УПД как заполнить

С 2013 года компании и ИП могут оформлять первичные документы и счета-фактуры в едином акте, который называется «универсальный передаточный документ» и соединяет в себе обязательные реквизиты обоих документов. Корректное его заполнение позволит получателю товаров и услуг рассчитать НДС и другие налоги для вычетов в бухгалтерии.

Форма для заполнения утверждена законодательно в официальном письме от 21 октября 2013 года (приложении 1), ее соблюдение гарантирует правильность оформления.

Как подготовиться к переходу на УПД

Чтобы перейти на новый вариант акта, единый универсальный документ, уполномоченный сотрудник должен выполнить следующую последовательность действий:

1. Решить, для чего в организации будет применяться УПД. По рекомендациям Федеральной налоговой службы, его можно применять в процессе операций купли-продажи; оформления оказания услуг; договоров подряда, комиссии, поручения, агентирования и доверительного управления; для научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, в сфере финансов.
2. Создать форму УПД и разработать порядок ее подписания и заверения (кто подписывает, ставится ли печать компании или контрагента). Составить ее правильно поможет официальная форма УПД.
3. Проинформировать контрагентов о применении УПД и подписать дополнительные соглашения к договорам об этом, согласовать форму и порядок заверения, редакции, внесения исправлений, необходимые реквизиты.
4. Подготовить приказ и внутренние регламенты о переходе на УПД.

Сроки формирования УПД

Универсальный передаточный документ, оформленный в компании или ИП, он должен соответствовать правилам закона. 168 статья пункт 3 НК регламентирует сроки формирования счета-фактуры при реализации продукции, услуг, передаче прав на имущество. На подписание дается не больше, чем 5 дней после проведения перечисленных операций. Первичный документ заполняют непосредственно в течение проведения сделки или сразу после нее, это правило прописано в статье 9 п.3 закона № 402-ФЗ.

Актуальная дата оформления прописывается в самом начале УПД, в его первой строке, где указывается номер счет-фактуры и ее дата. Это должно быть то же число, что указано в 11 строке, где стоит дата отгрузки.

Небольшая разница в датах, по объяснению ФНС, возможна:

• если товары отгружены со склада на следующий календарный день после заполнения акта;
• при составлении документа после отгрузки, если это было невозможно сделать в момент совершения операции.

Самый крайний возможный срок для оформления УПД – следующий рабочий день после окончания работ.

Как правильно заполнить УПД

1. Начинать оформление УПД лучше всего с обозначения его актуального статуса. Если поставить первый статус, цифру «1», это означает, что документ УПД универсальный, то есть в нем есть первичный документ и счет-фактура. Цифра «2» – документ первичный.

Образец заполнения УПД со статусом 1

В УПД со статусом 1 поэтапно заполняются установленные реквизиты обоих документов, первичного (к примеру, чека, накладной) и счета-фактуры. Необходимые реквизиты для документов прописаны в законодательных актах РФ. Указание, как заполнять счета-фактуры, содержится в НК РФ, ст. 169, а также в правительственном постановлении от 26 декабря 2011 года. Законодательный акт «О бухгалтерском учете» от 06 декабря 2011 года регулирует заполнение реквизитов для оформления товарно-транспортной накладной и других первичных документов. Образец УПД поможет разобраться в деталях заполнения каждого документа.

Переходите на электронный обмен УПД, воспользуйтесь решением «Такском-Файлер»

УПД со статусом 2: порядок заполнения

2. В УПД со статусом 2 заполняем номер счета, накладной или другого используемого первичного документа. Строка 1а в УПД предназначена для внесения исправлений, причем важно правильно заполнить дату их внесения.

3. Корректные данные продавца или поставщика вносятся в строках под номерами 2, 2а, 2б. Реквизиты получателя товаров и услуг или покупателя заполняются в строках 6, 6а, 6б.

4. Заполнение данных грузоотправителя и получателя грузов правильно, если имела место быть отгрузка товаров. Для этого предназначены строки 3 и 4. Когда в акте отражаются произведенные работы или услуги, вместо данных должен быть прочерк.

На заметку! Заполненный документ одновременно может содержать реквизиты на поставку товаров и на услуги.

5. Не заполняется строка 5, если документ передаточный.

6. Строка 7 акта содержит название и цифровой код используемой валюты. Идентификатор государственного контракта ставится в строке 8.

Таблица заполняется аналогично счету-фактуре.

Необязательно заполнять поля А и Б с номером записи, артикулом товара или кодом для услуг. Данные и реквизиты, необходимые при заполнении счет-фактуры, не используются в УПД со статусом 2.

Бланк с незаполненными полями для УПД

УПД для товаров и услуг, образец заполнения

Самой последней записью в УПД является число листов. Табличная часть обязательна к подписанию руководителем и бухгалтером ИП или исполняющими их обязанности уполномоченными сотрудниками. Для передаточного акта такого требования нет.

Универсальный передаточный документ содержит следующие поля, в которых должны быть даты: 1, 11 и 16. Первая строка предназначена для заполнения даты составления, 11я – для даты отгрузки, а 16я – приема.

В книге продаж УПД есть «Дата и номер счета-фактуры продавца». В этой графе под номером 3 нужно поставить дату отгрузки. При определении налоговой базы в день приема работ в графе ставится дата из 16 строки УПД. Восьмая графа книги покупок с указанием даты приемки на учёт товаров или работ заполняется значением из шестнадцатой строчки УПД.

Если со стороны продавца и покупателя в заполнении документации принимали участие посредники, агенты, комиссионеры, ведущие бухгалтерский учет, их можно указать в строках 14 и 19. Если есть печать лица, составляющего УПД, можно их не заполнять.

Где покупатель подписывает УПД, кто имеет право подписи с его стороны

Подпись в универсальных передаточных документах от лица покупателя может ставить он сам или уполномоченный, который несет ответственность. Подписывать документ стоит только после приема товара, услуг или работ. Когда приемку осуществляет покупатель или поставщик, он ставит подпись в строке пятнадцать. Восемнадцатая строка в таком случае тоже заполняется, там проставляется его ФИО и должность. Для подписи ответственного лица предназначены две строки, 15 и 18.

Сроки подписания упд покупателем по закону

Универсальный передаточный документ подписывается покупателем в ближайшие три рабочих дня после приема товаров или услуг. Причем до подписания бланка нельзя размещать продукты на складах, перевозить их, продавать или возвращать. За три дня нужно принять товар, проверить и обработать маркировку при ее наличии. Только после постановки подписей можно распоряжаться принятым товаром.

Обязательные подписи в упд со стороны поставщика

Поставщик или продавец заполняет в УПД строки 11 и 13. Подписывает бланк человек, который отгрузил товар, выполнил работы или оказал услуги, передал имущественные права. Право подписания со стороны продавца может быть у ответственного лица. Подпись продавца должна быть в 11 строке, а строка 13 предназначена для его ФИО и должности. Когда со стороны продавца выступает ответственное лицо, подписать нужно обе строки, 11 и 13. Печать ставить необязательно, но не возбраняется при соглашении сторон.

Варианты заполнения УПД с НДС и без НДС

Первичная документация используется в том числе при упрощенной системе налогообложения. УПД со статусом первичного документа в таком случае выписывается без НДС. Если применяется ЕСХН, НДС также не платится. Но никак не может проходить без НДС универсальный передаточный документ с первым статусом.

УПД вбирает в себя два базовых бухгалтерских документа, это единая форма для оказания услуг и поставки товаров, сдачи и приемки результатов работ. В данном акте есть подтверждение доходов поставщика или продавца и затрат покупателя. Налоговики проверяют УПД аналогично счетам или первичной документации. Корректность заполнения документов исключает налоговые риски при их применении.

Соблюдение законодательно утвержденной формы заполнения документации поможет избежать правонарушений и штрафов. В 2024 году остается актуальной форма акта, которая утверждена ФНС с 2013 года. Бланк подходит как для продажи товаров, так и для оказания услуг. Наиболее удобно заполнять УПД, соблюдая рекомендованную последовательность оформления. Используйте образец УПД для первичных документов и счетов-фактур. Старайтесь внимательно и аккуратно заполнить все поля, проверить, что каждый участвующий в получении и отгрузках товаров расписался при совершении операции.

Зачем был создан УПД

Длительное время документы оформляли с дублированием реквизиторов в счетах-фактурах и первичных документах. Единый формат экономит время руководителей и бухгалтеров компаний, позволяя им заниматься непосредственными обязанностями вместо бесконечного заполнения документов. С 2013 года сокращение временных расходов стало возможным.

Интересно знать! Проект УПД ранее был предложен к рассмотрению ФНС РФ на форуме для бухгалтеров под названием «единый отгрузочный документ».

Для разработки формата документа Федеральная налоговая служба привлекала экспертов-профессионалов из компании 1С. Стоит уточнить, что счета-фактуры и первичная документация разных видов продолжает использоваться наряду с новой единой формой, их изымать из оборота пока не планируется.

«Такском-Файлер» - единая система электронного документооборота. Web-сервис и мобильное приложение для любого бизнеса.

Функционал сервиса «Такском-Файлер»:

• Моментальный обмен УПД, счетами-фактурами, актами и любыми другими документами с вашими контрагентами
• Юридическая значимость - электронные документы пригодны для представления в суды, ФНС и другие госорганы
• Создание формализованных документов внутри сервиса или их загрузка из учётных систем
• Настройка маршрутов согласования электронных документов между сотрудниками и отделами вашей организации
• Хранение документов в электронном архиве
• Полный инструментарий для работы с маркированным и прослеживаемым товаром