Переход на электронный документооборот (ЭДО) — это важный шаг к повышению эффективности вашего бизнеса. Он позволяет избавиться от бумажной волокиты, ускорить процессы согласования и обмена документами, а также повысить их безопасность. Сервис «Такском-Файлер» специально разработан, чтобы сделать работу с ЭДО максимально простой.
Если организация уже подключилась к сервису ЭДО от компании «Такском», то далее необходимо пройти регистрацию — несколько несложных шагов, которые помогут быстро начать обмениваться документами с контрагентами. Что нужно для регистрации и последующей работы — рассказываем в статье.
Прежде чем начать работать в системе ЭДО, нужна небольшая подготовка. Пользователю потребуется:
Для регистрации непосредственно в сервисе ЭДО нужно сделать несколько шагов:
Обратите внимание! Если вы приобретали тарифные планы по «Отчётности» непосредственно через «Онлайн-Спринтер», на главной странице личного кабинета зайдите в меню «Сервисы» и выберите «Файлер». Введите логин и пароль, который был отправлен ранее при подключении тарифного плана по «Отчётности» («Удобный»/«Комфортный»/«Солидный) и нажмите «Войти». И далее действуйте по инструкции.
Электронный документооборот в компании предполагает работу определённого числа сотрудников в выбранной системе ЭДО. Чтобы они могли также работать с документами (создавать, подписывать с помощью КЭП, отправлять или получать), их нужно добавить в систему.
Для этого необходимо войти в личный кабинет «Такском-Файлер» под учётной записью, которая имеет права администратора или права на управление пользователями. Далее в меню сервиса нужно найти раздел «Сотрудники», перейти в него и нажать на кнопку «Добавить сотрудника».
В появившейся форме необходимо заполнить обязательные поля:
Подтвердите внесение нового сотрудника, нажав кнопку «Добавить».
После этого добавленный сотрудник получит электронное письмо с приглашением. Ему нужно будет перейти по ссылке из письма, установить свой пароль для входа в личный кабинет «Такском-Файлер», затем он сможет приступить к работе. Теперь задачи по ЭДО можно распределять внутри команды.
Чтобы обмениваться документами с другой организацией через сервис ЭДО «Такском-Файлер», нужно направить ей соответствующее приглашение как контрагенту. Для этого в личном кабинете сервиса пользователю необходимо:
Для отправки приглашений к ЭДО нескольким контрагентам нажмите «Загрузить из файла» и выберите файл с информацией по контрагентам — следуйте инструкции (шаг 4).
Сотрудник контрагента получит приглашение по email и должен будет принять его в своём личном кабинете «Такском-Файлер». Бизнес-партнёрам, которые используют продукты других операторов ЭДО, направить приглашение можно при помощи роуминга.
Кстати, в «Такском-Файлере» услуга роуминга бесплатна.
После прохождения всех подготовительных этапов — получения КЭП, настройки рабочего места, добавления сотрудников в сервис ЭДО и разграничения их прав, а также приглашения контрагентов можно начинать непосредственно обмен электронными документами.
В личном кабинете «Такском-Файлер» откройте раздел «Документы». Здесь будет отображаться история документооборота. Чтобы отправить документ, найдите и нажмите кнопку «Создать» (или аналогичную, например, «Новый документ»).
В открывшейся форме создания документа:
Документ моментально поступит в личный кабинет «Такском-Файлер» выбранного контрагента. Его сотрудники получат уведомление и смогут подписать документ своей электронной подписью со своей стороны, завершив процесс взаимодействия.
Все входящие документы от бизнес-партнёров, с которыми установлен электронный документооборот, будут автоматически появляться в разделе «Документы». Пользователю останется их просмотреть и подписать или отклонить.
У сервиса ЭДО «Такском-Файлер» есть возможность интеграции с различными с внутренними корпоративными системами организации. В частности это:
Функция автоматизации обмена API (Application Programming Interface) обеспечивает интеграцию «Такском-Файлер» с внутренними корпоративными системами организации. Через API можно потенциально автоматизировать:
Регистрация и начало работы в сервисе «Такском-Файлер» — это простая последовательность шагов, состоящая из пяти основных действий: от подготовки рабочего места (получения КЭП и установки КриптоПро) до первой отправки и получения документов.
Наличие API у «Файлера» даёт возможность интеграции с учётными системами («1С», ERP, CRM). Это следующий уровень автоматизации, позволяющий встраивать ЭДО в сквозные бизнес-процессы и минимизировать ручной труд при массовом обмене документами.
«Такском-Файлер» предоставляет все необходимые инструменты для старта и развития электронного документооборота. Использование различных функций сервиса (работа со счетами-фактурами, журналами, шаблонами) и возможности интеграции через API позволит раскрыть весь его потенциал.
Совершая действия по отправке заявки в ООО «Такском», я даю свое согласие на получение от ООО «Такском» информационных и рекламных сообщений на указанный выше мой абонентский номер и/или адрес моей электронной почты, а также выражаю свое согласие с обработкой моих персональных данных (ФИО, абонентский номер, адрес электронной почты) ООО «Такском» включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение) извлечение, использование, обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение в целях оказания мне консультации по выбору тарифа и информировании меня об услугах и продуктах ООО «Такском». Я извещен о возможности отзыва мной настоящего согласия путем обращения в ООО «Такском» и подачи заявления об отзыве согласия по утвержденной форме. Настоящее согласие действует с момента отправки мной заявления в ООО «Такском» до момента подачи мной заявления об отзыве этого согласия.
Совершая действия по отправке заявки в ООО «Такском», я даю свое согласие на получение от ООО «Такском» информационных и рекламных сообщений на указанный выше мой абонентский номер и/или адрес моей электронной почты, а также выражаю свое согласие с обработкой моих персональных данных (ФИО, абонентский номер, адрес электронной почты) ООО «Такском» включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение) извлечение, использование, обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение в целях оказания мне консультации по выбору тарифа и информировании меня об услугах и продуктах ООО «Такском». Я извещен о возможности отзыва мной настоящего согласия путем обращения в ООО «Такском» и подачи заявления об отзыве согласия по утвержденной форме. Настоящее согласие действует с момента отправки мной заявления в ООО «Такском» до момента подачи мной заявления об отзыве этого согласия.
и получайте новости первыми!