Универсальный передаточный документ

Ведение бизнеса подразумевает постоянное оформление различных документов. Одни из них позволяют зафиксировать договоренности сторон, другие – подтверждают отгрузку товаров или оказание услуг, третьи составляются для ведения налоговой отчётности.

При этом нередки случаи дублирования некоторой информации (реквизитов) при ведении хозяйственной деятельности. Так, например, происходит при оформлении счетов-фактур и документов по передаче товаров, таких как товарные накладные ТОРГ-12, накладные на отпуск материалов на сторону (М-15), акты о приёме-передаче объекта основных средств (ОС-1), товарный раздел товарно-транспортных накладных (1-Т). Такие бланки содержат множество одинаковых реквизитов.

С целью исключения дублирования и сокращения документооборота был придуман универсальный передаточный документ (УПД), представляющий собой специальный бланк, призванный заменить традиционные счета-фактуры и первичную бухгалтерскую учётную документацию. Смысл УПД заключается в объединении акта и счёта-фактуры. Применение УПД не является обязательным.

Форма УПД утверждена письмом Федеральной налоговой службы от 21 октября 2013 года № ММВ-20-3/96. В данном нормативном акте изложены рекомендации по заполнению и список операций, по которым можно использовать универсальный передаточный документ, среди которых поставка товаров, оказание услуг, исполнение различных работ, передача имущественных прав, посреднические операции.

Существует две формы ведения УПД: бумажный и электронный.

Заполнение УПД, представленного в бумажном формате, начинается с указания статуса. Если предполагается использование УПД в качестве первичного и счета-фактуры, то в графе «Статус» указывается цифра «1». Такой документ будет считаться «закрывающим», то есть влияющим на признание расходов при исчислении налога на прибыль. Также его можно будет использовать для расчётов по налогу на добавленную стоимость. В УПД со статусом «1» должны быть заполнены все реквизиты и для счёта-фактуры, и для документа о передаче.

В случае использования УПД исключительно как первичного в разделе «Статус» ставится отметка «2». Такой УПД будет заменять только товарную накладную или акт. Выставление счёта-фактуры при этом осуществляется отдельно. В этом случае данный документ используется только как передаточный и подтверждает лишь факт хозяйственной операции. В УПД со статусом «2» заполнение реквизитов для счёта-фактуры не требуется.

Приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ‑7‑15/820 был утвержден электронный формат счёта-фактуры, формат представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (об оказании услуг), включающего в себя счёт-фактуру, и формат представления документации об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (об оказании услуг).

Таким образом было определено 3 типа электронных документов: счёт-фактура (СЧФ), универсальный передаточный (СЧФДОП), первичный (ДОП) – накладная или акт.

Электронный УПД – формализованный документ, обмен которым производится через аккредитованных операторов ЭДО в установленном Федеральной налоговой службой формате. Это экономичный и удобный способ обмена документами между сторонами гражданских правоотношений.

Применение сторонами электронной формы УПД обеспечивает экономию на расходных материалах для печати (бумага, тонер для принтера) и бережёт ресурс оргтехники, устраняет надобность в услугах курьера, почтовых отправлениях, помещениях под архив, сокращает до минимума время пересылки документа получателю. Помимо этого, электронный документооборот (ЭДО) гарантирует сохранность документов, так как их невозможно потерять или испортить, и конфиденциальность, защищая от возможности попадания в руки третьих лиц.

Особенности заполнения электронного УПД зависят от его функции.

Переходите на электронный обмен УПД, воспользуйтесь решением «Такском-Файлер»

СЧФ (счёт-фактура)

Форма для электронных счетов-фактур утверждена пунктом 5 статьи 169 Налогового кодекса РФ и содержит обязательные реквизиты:

• порядковый номер, число, месяц и год формирования;
• название, адрес, ИНН обеих сторон сделки;
• названия и адреса отправителя и получателя груза;
• номер документа, который фиксирует аванс в счет предстоящих поставок;
• состав поставки, если возможно — единица измерения содержимого;
• количество содержимого поставки в единицах измерения, названных ранее;
• валюта;
• цена за единицу измерения поставки, не учитывая налог (исключение — государственная регулируемая цена, включающая налог);
• стоимость поставки или имущественных прав без налога;
• акциз, где это необходимо;
• налоговая ставка;
• налог для покупателя по действующим налоговым ставкам;
• стоимость поставки с учетом налога;
• страна происхождения товара;
• номер таможенной декларации;
• код вида товара по единой Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности Евразийского экономического союза для товаров, экспортированных из Российской Федерации на территорию Евразийского экономического союза.

С 1 июля 2021 года произошли некоторые изменения, касающиеся заполнения счёта-фактуры. В связи с введением системы прослеживаемости товаров в статью 169 Налогового кодекса были внесены изменения с указанием новых требований по формированию счёта-фактуры. Так, в бланке появились новые строки и графы для указания реквизитов об отгрузке товаров, принятии работ, услуг или получении имущественных прав, регистрационного номера декларации на товары, подлежащих прослеживаемости и количественных единиц измерения товара. При заполнении УПД со статусом «1» строка «Документ об отгрузке» вписывается налогоплательщиком самостоятельно. Такой бланк заменяет счёт-фактуру для вычета по НДС.

В электронном формате появилось новое обязательное для заполнения поле – название субъекта, составившего файл продавца. Если продавец и составитель – разные субъекты, то второй заполняет поле «Основание, по которому экономический субъект является составителем файла обмена счета-фактуры (информации продавца)». Это изменение напрямую касается аутсорсеров и агентов.

ДОП (первичный)

Данную форму регулирует Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». В статье 9 перечислены реквизиты, обязательные к заполнению электронного первичного документа:

• функция ДОП (название);
• число, месяц и год создания;
• экономический субъект (фирма, организация), сформировавший электронный документ;
• содержание договора или, иными словами, суть сделки;
• стоимость и объём поставки или услуг;
• ФИО и подписи ответственных лиц.
• СЧФДОП (счёт-фактура, документ первичный)
• Данный формат обязательно должен содержать все сведения и реквизиты, перечисленные выше для СЧФ и ДОП.

Оставьте заявку, если возникли вопросы.

Особенности электронного формата

Если электронный документ используют в качестве ДОП или СЧФДОП, то указывается официальное наименование, которое фиксирует факт хозяйственной жизни компании и дополнительное, которое было обговорено партнёрами, в специальных полях заполняются сведения о перевозчике, подписание электронного файла со стороны покупателя осуществляется лицом, ответственным за оформление первичных документов.

Также в электронный формат можно добавить дополнительные сведения, которые вносят в бумажные версии документа: информацию об участниках документооборота, поля со сведениями об участниках договора, код ОКПО, структурное подразделение, информацию о сделке, ИНН, ОГРН, КПП, адреса и контакты участников, банковские реквизиты.

Порядок перехода на УПД

Для правильного перехода на работу с электронным универсальным передаточным документом организация должна решить, для каких сделок он будет применяться, и будет ли компания сама предоставлять УПД или получать его от партнёров. На практике некоторые фирмы применяют УПД только при поставке товаров клиентам, но, например, по договорам подряда пользуются бланками, утвержденными внутренним приказом организации. Кому-то удобно применять универсальные передаточные документы для всех разрешенных хозяйственных операций.

Далее отдельным приказом руководителя или путем внесения изменений в учётную политику компании утверждается форма УПД, определяются ответственные за подписание УПД лица. Как правило, это сотрудники, работающие с счетами-фактурами и первичной документацией.

После этого происходит согласование применения УПД с партнёрами и контрагентами, для чего составляются дополнительные соглашения к договорам, в которых отражается соответствующая форма УПД, информация, корректирующая часть договора об условии использования первичных документов, порядок внесения исправлений в УПД, которые не касаются показателей, относящихся к счёту-фактуре, при необходимости дополняют соглашение условием об обязанности партнёра заверять документ печатью.

Электронные УПД подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), получить которую Вы можете в компании «Такском».

Гендиректорам и ИП необязательно ехать в ФНС за новой ЭП!

Получите ЭП первого лица компании или ИП через «Такском»

Оформите электронную подпись для физлиц (сотрудников) в удостоверяющем центре «Такском»

Заключение

Переход на применение УПД позволяет оптимизировать деятельность компании, сократить документооборот, издержки, связанные с печатью, отправкой и хранением лишней документации, а переход на ЭДО – и вовсе избавиться от этих расходов.

«Такском-Файлер» – универсальный web-сервис электронного документооборота для любого бизнеса

Функционал «Такском-Файлер»

• Моментальный обмен УПД, счетами-фактурами, актами и любыми другими документами с вашими контрагентами
• Юридическая значимость – электронные документы пригодны для представления в суды, ФНС и другие госорганы
• Создание формализованных документов внутри сервиса или их загрузка из учётных систем
• Настройка маршрутов согласования электронных документов меду сотрудниками и отделами вашей организации
• Хранение документов в электронном архиве
• Полный инструментарий для работы с маркированным и прослеживаемым товаром