Обмен документацией в цифровом виде в специализированных сервисах электронного документооборота (ЭДО) всё чаще используется как купными, так и небольшими субъектами бизнеса. Быстрота, прозрачность и надёжность обмена документацией в цифре позволяет оптимизировать и автоматизировать все этапы работы компании или ИП – согласование и подписание договоров, оформление заказа и отгрузка товара, оплата и получение закрывающих документов. С целью уменьшения количества документации во взаимоотношениях контрагенты часто используют универсальный передаточный документ (УПД). Для чего он нужен и какие нововведения в его использовании ожидают бизнес в 2025 году, – рассказываем в нашей статье.
Универсальный передаточный документ используют для удобства, когда необходимы одновременно счёт-фактура и первичный документ. Универсальная форма сочетает в себе их свойства и полностью заменяет их. При этом применение УПД является добровольным, за исключением прослеживаемых товаров, для которых обязательно применение электронного счёта-фактуры (УПД).
Универсальный передаточный документ похож одновременно на счёт-фактуру и содержит сведения из «первички». Для установления единообразия в формировании УПД налоговая служба подготовила универсальную форму этого документа в письме от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Прототипом стала форма счёта-фактуры, установленная постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Подготовленная ведомством форма носит рекомендательный характер, который позволяет субъектам бизнеса дополнять УПД необходимыми им данными.
Электронный формат УПД законодательно был утверждён приказом ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@. До этого в аналогичных приказах налоговой службы регламентировался электронный формат только счёта-фактуры, документа об отгрузке товаров, передаче имущественных прав, включающего в себя счёт-фактуру, и документа об отгрузке товаров и передаче имущественных прав.
В соответствии с упомянутым приказом ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-56/970@ был установлен формат УПД 5.02. Помимо ряда новшеств, о которых мы расскажем в следующем разделе, данный формат документа устраняет ряд ошибок, которые возникали при работе с маркированной продукцией и товарами, которые подлежат прослеживаемости.
В частности, ранее при формировании УПД в электронном виде в префиксе в имени файла нужно было указывать «PROS» (прослеживаемые товары) или «MARK» (продукция с маркировкой), но было невозможно формировать два этих значения одновременно. При этом довольно часто бывает, что в один УПД включается информация об обеих категориях товаров. В формате 5.02 эта проблема решена – внесены соответствующие изменения в структуру имени файла обмена.
С этой целью в форму УПД добавлена возможность включать в наименование файла суффикс «N»:
Обратите внимание, что в процессе формирования названия файла необходимо указывать вид передаваемой маркированной продукции.
Для контроля за оборотом товара в ГИС «МТ» в форматы УПД, в том числе включающего счёт-фактуру, добавлены такие элементы, как:
Кроме того, в формате УПД 5.02 предусмотрены специальные возможности его использования:
В новой редакции форматов, а именно – УПД, включающего счёт-фактуру, УПД, счёт-фактура и документ о закупке или продаже комиссионером – введён новый типовой блок «Дополнительные сведения о товаре, подлежащем идентификации и учёту в государственной информационной системе (СвГосСист)».
Добавлен раздел для дополнительных сведений при передаче объектов основных средств:
Также предусмотрена возможность указания дополнительной информации о ряде подакцизных товаров. Приведён в соответствие с действующим законодательством типовой блок с наименованием «Подписант», который позволяет при необходимости указать полномочия лица, подписывающего документ. Делается это путём внесения идентифицирующей информации о системе, в которой хранится машиночитаемая доверенность (МЧД) подписанта.
В УПД при составлении исправленного документа теперь можно указывать имя файла обмена документа, в который вносились корректировки. Сделать это можно применив функции «ИмяФайлИспрПрод» (информация продавца) и «ИмяФайлИспрПок» (информация покупателя).
В адресном блоке можно добавить адрес контрагента в соответствии с ЕГРЮЛ (функция «АдресГАР»).
Доработанный формат УПД – 5.02 позволяет ускорять бизнес-процессы и избежать ряда нарушений налогового законодательства. Как это работает? Новшество заключается в «повышенной универсальности» – ведь документ можно использовать в 4 ипостасях:
То есть использование одного документа вместо 4-х разных. При этом требуется лишь заполнение соответствующих разделов УПД 5.02.
Предполагалось, что форматы 5.01 и 5.02 универсального передаточного документа будут параллельно действовать до 1 апреля 2025 года, а после этой даты – только 5.02. Однако 15 ноября 2024 года руководителем Федеральной налоговой службы был подписан приказ № ЕД-7-26/1032@, согласно которому через месяц со дня его официального опубликования, но не ранее 1 января 2025 года он вступает в силу и начинается применение только нового формата УПД 5.03 ориентировочно с конца января 2025 года.
Если вы ещё используете формат 5.01 и не работаете с форматом УПД 5.02, то компания «Такском» рекомендует сразу перейти на формат УПД 5.03.
Компании, предоставляющие соответствующие сервисы для бизнеса, всегда заранее готовятся к переходу на новые форматы документов и внедряют их в свои решения, чтобы пользователь имел возможность адаптироваться к нововведениям. То есть операторы обеспечивают так называемый «бесшовный» переход.
Пользователи сервисов «Такском-Файлер», «Доклайнер», «Онлайн-Спринтер» и других программных продуктов, представляемых компанией «Такском» могут быть уверены, что IT-решения содержат только актуальные формы документов, в том числе и новый формат УПД – 5.03, в соответствии с новым приказом ФНС России от 15.11.2024 № ЕД-7-26/1032@.
С целью избежать путаницы в применении налогоплательщиками форматов УПД ФНС России в письме от 04.03.2024 № ЕА-4-26/2486@ разъяснила возможности использования существующих в настоящее время форматов и сроки переходного периода, после которого останется только один формат.
ВАЖНО! Компания «Такском» рекомендует организациям и ИП уже сейчас ориентировать своих сотрудников на применение электронного универсального передаточного документа формата 5.03, чтобы успеть подготовиться к его обязательному использованию.
Также стоит убедиться, что системы ЭДО, применяемые компаниями или ИП, обеспечивают поддержку нового формата. Если в интерфейсе сервиса ЭДО не ясно, с каким типом формата электронного УПД работает сервис – обратитесь в техподержку оператора. Специалисты скажут точно, какой формат поддерживается программой.
Повторим, что приказ ФНС России от 15.11.2024 № ЕД-7-6/1032@ о внесении изменений в действующий приказ налоговой службы от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ подписан и находится на регистрации в Минюсте России. Одним из нововведений является модернизация формата 5.02, на смену которому придёт новый формат 5.03.
Что нового будет в формате 5.03? Помимо изменения версии номера версии формата (5.03, часть 977), вносятся изменения в строки разделов:
Кроме этого, обращаем внимание на то, что с 1 января 2025 года новые ставки по НДС для УСН будут включены в форматы УПД 5.01 и 5.02:
Изменения позволят упорядочить процедуры и действия по требованию документов в целях налогового контроля, что в свою очередь улучшит взаимодействия налогоплательщиков и налоговых органов.
и получайте новости первыми!