Составляем оптимальное соглашение об ЭДО с контрагентом

Электронный документооборот в России в последние годы стремительно развивается в очень разных областях. Стимулирует процесс государство, которое заинтересовано в унификации документооборота, его оцифровке, направлении по определенным каналам электронного взаимодействия. С планами развития ЭДО в хозяйственной деятельности можно ознакомиться: решением президиума Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности (протокол от 25.12.2020 № 34) утверждена Концепция развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности. Одна из главных целей – заинтересовать организации и ИП в переходе на ЭДО.

По отдельным направлениям электронный документооборот стал обязателен. Так, в поле зрения бухгалтера обязательный ЭДО в сфере оборота товаров, подлежащих маркировке средствами идентификации, товаров, подлежащих прослеживаемости; давно в обиход вошла электронная отчетность. При этом даже императивные нормы очень многие компании и ИП продолжают игнорировать, а попытки перейти на электронное взаимодействие с контрагентами ярко иллюстрируют всю степень неосведомленности о заложенных в законодательстве правилах.

Отдадим должное одному очень существенному вопросу, который необходимо проработать на стадии внедрения электронного документооборота с бизнес-партнерами: чтобы в дальнейшем можно было в электронной форме заключать сделки, обмениваться юридически значимыми сообщениями, закрывающими документами, начинать надо с заключения с контрагентом соглашения об ЭДО.

Всегда ли обязательно соглашение

Любые условия стоит закреплять соглашением лишь тогда, когда они не вменены законом или нормативно-правовым актом. Например, ст. 169 НК РФ (п. п. 1, 1.1, 1.2, 6) однозначно установлено, что при обороте товаров, подлежащих прослеживаемости, счета-фактуры должны выставляться исключительно в электронной форме. Продавец обязан обеспечить направление такого документа покупателю по ТКС через оператора ЭДО, а покупатель, в свою очередь, обязан обеспечить получение счета-фактуры по этому каналу связи. Сам счет-фактура должен соответствовать утвержденному формату и подписан должен быть усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя организации либо иного уполномоченного на это лица. Если электронное взаимодействие будет ограничено только этой сферой, то и соглашение не требуется: нет альтернатив, которые могли бы предпочесть стороны, глобально нечего согласовывать. Нет, конечно, и здесь можно найти, о чем договориться: о выборе конкретного оператора ЭДО, чтобы избежать тисков роуминга, о способе передачи доверенностей на уполномоченных лиц, о действиях в случае сбоев связи и т.п. Но это уже факультативно и может фиксироваться допсоглашением.

Правда, практика показывает, что уровень «культуры ЭДО» сейчас таков, что стоит оговаривать даже самые банальные условия, потому что никогда неизвестно какие идеи могут посетить контрагента и удастся ли потом убедить его, что он неправ, а ведь на карту поставлена действительность оправдательных и первичных документов, счетов-фактур, очень высоки налоговые риски и риски хозяйственных споров между контрагентами. И тем не менее закрепим такой вывод: если закон четко регламентирует все существенные вопросы электронного взаимодействия определенного вида, отдельное письменное соглашение между компаниями не обязательно, в противном случае оно потребуется.

Иногда довольно будет согласия действием. Так, по общему правилу (исключение мы уже назвали выше) счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки. Все ключевые вопросы оборота электронными счетами-фактурами определены НК РФ, Приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи», Приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ «Об утверждении формата счета-фактуры, формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме». В такой ситуации заключать отдельное соглашение об обмене электронными счетами-фактурами не обязательно. Согласие сторон можно выразить делом (Письмо Минфина РФ от 01.08.2011 № 03-07-09/26, Письмо ФНС России от 24.10.2018 № ЕД-4-15/20755): одна сторона направила, а другая приняла электронный документ, не выразив никаких претензий по схеме документооборота.

В иных случаях обязательность соглашения об ЭДО предусмотрена законом. Если стороны намерены использовать простые или усиленные неквалифицированные подписи, то для придания документам, заверяемым ими, юридической силы п. 2 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи» требует заключить соглашение. Налоговики в Письме от 10.04.2020 № ЕА-4-15/6118@ указали: когда речь идет об электронной первичке, инспекторы вправе запросить упомянутое соглашение, чтобы удостовериться в действительности такой документации. Легализовать специальным соглашением документы, подписанные УКЭП, излишне: они и так равнозначны документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью и могут применяться в любых правоотношениях (п. 1 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ). В то же время соглашением сторон могут быть урегулированы многие другие вопросы, относящиеся к ЭДО.

Оставьте заявку, если возникли вопросы.

Какие положения стоит включить в соглашение

Соглашение может быть заключено как в виде отдельного документа, так и в виде дополнительного соглашения к действующему договору или в виде раздела основного договора.

Содержательную часть стороны преимущественно определят самостоятельно – в зависимости от того, что для них существенно, но есть и обязательные положения.

При составлении текста соглашения стоит руководствоваться нормами Федерального закона № 63-ФЗ, ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете», п. 17 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот у бухучете», а также весьма содержательными Методическими рекомендациями по порядку обмена электронными документами между хозяйствующими субъектами или физическими лицами (утв. ФНС России, далее – Методрекомендации ФНС) или на сайте ФНС России с главной страницы перейдите в раздел «Деятельность», выберите опцию «Иные функции ФНС России», далее – «Электронный документооборот» и перейдите на страницу «База знаний»). 

Итак, в соглашении с контрагентом об ЭДО оговорите: 

1. Могут ли стороны сочетать электронный документооборот с бумажным и в каких рамках. То есть, не возбраняется ли во взаимоотношениях с одним и тем же покупателем выставлять часть счетов-фактур, накладных, актов и т.п. на бумаге, а часть - в электронном виде, но вот дублирования (задваивания) электронных документов на бумаге (и наоборот) следует избегать, поскольку возникнут вопросы какой из документов подлинник, какой датой он выдан/получен и т.п. Например, в отношении счетов-фактур эта дилемма решена так (п. 24 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме, утв. Приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н): при невозможности направить счет-фактуру в электронной форме в адрес покупателя, продавец направляет покупателю тот же счет-фактуру с теми же показателями на бумажном носителе, лишь дополняет его подписью главного бухгалтера организации; дальнейшее перевыставление этого счета-фактуры в электронной форме не допускается.

2. Могут ли стороны обмениваться электронными документами только через оператора ЭДО или (в не запрещенных законом случаях) и без его участия (с помощью электронной почты, посредством личного кабинета одного контрагента на сайте другого и т.д.). Допустимые каналы ЭДО следует обозначить (например, указать адреса электронной почты для направления юридически значимых сообщений (если применимо)).

3. Перечень форматов электронных документов, подлежащих обмену. Помните, что есть вмененные законом и утвержденные органами власти форматы, которые нельзя игнорировать (например, формат счетов-фактур, УПД). В остальном стороны вольны выбирать. Степень детализации информации в этом разделе может быть различной: от общих слов до исчерпывающего перечня допустимых форматов файлов и даже оговорки о характере прикрепления ЭП к документу (открепленная или прикрепленная).

4. Способы создания, направления и получения электронных документов, способы подтверждения отправления и получения электронного документа. Это актуально для случаев, которые не регламентированы НПА. Например, согласно п. п. 8 и 9 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме, утв. Приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н, счет-фактура считается выставленным продавцом покупателю, если продавцу поступило соответствующее подтверждение от его оператора ЭДО, а полученным покупателем он будет считаться, если тому поступило соответствующее подтверждение от его оператора ЭДО. Нужно ли переписывать эти правила в соглашение, нужно ли просить покупателя пересылать продавцу подтверждение оператора ЭДО – решать вам. Когда же ЭДО организован без участия специализированного оператора, ФНС рекомендует предусматривать в соглашении стандартные стадии работы с электронными документами. В любом случае ознакомьтесь с разделами 3 «Обмен электронными документами без участия операторов электронного документооборота» и 4 «Обмен электронными документами через операторов электронного документооборота» Методрекомендаций ФНС и определите, какой объем описанных там правил включить в соглашение с контрагентом.

Если стороны применяют многосторонние электронные документы, стоит согласовать очередность их направления и подписания сторонами (в случаях, не регламентированных законом или НПА).

Укажите, что при обмене многосторонними документами допускается использование только одного канала электронного взаимодействия, а финальная версия электронного документа, подписанная всеми участниками, должна быть получена каждой стороной (п. 1.9 Методрекомендаций ФНС, Письмо ФНС России от 23.04.2018 № ЕД-4-15/7760).

Целесообразно оговорить в соглашении и вопрос направления и подписания связанных между собой электронных документов (пакетов электронных документов). При этом необходимо руководствоваться нормой п. 4 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ.

5. Виды электронных подписей, используемых при создании электронных документов. Ст. 4 (п. 1) Федерального закона № 63-ФЗ гарантирует участниками электронного взаимодействия право использовать электронную подпись любого вида по своему усмотрению, если требование об использовании конкретного вида электронной подписи не предусмотрено федеральными законами или НПА либо соглашением между участниками электронного взаимодействия. Казалось бы, не надо поднимать этот вопрос в соглашении: зачем ограничивать свои возможности? Однако тут есть два «но»: во-первых, п. 17 ФСБУ 27/2021 требует, чтобы виды электронной подписи первичных учетных документов, составляемых в виде электронного документа экономическим субъектом совместно с другими участниками электронного взаимодействия, определялись соглашением экономического субъекта с данными лицами. Во-вторых, чем менее зарегулирован будет этот вопрос, тем более широкое поле останется для потенциально конфликтных ситуаций. Куда лучше даже просто зафиксировать, что может использоваться любой вид ЭП, не запрещенный законом, чем обойти этот вопрос молчанием. Можно установить и более жесткие правила: когда подойдет простая ЭП, когда – усиленная неквалифицированная, а когда не обойтись без УКЭП.

Скажем, решено использовать электронные УПД со статусом «1». Документ состоит из двух файлов обмена – по одному со стороны продавца и покупателя (п. 2 Формата, утв. Приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@). Файл продавца подписывается УКЭП лица, отвечающего за подписание счетов-фактур, а также электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни (это не обязательно УКЭП и вид этой подписи лучше согласовать с контрагентом). Файл покупателя подписывается электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни со стороны принимающего экономического субъекта (вид этой подписи также лучше оговорить в соглашении).

Еще одну оговорку по этому разделу соглашения находим в п. 3 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ: соглашением между участниками электронного взаимодействия могут быть предусмотрены дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью. Дело в том, что по общему правилу, если применена усиленная электронная подпись, то документ и так равнозначен документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью, но ведь не на всякую собственноручную подпись поставишь печать. В организации по этому поводу может быть свой регламент и придется ограничить круг подписантов таких документов или установить какие-то еще «контрольные точки».

6. Порядок определения полномочий подписантов, отличных от лиц, имеющих право действовать от имени организации без доверенности. Этот вопрос должно осветить особенно четко, учитывая, что при применении УКЭП правила тут изменены с 2022 г. Аккуратно составить этот раздел помогут пп. 1 и 2 п. 1 ст. 17.2, ст. 17.3 Федерального закона № 63-ФЗ, п. п. 2.4, 2.6, 2.7 ст. 3 Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ (в ред. от 30.12.2021) и п. 3 ст. 4 Федерального закона от 30.12.2021 № 443-ФЗ. Сообразно обстоятельствам и в зависимости от вида используемой ЭП (простая, усиленная неквалифицированная или квалифицированная), момента получения сертификата ключа проверки УКЭП уполномоченного лица, нужно оговорить когда такие подписанты могут действовать на основе приказа о праве подписи без доверенности, когда понадобится бумажная доверенность, когда – машиночитаемая (электронная) и каким образом доверенность (или, возможно, в отдельных случаях, выписка из приказа о праве подписи) будет предоставляться контрагенту. Например, в силу пп. 2 п. 2 ст. 17.2 Федерального закона № 63-ФЗ представление машиночитаемой доверенности осуществляется посредством ее включения в пакет электронных документов, если иной порядок не предусмотрен соглашениями при взаимодействии юридических лиц и индивидуальных предпринимателей между собой. Т.е. допустим альтернативный вариант: машиночитаемая доверенность может быть предварительно направлена контрагенту в порядке, предусмотренном соглашением, и тогда ее не потребуется прилагать к каждому подписанному документу.

7. Возможность шифрования электронных документов при обмене ими. Шифрование недопустимо, если:

НПА установлен запрет на шифрование информации;

• выставлен электронный счет-фактура (УПД), содержащий реквизиты прослеживаемости (п. 7 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме, утв. Приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н);

• в договоре стороны, составившей электронный документ, с ее оператором ЭДО имеется поручение оператору проводить проверку документа по тем или иным параметрам.

Остальное – на усмотрение сторон. 

8. Порядок определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи (если таковые применяются) (п. 2 ст. 6, пп. 1 п. 2 ст. 9 Федерального закона № 63-ФЗ).

9. Порядок проверки неквалифицированных электронных подписей, используемых при создании электронных документов (п. 2 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ) и порядок уведомления о результатах проведенных проверок электронной подписи и электронного документа.

10. Требования к обеспечению конфиденциальности передаваемых электронных документов и конфиденциальности используемых подписантами ключей ЭП, а также порядок действий в случаях нарушения оной (пп. 2 п. 2 ст. 9, пп. 2 п. 1 Федерального закона № 63-ФЗ). 

11. Порядок действий в форс-мажорной ситуации. Например, как и в какие сроки при отказе каналов электронного взаимодействия следует уведомить контрагента о технической проблеме, каким путем формировать, подписывать и передавать документы до ее разрешения. 

12. Перечень лиц, ответственных за организацию ЭДО и разрешение форс-мажорных ситуаций. 

13. Другие положения, которые считаете важными при организации ЭДО с партнерами.

Скачать образец соглашения об ЭДО между контрагентами можно ниже.