Судебная практика применения электронных документов

Электронный документооборот настолько прочно вошел в нашу жизнь, что представить себе взаимоотношения с контрагентами, кредитными учреждениями, органами власти без применения тех технических средств, к которым мы так привыкли, уже просто невозможно.

Новые технологии приходят и в нашу систему судопроизводства. Теперь на официальных сайтах арбитражных судов можно быстро получить информацию о движении дел, дате, времени и месте судебного рассмотрения, в режиме реального времени узнать о принятом решении, а в банке данных можно ознакомиться с текстами практически всех решений арбитражных судов.

В качестве примеров реализации электронного правосудия можно привести возможность подачи в электронном виде исков, регистрации заявлений, представления отзывов на иски посредством заполнения специальной формы, размещенной на официальном сайте арбитражного суда в Интернете. В настоящее время также проводятся заседания с помощью видеоконференций, производится отправка дополнительных уведомлений участникам судебного процесса через Интернет или посредством смс-сообщений.

Другие необходимые для судопроизводства документы, в том числе письменные доказательства, также могут представляться в арбитражный суд в электронном виде. В настоящее время электронное делопроизводство в суде пока остается альтернативой традиционному бумажному делопроизводству. Следовательно, за сторонами сохраняется право выбора способа подачи того или иного документа. 

Порядок подачи документов в арбитражные суды РФ в электронном виде

В соответствии с п. 1 ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (далее — АПК РФ) письменными доказательствами являются содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для дела, договоры, акты, справки, деловая корреспонденция, иные документы, выполненные в форме цифровой, графической записи или иным способом, позволяющим установить достоверность документа.

Документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием сети Интернет, а также документы, подписанные электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены АПК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором, либо определены в пределах своих полномочий Верховным Судом Российской Федерации (п. 3 ст. 75 АПК РФ).

Согласно Временному порядку подачи документов в электронном виде в Верховный Суд РФ (утв. Президиумом Верховного Суда РФ 05.11.2014) все документы должны быть отсканированы в формате Adobe PDF в черно-белом либо сером цвете (качество — не менее 200 точек на дюйм), обеспечивающем сохранение всех аутентичных признаков подлинности, а именно: графической подписи лица, печати, углового штампа бланка (если приемлемо), а также исходящего номера и даты заявления. Размер файла не должен превышать 10 Мб. Аналогичные требования содержатся и в Постановлении Президиума ВАС РФ №80 от 08.11.2013. «Об утверждении Порядка подачи документов в арбитражные суды Российской Федерации в электронном виде».

Документы, полученные посредством электронной или иной связи, могут заверяться электронной подписью, а могут и не быть заверены. В любом случае указанные документы будут признаны письменными доказательствами, если они составлены и использованы в случаях и в порядке, которые установлены АПК РФ. Документы, представляемые в арбитражный суд и подтверждающие совершение юридически значимых действий, должны соответствовать требованиям, установленным для данного вида документов.

Широкая трактовка способов, устанавливающих достоверность документа, позволяет включать в состав письменных доказательств обширный перечень различных документов, в том числе в электронной форме. Во всем многообразии электронных документов необходимо различать два типа отличных друг от друга письменных доказательств:
— электронные копии бумажных документов (сканированные образы), переписка с контрагентами по электронной почте и другие документы без электронной подписи;
— электронные документы, подписанные электронной подписью, которые являются оригиналами этих документов.

На последнем типе электронных документов остановимся подробнее.

Электронные документы с электронной подписью, представляющиеся в качестве письменных доказательств в суд, имеют ряд своих отличительных особенностей:
— Оригиналом такого документа является именно его электронный формат, тогда как распечатка электронного документа на бумаге в данной ситуации будет признаваться уже его копией, ведь изначально документ создавался и подписывался электронным способом. В Постановлении Президиума ВАС РФ от 20 сентября 2011 года №5365/11 указано, что в соответствии с действующим законодательством и условиями договора между контрагентами не предусмотрено представление электронных документов на бумажном носителе с проставлением каких-либо штемпелей, поскольку сама сущность такого документа заключается в его электронной форме.
— Вопрос о том какая именно копия электронного документа (только первая, либо и все последующие) является его подлинником, на настоящий момент не урегулирован.

Логично предположить, что подлинниками электронного документа будут признаваться все его экземпляры при условии идентичности их содержания. Вопрос о подлинности копий электронного документа может стать действительно актуален в том случае, когда различные его копии будут содержать отличные друг от друга сведения. В таком случае отличные документы будут исследоваться с учетом времени их создания и внесения в них изменений.

В настоящее время законом не предусмотрено более надежного средства идентификации и аутентификации документа, как его составление в электронной форме с подписанием электронной подписью. И в тех многочисленных случаях, когда стороны надлежащим образом предусмотрели использование электронных документов в их взаимоотношениях, суды, в том числе и высшие судебные органы, признают доказательственное значение за электронными документами, подписанными в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи».

Оставьте заявку, если возникли вопросы.

На что стоит обратить внимание, чтобы Ваш электронный документ стал неоспоримым доказательством в суде

1. С контрагентом необходимо заключить соглашение об использовании электронного документооборота

Законодательством не предусмотрен способ заключения между сторонами соглашения на обмен электронными документами. Поэтому такое согласие может быть оформлено с учетом сложившихся обычаев делового оборота, в том числе посредством подписания соответствующего соглашения в письменной форме, либо выполнения определенных действий, свидетельствующих о согласии сторон на электронное взаимодействие.

Соглашение об электронном сотрудничестве необходимо заключить еще до начала самого обмена документами. Кроме того, в самом соглашении нужно предусмотреть, какие документы и какие действия разрешены при обмене в электронном формате. Более того в соглашении необходимо не только предусмотреть порядок обмена конкретными документами, а придать такому обмену юридическую значимость. В результате проведения подобных действий ваша переписка с контрагентом будет восприниматься судом как надлежащее доказательство ведения работ (услуг), а не просто как обмен информацией в электронном виде.

Аналогичное мнение высказано в Определении ВАС РФ от 22.07.2014 №ВАС-8833/14 по делу №А60-24911/2013, согласно которому было признано правомерным перечисление банком денежных средств на основании платежных поручений клиента, подписанных электронной подписью в порядке, установленном соглашением сторон об обмене электронными документами, когда открытый ключ аналога собственноручной подписи (АСП), относящийся к электронной подписи клиента, не утратил силу и действовал на момент проверки; средствами проверки АСП была подтверждена подлинность АСП в электронном документе. АСП использовалась в соответствии со сведениями, указанными в Регистрационной карточке открытого ключа АСП, средствами в автоматическом режиме с фиксацией результата проверки электронным способом.

2. При подписании документа лучше использовать усиленную квалифицированную подпись

Усиленную квалифицированную электронную подпись отличает от обычной электронной подписи использование сертификата ключей проверки, созданных аккредитованным удостоверяющим центром. Согласно ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи» информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случаев, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

При обмене электронными документами одна сторона сделки не может присутствовать при подписании документа другой стороной, соответственно не может и отвечать, более того, знать, кто в действительности поставил электронную подпись со стороны контрагента. Даже если в дальнейшем будет установлена подмена лица, подписавшего документ, получатель такого документа не должен за это отвечать.

Такое мнение было высказано в Постановлении Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 6 марта 2013 года №17АП-1366/2013-ГК, согласно которому использование ключей электронной подписи связано с действиями только того лица, кто является владельцем сертификата этих ключей подписи.

3. Установить уполномоченных представителей сторон сделки, наделенных правами электронной подписи соответствующих документов

Особенное внимание при электронном взаимодействии с контрагентами следует уделять полномочиям лиц, ставивших свою электронную подпись на электронном документе.

Подписывать электронный документ своей электронной подписью от имени организации может либо руководитель этой организации, либо иное лицо, обладающее своей электронной подписью и уполномоченное подписывать соответствующие электронные документы в соответствии с приказом и/или доверенностью.

При получении электронного документа от своего контрагента необходимо проверить подлинность усиленной квалифицированной электронной подписи, поставленной на этом документе. А это значит, необходимо сопоставить электронную подпись подписанта электронного документа с фамилией и инициалами владельца квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи.

Дополнительные подтверждения правомерности электронного документооборота

В дополнение ко всему вышесказанному хочу отметить, что наличие электронного документа от контрагента также обеспечивает Вам возможность получить дополнительные доказательства правомерности Ваших действий. Так, чтобы повысить достоверность электронного документа как доказательства, можно представить в суд следующие подтверждающие документы:

— Пояснение свидетеля, в том числе в письменном виде, являющегося сотрудником организации, от имени которой подготовлен электронный документ, либо сотрудником организации, получившим такой документ (Постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 2 июля 2013 года №Ф07-3872/13 по делу №А56-2804/2012).

В соответствии с п. 2 ст. 88 АПК РФ арбитражный суд по своей инициативе может вызвать в качестве свидетеля лицо, участвовавшее в составлении документа, исследуемого судом как письменное доказательство. В рамках данной нормы может быть вызвано также и лицо, получившее электронный документ, ведь, как правило, законодательство требует от нас двухстороннего подписания документа.

Кроме того, инициатива вызова такого свидетеля может исходить не только от суда, но и от любой стороны судебного разбирательства. Ведь согласно п. 1 ст. 56 АПК РФ свидетелем является лицо, располагающее сведениями о фактических обстоятельствах, имеющих значение для рассмотрения дела, а право заявлять ходатайство о вызове свидетелей предоставлено всем лицам, участвующим в деле (п. 1 ст. 88 АПК РФ).

— Подтверждение, полученное от оператора электронного документооборота об отправке соответствующего файла электронного документа.

Подтверждение оператора электронного документооборота будет подписано усиленной квалифицированной электронной подписью представителя оператора. В таком подтверждении указываются дата и время поступления файла электронного документа в адрес оператора электронного документооборота. Такое подтверждение будет важным доказательством достоверности электронного документа при судебных разбирательствах. Кроме того, в соглашении об осуществлении электронного документооборота с контрагентом можно предусмотреть для получающей стороны обязанность по отправке извещения о получении ею электронного документа. В извещении будут указываться дата и время получения такого документа.

В таком случае после возникновения спорной ситуации наличие у Вас извещения от самого контрагента о получении им копии электронного документа, не позволит ему недобросовестно ссылаться на недостоверность такого доказательства.

Документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью и направленные через оператора электронного документооборота — компанию Такском, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены АПК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором, либо определены в пределах своих полномочий Верховным Судом Российской Федерации (п. 3 ст. 75 АПК РФ).

«Такском-Файлер» - единая система электронного документооборота. Web-сервис и мобильное приложение для любого бизнеса.

Функционал сервиса «Такском-Файлер»:

• Моментальный обмен УПД, счетами-фактурами, актами и любыми другими документами с вашими контрагентами
• Юридическая значимость - электронные документы пригодны для представления в суды, ФНС и другие госорганы
• Создание формализованных документов внутри сервиса или их загрузка из учётных систем
• Настройка маршрутов согласования электронных документов между сотрудниками и отделами вашей организации
• Хранение документов в электронном архиве
• Полный инструментарий для работы с маркированным и прослеживаемым товаром