Развитие электронного документооборота в России. Статистика, факты, перспективы

Электронный документооборот постепенно проникает во все сферы бизнеса. Этот процесс активно набирал обороты ещё до начала пандемии в России. На данный же момент внедрение ЭДО особенно актуально, когда во многих компаниях ограничено посещение офисов.

Необходимость перехода осознана большинством российских компаний, причём переходить на такой способ обмена документами начали также субъекты малого и среднего предпринимательства, в особенности – ритейл.

Ритейлеры всё чаще отказываются от бумажного взаимодействия с поставщиками. Почему они активно переходят на ЭДО именно сейчас? Это связано с тем, что из-за режима самоизоляции многие столкнулись с невозвратом или потерей счетов, актов и других важных документов. Минимизируется и сама опасность заражения – от курьера или контакта с бумагой.

Законодательство

Применение электронного документооборота определено Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», статьей 169 Налогового Кодекса РФ, Приказом Министерства финансов от 10.11.2015 № 174н.

Уже несколько лет ЭДО внедряется в госсекторе. Летом 2017 года Правительство утвердило Программу развития экономики, рассчитанную на 8 лет. Согласно ей, к 2025 году 90 % всех межведомственных операций должно совершаться через виртуальную сеть.

Реализация программы «Цифровая экономика» является драйвером развития ЭДО в России. Перевод бумажных документов в электронный вид, использование электронной подписи – это рекомендуемый государством стандарт.

27 января 2020 года глава Министерства цифрового развития Максут Шадаев на заседании рабочей группы Госсовета по направлению «Коммуникации, связь, цифровая экономика» пояснил, что перевод документооборота бизнеса с клиентами, контрагентами и госорганами исключительно в цифровой вид должен дать экономию расходов на 1-3 %.

Законодательство по отдельным видам ЭД

Практически по каждому виду электронных документов уже есть нормативно-правовые акты, регулирующие работу с ними. Остановимся на самых распространённых в бухгалтерии.

Электронный счёт-фактура. Форма этого основного бухгалтерского документа описывается в Федеральном законе № 402 «О бухгалтерском учёте», а формат установлен Приказом ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@. Работа компаний со счетами-фактурами в России ведётся через оператора ЭДО (приказ Минфина № 174н).

Универсальный передаточный документ (УПД). Формат электронного УПД описан в Приказе ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@. С 1 января 2020 года он обязателен для использования при выставлении электронных счетов-фактур.

Транспортные и товарно-транспортные накладные. Это первичные документы, которые иногда истребует ФНС. Согласно письму ФНС от 23.03.2017 № ЕД-4-15/5364@, накладные можно использовать и подавать в цифровом виде.

Товарные накладные и акты. С 1 января 2020 года обмениваться товарными накладными ТОРГ-12 и актами, как и другой электронной «первичкой», рекомендуется с учётом требований ФНС, описанных в её Приказе от 19.12.2018.

Книги покупок и продаж. Государство не требует обязательно переводить их в электронный вид. Однако нет и прямого запрета на это. Правила ведения одинаковы как для электронных, так и для бумажных книг покупок и продаж. 

Электронный кадровый документооборот

Пандемия коронавируса подтолкнула государство и бизнес к переводу в электронный вид и кадрового документооборота. С 5 мая 2020 года вступил в силу проект Федерального закона «О проведении эксперимента по ведению отдельными работодателями электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками». Его главная цель – создать механизмы ведения и применения электронных кадровых документов и подготовить предложения об изменениях в отечественном законодательстве.

Внедрение ЭДО в сфере трудовых отношений проходит также в рамках программы «Цифровая экономика». Планируется создание механизмов использования персональных данных сотрудников в системе электронного документооборота работодателя. 

Перевод кадрового делопроизводства в электронный вид назрел давно. Документооборот на бумаге устарел и неудобен. Особенно это касается больших предприятий, где объемы кадровых документов составляют огромные массивы, хранение которых достигает 75 лет. ЭДО упростит и ускорит работу кадровых служб, а также позволит сотрудникам иметь доступ ко всем локальным нормативным актам онлайн. 

Распространение 

По предварительной оценке делового портала TAdviser, по результатам 2019 года рост рынка систем электронного документооборота составил около 7 %, а его объем – около 52 млрд рублей. Для сравнения, в 2018 году рост рынка составил порядка 5 %, а его объем достиг 48,5 млрд рублей.


По итогам 2020 года опрошенные TAdviser эксперты также ждут растущий спрос на встраивание инновационных сервисов в бизнес-процессы организаций. 

Перспективы развития
 
Подводя итог, отметим, что практически все бухгалтерские документы уже можно переводить в электронный вид. По многим из них есть утверждённые или рекомендованные форматы. Это касается актов, счетов-фактур, транспортных накладных и других. Уже сейчас бухгалтер может очистить кабинет или архив от более 90 % всех папок. В дальнейшем планируется установить форматы и других электронных документов.  

Например, разрабатывается проект электронного формата договора. Согласно статистике ФНС, договор находится на втором месте по количеству истребуемых документов, и его перевод в электронный формат позволит налоговой службе анализировать данные по сделкам в автоматическом режиме.

Чтобы безбумажный обмен документами был легитимен, достаточно использовать специализированный сервис – все операторы ЭДО гарантируют юридическую значимость этого процесса. Например, сервисы компании Такском. Через сервис оператора все действия проходят намного быстрее – счёт идёт на минуты, а не дни или недели. Сокращение расходов – тоже немаловажное преимущество ЭДО. Уменьшаются затраты на офисную технику и бумагу, на хранение и пересылку документов к контрагентам и обратно. Кроме прочего, исключается вероятность утери документа: вся информация хранится на сервере оператора.