Стандарты электронного документооборота (ГОСТ)

• Стандарт требований к метаданным ГОСТ Р 7.0.109-2024
• Стандарт технических требований к электронному сообщению: ГОСТ Р 53898-2013
• Дополнительные ГОСТЫ, регулирующие ЭДО в России
• ГОСТ Р 7.0.97-2016
• ГОСТ Р 7.0.95-2015
• ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007
• ГОСТ Р 7.0.8-2013
• ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008
• Значение стандартов электронного документооборота

Стандарты ЭДО, регулирующие работу с электронными документами, включают в себя несколько ГОСТов. Они утверждаются приказами Росстандарта, устанавливают правила для обмена, хранения и обработки ЭД, включая требования к форматам, метаданным, структурам сообщений и взаимодействию систем. Рассмотрим основные ГОСТы, регулирующие ЭДО.

Важно! Для юридической значимости ЭДО обязательно соблюдение требований Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Стандарт требований к метаданным ГОСТ Р 7.0.109-2024

Этот федеральный стандарт утверждён и введён в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 29.02.2024 № 265-ст. Он устанавливает требования к метаданным электронных документов (ЭД), включая их структуру, форму, состав и содержание, что важно для правильного управления и поиска в системах ЭДО.

Требования стандарта направлены на поддержку разработки систем электронного документооборота, систем хранения ЭД в архивах организации, информационных систем, обеспечивающих учёт документации, в которых реализованы процессы жизненного цикла ЭД на основании единого подхода. Разработан ВНИИДАД, действует с мая 2024 года.

Цели создания стандарта:

1. Унификация процессов. Стандарт определяет логическую структуру и состав метаданных для всех этапов работы с ЭД: от создания до передачи в архив или уничтожения. Помогает избежать разночтений при интеграции разных систем электронного документооборота (СЭД) и архивных систем.
2. Соответствие законам. Организации обязаны обеспечивать сохранность ЭД (в т. ч. подписанных ЭП) в течение установленных сроков (до 10 лет в СЭД, далее — в системах хранения ЭД). Требуется ведение номенклатуры дел и описей для учёта документации.
3. Повышение прозрачности. Метаданные должны фиксировать все изменения и перемещения, чтобы исключить потерю данных или несанкционированные правки.

Ключевые требования:

1. Организация метаданных. Создание словаря метаданных. Неизменяемость зарегистрированных данных. После регистрации документа его метаданные нельзя редактировать, но можно дополнять (например, отметками о перемещениях). В СЭД должен быть справочник, где хранится информация о классах ЭД (организационные, процессы, участники); об атрибутах (обязательные/дополнительные, способы заполнения); о связях между документами и процессами.
2. Логическая схема метаданных. Стандарт выделяет 4 основных формата документов: организационные (регламенты, инструкции, ГОСТы, законы); процессы (жизненный цикл: создание, согласование, подписание, передача в архив); файлы, проходящие через СЭД; участники (роли сотрудников, контрагентов, подписантов).
3. Интеграция с внешними системами. Для некоторых полей метаданных обязательно использование классификаторов (например, ОКУД, ОКВЭД), справочников госорганов (ФНС России, Росархива).

Стандарт технических требований к электронному сообщению: ГОСТ Р 53898-2013

Национальный стандарт РФ утверждён и введен в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.11.2013 № 1465-ст. Он устанавливает технические требования к формам электронных сообщений для взаимодействия систем управления документами (СУД) и обеспечения их совместимости.

Ключевые положения:

1. Формат электронного сообщения. Сообщение — набор файлов, включает обязательный XML-паспорт (DocInfo.xml для документов, Report.xml для отчётов). Опциональный XML-конверт содержит унифицированные блоки данных и входит в состав электронного сообщения в качестве необязательной части.
2. Структура XML-паспорта. Заголовок: идентификаторы, тип сообщения, данные отправителя/получателя. Зоны данных (формат DocInfo: документы, поручения, подписки; формат Report: уведомления, статусы обработки, отчёты). Поддерживается шифрование и ЭП.
3. Типы сообщений. DocInfo.xml: передача документов (основных, проектов, приложений), поручений, подписок на уведомления. Report.xml: подтверждение доставки, ошибки, статусы исполнения, отчёты о работе.
4. Требования к данным. Реквизиты (регистрационные номера, даты, авторы, адресаты), описания файлов в паспорте, подробные XML-схемы для элементов (даты, строки, перечисления).
5. Взаимодействие систем. Обмен между независимыми СЭД при условии наличия регистрационно-контрольных форм. Поддержка двустороннего формата взаимодействия: запрос → ответное уведомление.

Дополнительные ГОСТЫ, регулирующие ЭДО в России

ГОСТ Р 7.0.97-2016

Система правил по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительный документооборот. Оформление документов: уставы, приложения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки. Состав реквизитов, правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий, требования к электронным подписям и форматам служебных документов. Применяется в делопроизводстве в госорганах и коммерческих организациях.

ГОСТ Р 7.0.95-2015

Основные виды ЭД, выходные сведения, технологические характеристики: классифицирует ЭД (текстовые, аудио, мультимедиа), устанавливает требования к метаданным и форматам, регламентирует выходные сведения (идентификаторы, авторы, технические параметры). Стандарт предназначен для организаций, осуществляющих библиотечно-информационную деятельность, органов научно-технической информации, организаций, официально выпускающих в публичное обращение электронные документы с целью их массового использования.

Не распространяется на:

• электронные документы и формы сферы управления и производства;
• документы, требующие электронную подпись;
• компьютерные программы, ЭД и данные, предназначенные исключительно для компьютерной обработки;
• финансовые документы.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007

Управление документами любого вида и формата для внутреннего и внешнего использования в государственных, коммерческих и общественных организациях. Данный стандарт не распространяется на управление архивными документами, хранящимися в архивных учреждениях. Общие требования (адаптация ISO 15489): принципы жизненного цикла ЭД (создание, хранение, уничтожение), требования к аутентичности, целостности и надёжности.

ГОСТ Р 7.0.8-2013

Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: стандартизирует ключевые понятия документооборота, в том числе виды ЭД, ЭП, СЭД.

ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008

Принципы поддержки и управления ЭД и метаданными в любой системе хранения организации.

Данные федеральные ГОСТы формируют комплексную основу для организации юридически значимого документооборота в РФ.

Значение стандартов электронного документооборота

Использование стандартов ЭДО помогает предприятиям и организациям обеспечить надлежащую организацию электронного документооборота, в том числе:

• интеграцию с внешними системами (обеспечивает взаимодействие с другими системами, например, с бухгалтерией или управлением персоналом);
• архивирование документов (определяет требования к хранению электронных документов, обеспечивая их сохранность и доступность);
• обеспечение юридической силы (устанавливает правила и форматы для электронных подписей, что гарантирует юридическую силу электронных документов).

Таким образом, стандарты ЭДО играют ключевую роль в организации работы с электронными документами, обеспечивая надёжность, безопасность и соответствие с требованиями закона.