которые работают с маркировкой.
   • Модуль для 1С. Устанавливается в используемую компанией или ИП версию 1С, сопрягается с сервисом «Такском-Файлер» позволяет отправлять и получать все необходимые документы, не переключаясь между программами. Данное решение позволяет избежать сложной выгрузки документов из системы 1С и загружать его в сервис ЭДО и ошибок, обеспечивает простой и быстрый переход на цифровой обмен документацией. Модуль подойдёт как малому, так и крупному бизнесу.
   • 1С-ЭДО. Встроенное решение в программы 1С, которое обеспечивает обмен в цифровом формате счетами-фактурами и другими финансово-юридическими документами с любыми контрагентами непосредственно из учётной системы 1С. Сервис закрывает потребности комплексной автоматизации ЭДО в рамках одной системы, в которой ведётся учёт (налоговый, бухгалтерский) и осуществляется хранение документации. Подходит для любого типа бизнеса.
4. «Такском-Ручка» (В2С, С2С). Сервис для быстрого подписания, отправки и получения документов. «Ручка» будет незаменима при использовании ЭДО в таких сферах деятельности, как юридические и риэлторские услуги, организация экскурсий и туризма, для деятельности микрофинансовых организаций, розничной торговли авто- и мототранспортом и др. Отличным вариантом сервис будет для покупки и продажи собственного недвижимого имущества и земли. Особенно в ситуации, когда собственник недвижимости находится в одном регионе, а объект в другом, и требуется удалённое подписание юридически значимых документов. Подойдёт для малого и среднего бизнеса, в том числе для самозанятых.

Специалисты компании «Такском» проконсультируют и помогут подключить сервис, который наилучшим образом отвечает интересам вашего бизнеса.