УПД в бухгалтерии. Статусы УПД. Что такое код вида товара в упд и где его взять?

• Что такое упд в бухгалтерии
• Виды УПД в бухгалтерии
• Передаточный документ 2 это что
• Образец универсального передаточного документа в статусе 2
• Упд со статусом 1 что это
• Обязательно ли оформлять УПД
• В каких случаях УПД использовать нельзя
• Код вида товара в упд – где взять?
• Упд код товара, работ, услуг – что это?
• Преимущества УПД
• Недостатки УПД
• Законодательная база для УПД
• Такском-Файлер для электронного обмена УПД

УПД совмещает в себе первичный передаточный документ и счёт-фактуру. Такой формат создан с целью упрощения процесса их оформления и снижения нагрузки на бухгалтерию. Соблюдение правил его заполнения обеспечивает точность учёта налогов, в том числе НДС.

С какого года ввели универсальный передаточный документ в бухгалтерии? Впервые формат был утверждён законодательно в 2013 году в письме ФНС РФ ММВ-20-3/96@. В 2023 году он был обновлён в Приказе ФНС РФ ЕД-7-26/970@.

Что такое упд в бухгалтерии

УПД объединил функции различных первичных документов, он подтверждает доходы продавца и расходы покупателя. Заполнять его необязательно, но перейти на совмещённый формат рекомендуется, чтобы сократить время на документооборот. Для перехода нужно зафиксировать это в учётной политике компании, разработать и утвердить шаблон, который будет оптимальным для конкретной организации, а также договориться с контрагентами о его использовании.

ФНС рекомендует применять УПД для подтверждения сделок купли-продажи, актов заказа работ или услуг, отгрузок товаров с перевозкой или без, передачи прав на имущество. УПД – это закрывающий бухгалтерский документ, который представляет собой официальную документацию по сделке, обеспечивает контроль по количеству, качеству и цене товаров и услуг. Полностью соответствует требованиям налоговых органов при правильном оформлении, на его основе можно подсчитывать налоговые вычеты.

Виды УПД в бухгалтерии

Составить УПД можно на бумаге или в электронном виде. На бумаге он заполняется в свободной форме, единого формата, утвержденного законодательно, нет. Заполнять поля в электронном формате документа нужно по установленным правилам.

Если в учётном программном обеспечении содержится УПД, он уже соответствует законодательному формату. Например, в 1С.

По содержанию есть два вида УПД, которые различаются своими статусами, 1 и 2. Первый статус отражает комплекс счёта-фактуры и первичного документа, а второй – отдельный передаточный документ. Корректное заполнение всех полей этих бухгалтерских документов мы подробно разобрали в нашей статье «УПД как заполнить».

К первичным (передаточным) документам относятся различные акты, накладные, авансовые отчёты, бухгалтерские справки, чеки, платёжные поручения.

Передаточный документ 2 это что

Под передаточным документом 2 имеется в виду УПД со статусом 2.

Образец универсального передаточного документа в статусе 2

УПД статус 2 подходит для организаций, использующих УСН, так как он не обязывает к начислению НДС. Для организаций с ОСН идеально подходит УПД статус 1, так как им всё равно понадобится заполнять счёт-фактуру. Когда заполняется УПД 1 с целью реализации непрослеживаемых товаров, фиксации выполненных работ или заказа услуг, то строки 5, 5а, 6, 10, 10а и 11 остаются пустыми. Если документ оформляется для прослеживаемых товаров, то поля с 10 по 14 нужно заполнять, а 5 и 6 не нужно. Также понадобится добавить поля 12 и 13 из счёт-фактуры. Регистрация универсального передаточного документа статуса 2 в журналах для счетов-фактур и книгах покупок и продаж не производится.

Что такое счёт фактура статус 2? Такое название не совсем корректно, потому что 2 статус отражает, что данный вид документа УПД представляет собой первичный акт.

Упд со статусом 1 что это

Это означает, что документ – результат слияния первичного акта или накладной со счёт-фактурой.

Реквизиты в данном документе заполняются все – и те, которые определены для счетов-фактур, и те, которые характеризуют первичные акты. Чтобы рассчитать налоговые вычеты для покупателя, необходимо корректное заполнение названия сделки, стоимость и размер НДС. При освобождении от НДС по ст. 145 НК также может быть использован УПД статус 1.

На заметку! Ст. 45 НК предоставляет возможность освобождения от налогов, если доход организации за предшествующие 3 месяца не превысил 3 млн. руб.

Переходите на электронный обмен УПД, воспользуйтесь решением «Такском-Файлер»

Обязательно ли оформлять УПД

В настоящее время закон не обязывает его использовать, всё зависит от интересов бизнеса. Состав закрывающих документов прописывается в договоре. Если с конкретным партнёром есть договорённость заполнять именно отдельные счета-фактуры, накладные или акты, то можно продолжать сотрудничество в удобном формате. С другим партнёром договорённости могут отличаться.

В каких случаях УПД использовать нельзя

1. Если торговая организация выбрала общую систему налогообложения, заказчикам товаров нужно предъявлять именно счёт-фактуру для получения предварительной оплаты или аванса. Что такое электронная счёт-фактура и каков ее современный формат, читайте в нашей статье «Электронная счёт-фактура: что это». При УСН для оформления предоплаты подойдет и УПД.
2. Когда необходимо составить определенный акт или накладную. Во-первых, если в партнёрском договоре указано, что используется ТН Торг-12 или иной бланк, разработанный отдельно и приложенный к договору. Во-вторых, когда исправления вносятся в счёт-фактуру или оформленную ранее накладную. В-третьих, в случае смены цены или изменения количества товара, когда оформляется универсальный корректировочный документ, который является результатом слияния корректировочной счёт-фактуры и первичного документа. Применить УПД также не получится, если поставка была оформлена комплектом из двух бухгалтерских документов: счёт-фактуры и накладной ТОРГ-12. В-четвертых, если оригинал документа утерян или повреждён, дубликат заполняется аналогично первоначальному акту или счёт-фактуре.

Код вида товара в упд – где взять?

Код вида товара заполняется в графе 1б счёта-фактуры, он соответствует ТН ВЭД (Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности). Указывать коды ТН ВЭД нужно для вывоза товаров из РФ на территорию стран ЕЭС. Правильность заполнения кода в таможенной декларации влияет на выплаты таможенных пошлин, и за ошибки могут взиматься штрафы по статье 16.2 КоАП с конфискацией товара. Определить код можно, обратившись в таможенную службу на сайте, к таможенному представителю из реестра, из личного кабинета на Госуслугах (ответ предоставят бесплатно, но в течение 60 дней), либо обратиться в коммерческую организацию, предоставляющую такие услуги. Самостоятельно определить код сложно, но возможно. Для этого нужно запросить у поставщика название продукции, торговое и коммерческое, назначение, характеристики, в том числе технические, и найти в классификаторе кодов. В главе 31 таможенной декларации нужно подробно описать продукт.

Упд код товара, работ, услуг – что это?

Заполнение кода в графе 1а необязательно, из собственной разработки УПД его можно убирать. Если решено прописать код, то для подтверждения выполнения работ и услуг используйте код ОКВЭД, а для товарных позиций – артикул.

Коды товаров по ОКДП 2 проставляются согласно общероссийскому классификатору продукции по видам экономической деятельности.

Преимущества УПД

Выбор в пользу универсального передаточного документа имеет множество плюсов, среди которых такие достоинства, как

• экономия времени за счёт сокращения количества заполняемых документов;
• снижение расходов на бумажный документооборот;
• сокращение архива документов;
• подходит не только для товаров, но и для услуг;
• проще, не требует заполнения реквизитов ОКПО, банка;
• можно заполнять посредникам (при указании в строках 14 и 19 данных составителя);
• единый стиль для разных видов продаж (ОС-1, М-15, ТОРГ-12, акты услуг);
• Единая информация в счёт-фактуре и первичке сокращает вероятность отказа в расходах и вычетах;
• точность расчёта налогового вычета при корректном заполнении;
• снижение вероятности ошибок при электронном заполнении.

Недостатки УПД

К минусам универсального передаточного документа можно отнести его ограниченное использование. Согласно законодательству, УПД подходит для реализации товаров и услуг, передаче прав на имущество, отгрузках товаров. Документ не заменяет транспортную накладную при доставке товаров через перевозчика или экспедитора. Применение УПД необходимо согласовывать с контрагентами. Кроме того, документ при распечатке тяжело читаем, т.к. содержит много полей, приходится применять мелкий шрифт.

Законодательная база для УПД

В приказе ФНС России от 19.12.2023 ЕД-7-26/970@ утверждены форматы счёта-фактуры и универсального передаточного документа. Приложение 1 содержит описание файла обмена и счёта-фактуры, диаграмму структуры файла обмена, таблицу с полными и сокращёнными названиями элементов, признаками типа элемента, его формата и обязательности заполнения, дополнительной информацией.

Какие именно строки заполнять обязательно, чтобы они появились в файле обмена, можно определить по признаку обязательности элемента. О – обязательно, Н – необязательно, НК – необязательно, указание в соответствии с классификатором.

Такском-Файлер для электронного обмена УПД

Подключившись к сервису «Такском-Файлер», вы сможете обмениваться УПД и другими электронными документами любых форматов со своими контрагентами, даже если они подключены к другим операторам ЭДО, благодаря автоматическому роумингу. Доступны веб-версия и мобильное приложение с синхронизацией между ними. В сервисе можно создавать, хранить документы и выгружать их, в одном интерфейсе подтверждать электронной подписью все документы, вне зависимости от степени их формализации. При этом маркировочные коды из УПД автоматически транслируются в государственную систему «Честный знак».

«Такском-Файлер» - единая система электронного документооборота. Web-сервис и мобильное приложение для любого бизнеса.

Функционал сервиса «Такском-Файлер»:

• Моментальный обмен УПД, счетами-фактурами, актами и любыми другими документами с вашими контрагентами
• Юридическая значимость - электронные документы пригодны для представления в суды, ФНС и другие госорганы
• Создание формализованных документов внутри сервиса или их загрузка из учётных систем
• Настройка маршрутов согласования электронных документов между сотрудниками и отделами вашей организации
• Хранение документов в электронном архиве
• Полный инструментарий для работы с маркированным и прослеживаемым товаром