Взаимодействие бизнеса с самозанятыми продолжает набирать обороты. При этом многие компании или ИП стремятся автоматизировать бизнес-процессы, в том числе и сотрудничество с самозанятыми. В этой связи плательщикам НПД также стоит начать работу с системами ЭДО. Почему это необходимость и какие сервисы ЭДО подойдут самозанятому, — разбираем в статье.
Самозанятый или плательщик налога на профессиональный доход (НПД) — это физическое лицо, которое работает без трудового договора и платит один единственный налог по ставке 4% (если оказывает услуги физлицам) или 6% (если оказывает услуги компаниям или ИП). Статус самозанятого присваивает Федеральная налоговая служба, причём получить его можно, не посещая лично налоговую инспекцию, через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС России или мобильное приложение «Мой налог».
Взаимодействие субъектов бизнеса с плательщиками НПД постоянно растёт. Однако юридическим лицам и ИП, работающим с ними, необходимо правильно оформлять такие отношения. Учитывая, что многие субъекты бизнеса активно внедряют в работу электронный документооборот (ЭДО), который перестал быть опцией, став обязательным инструментом для ведения деятельности, всё больше компаний и ИП предпочитают цифровой формат взаимодействия и в отношениях с самозанятыми.
ЭДО с плательщиками НПД гарантирует его сторонам эффективное и безопасное сотрудничество. В чём это выражается? Безбумажный обмен документацией обеспечивает прозрачность взаимодействия, скорость расчётов и безопасность, а также полное соответствие всем требованиям ФНС России. В частности:
Кроме этого, ЭДО обеспечивает необходимое документальное подтверждение для компании:
То есть обе стороны цифрового обмена документами юридически полностью защищены.
ЭДО охватывает весь цикл документооборота с самозанятыми, оформляя ключевые для бизнеса документы:
Важно! Без правильно оформленного акта расходы на оплату услуг самозанятого не могут быть учтены при расчёте налога на прибыль организации.
Операторы ЭДО, например, компания «Такском», обеспечивают хранение всех электронных документов, соблюдая сроки, установленные законодательством (не менее 5 лет, а для некоторых документов — дольше). Архив доступен 24/7, легко структурирован, доступен поиск документов по параметрам (контрагент, дата, сумма, тип документа и др.), который занимает секунды.
Процесс подключения самозанятого к электронному документообороту достаточно простой.
Для начала плательщику НПД необходимо получить квалифицированную ЭП (КЭП). Сделать это можно в аккредитованном удостоверяющем центре, например, в УЦ «Такском». КЭП записывается на защищённый носитель (Рутокен, JaCarta).
Далее самозанятый регистрируется в сервисе выбранного оператора ЭДО. Это может быть тот же оператор, что и у заказчика. Однако фрилансеру-исполнителю необязательно регистрироваться у того же оператора, что и компания-заказчик, если операторы поддерживают роуминг. Большинство крупных операторов ЭДО, включая «Такском», такую функцию поддерживают, а значит, независимо от того, какой сервис безбумажного обмена документами выберет плательщик НПД, юридически значимый документооборот с контрагентами возможен.
Самозанятый создаёт учётную запись в системе ЭДО, например, в онлайн-сервисе «Такском-Файлер», указывает свои данные (ИНН) и привязывает КЭП.
Типы электронных подписей различаются по своему назначению и возможности обеспечивать юридически значимый документооборот.
| Тип электронной подписи | Устройства / Способы | Формат документа | Применение в работе с самозанятыми | Статус документа |
|---|---|---|---|---|
| Квалифицированная (КЭП) | Рутокен, JaCarta, NFC-карта (смартфон), облако (через специальные приложения) | Юридически значимый электронный документ | Основной тип. Обязательна для: договоров ГПХ, дополнительных соглашений, актов выполненных работ, счетов на оплату. Гарантирует юридическую силу, равную бумажному документу | Полноценная замена бумажному |
| Неквалифицированная (НЭП) / Простая ЭП (ПЭП) | Приложение «Госключ», пара: логин и пароль + СМС в системе ЭДО | Подтверждение совершаемого действия или операции | Ограниченное применение. Удобна для: внутренней деловой переписки, согласования ТЗ или спецификаций, подтверждения ознакомления с информацией. Неприменима для договоров, актов, допсоглашений и счетов — не даёт юридической силы для целей налогового учёта расходов компании | Не заменяет КЭП для первички |
Кстати, компания «Такском» предлагает самозанятым варианты решений, которые позволяют им обмениваться всеми необходимыми документами посредством ЭДО.
Использование сервисов ЭДО для работы с самозанятыми исполнителями даёт бизнесу конкурентные преимущества.
Снижение затрат. Полный отказ от бумаги, печати, конвертов, почты или курьеров, физических архивов. Экономия на канцелярии, обслуживании принтеров, аренде площадей под архив.
Ускорение процессов в разы. Документооборот сокращается с дней и недель до минут и часов. Ускоряется подписание договоров и актов, запуск проектов, согласование изменений (допсоглашений) и выплата вознаграждений (сразу после подписания акта).
Возможность массовой работы и простота масштабирования. ЭДО позволяет централизованно управлять тысячами документов с большим числом самозанятых исполнителей. Шаблоны, автоматические маршруты согласования, массовая рассылка на подпись.
Повышение надёжности и снижение рисков. Гарантированная доставка документов, защита от потери и подделки, неоспоримое доказательство факта подписания и отправки. Надёжный архив.
Улучшение имиджа и привлекательность для исполнителей на НПД. Работа через современные цифровые сервисы повышает репутацию компании и делает её более привлекательной для самозанятых.
Гарантия соответствия требованиям ФНС России. Минимизация рисков непризнания расходов и доначисления налогов благодаря наличию правильно оформленных электронных первичных документов.
В начале упоминалось о том, какими документами могут обмениваться самозанятые исполнители со своими заказчиками — юридическими лицами и ИП через сервисы ЭДО. Рассмотрим подробнее значение наиболее важных из них.
Это основной документ, устанавливающий правоотношения заказчика и исполнителя. В нём фиксируют предмет (конкретные работы или услуги), сроки, цену, порядок сдачи-приёмки, ответственность. В электронном виде такой документ должен быть подписан КЭП с обеих сторон.
В договоре обязательно должны быть зафиксированы ИНН самозанятого, указание на его статус НПД (например, «Исполнитель, являющийся плательщиком налога на профессиональный доход»), чёткое описание работ или услуг, которые не являются трудовой функцией (иначе это признают трудовыми отношениями со всеми вытекающими последствиями).
Для компании или ИП наличие договора является подтверждением взаимоотношений и юридическим основанием для выплат.
Роль акта для компании сложно переоценить, поскольку это ключевой закрывающий документ для заказчика. Акт подтверждает факт выполнения работ или оказания услуг в соответствии с договором, их объём и качество выполнения, приёмку результата заказчиком.
Акт является основанием для окончательного расчёта с исполнителем. В системах ЭДО такой электронный документ, как и договор, должен быть подписан КЭП.
Напомним, что акт является первичным учётным документом для компании (статья 9 ФЗ № 402 «О бухучёте»). Без него расходы на оплату услуг самозанятого не могут быть учтены в целях налогообложения прибыли.
Для самозанятого основной документ для ИФНС — чек, сформированный в приложении «Мой налог» при получении оплаты. А вот акт для него — документ необязательный. Его оформление оговаривают при заключении договора, поскольку для компаний он критически важен.
Электронный документооборот позволяет автоматизировать бизнес-процессы в работе компании и ИП, включая работу с самозанятыми. Он обеспечивает безопасность, корректное оформление договоров ГПХ, актов и допсоглашений, гарантирует их юридическую силу.
Подключение самозанятых к ЭДО через получение КЭП и регистрацию у оператора электронного документооборота — простой и отработанный процесс. Решения, как, например, у компании «Такском», делают внедрение и использование ЭДО максимально доступным.
и получайте новости первыми!