Виды электронного документооборота

Системы ЭДО предназначены для разных целей. В электронный вид можно перевести различные виды документации, которые включены в делопроизводство: первичные акты, договора с контрагентами, локальные нормативные акты, бухгалтерскую и налоговую отчётность, трудовые книжки и другие. Выделим несколько ключевых направлений, которые отличаются по типу.

Бухгалтерия есть в каждой организации. Её сотрудники занимаются различной документацией, первичной (актами, накладными, товарными чеками, платёжными поручениями) и вторичной (счетами-фактурами, оборотно-сальдовыми ведомостями, аналитическими регистрами, отчётами). Системы помогают обрабатывать бухгалтерские документы – составлять, получать и передавать их. С помощью электронных подписей можно придать им юридическую силу. Если на предприятии применяется «1С:Бухгалтерия», удобнее всего интегрировать в неё сервис ЭДО, чтобы отправлять данные из внутренней системы. ЭДО облегчает делопроизводство: упрощает поиск, согласование и подписание, обеспечивает своевременную отправку в контролирующие органы и проверку ошибок.
Кадры. В отделе кадров тоже достаточно документации: трудовые и коллективные договора; соглашения о материальной ответственности; договора о получении образования; приказы о приёме на работу, дисциплинарных взысканиях, премировании, переводе на другую должность, на удалённый режим работы, на отпуск, о выговоре за прогул, о временном отстранении; дополнительные соглашения к трудовым договорам, заявления на увольнение, локальные нормативные акты и другие. С помощью КЭДО можно создавать, подписывать и хранить почти все внутренние кадровые документы, исключая те, которые пока оформляются только на бумаге. Пока нельзя оформить электронную трудовую книжку, если сотрудник не даёт на это согласия, не делаются цифровыми акты о несчастных случаях, приказы об увольнении, инструктажи по охране труда.
Управление. Внутренние приказы, распоряжения, регламенты, уставы, положения. Делопроизводство для контроля исполнения распоряжений, ведения архива.
Склад. Для учёта товаров на складе нужен отдельный документооборот: их нужно принять, переместить, списать, отпустить. Приходно-расходные документы, внутренний учёт, регистры, логистика. Система Electronic Data Interchange (EDI) предназначена для обмена данными с заказчиками и поставщиками (УПД, прайс-листы, акты сверки и др.).
Архив. Архивный электронный документооборот сегодня, по сути, включён практически во все системы ЭДО, поскольку работа с документами напрямую связана с их хранением. Цифровые архивы удобнее бумажных: для них не нужно выделять место и нести расходы на аренду или обслуживание, виртуальные папки не исчезают, а в поиске нужного файла помогают реквизиты и категории.
Международный ЭДО. Трансграничный электронный документооборот позволяет обмениваться документами контрагентам из разных стран. Это решает распространённые проблемы: дорогую, долгую доставку, длительные согласования и подписания, потери в результате простоев машин с товаром, штрафы в случае ошибок. Международный ЭДО обеспечивает документации конфиденциальность, возможность оперативных корректировок, юридическую значимость.

Кроме того, документооборот любой организации можно разделить по типам на внутренний и внешний.

Переходите на электронный обмен УПД, воспользуйтесь решением «Такском-Файлер»

Внутренний электронный документооборот

Это корпоративные, в основном кадровые документы, регламентирующие договорённости с сотрудниками. Их заполнение может регулироваться внутренними правилами. Использование этого вида документооборота ускоряет информирование сотрудников о нововведениях и событиях внутри компании, приказах, нормативных актах, распоряжениях руководства.

По статусам договоров можно производить контроль активности сотрудников и эффективность действий. Преимущество перевода документации в электронный вид – в быстрой маршрутизации на ответственных сотрудников.

Внешний электронный документооборот

Имеется в виду документооборот с контрагентами: партнёрами и клиентами. Есть цифровые документы строгого формата, есть свободного. Функционал их различается по типу: бухгалтерские, перевозочные, складские и др. Для обмена в электронном формате партнёры не обязаны выбирать одного и того же оператора ЭДО. Можно использовать разных операторов ЭДО благодаря роумингу.

Такском поддерживает роуминг со всеми основными операторами ЭДО: Калуга-Астрал, Контур, Эвотор, OFD.ru и другими. Полный список на странице сайта, посвящённой роумингу между операторами ЭДО.

Юридически значимый ЭДО с государственными органами

Классификация электронного документооборота включает в себя также такой тип, как юридически значимый обмен с государственными органами: ФНС, Росстат, СФР, Роспотребнадзор и другие. Заполнение производится в специальных сервисах с подсказками и автоматической проверкой. Есть возможность распределить этот функционал на ответственных сотрудников. В процессе подготовки документов в системах электронного документооборота соблюдаются законодательные требования, при взаимодействии с государственными системами производятся автоматические проверки соответствия (например, с ГИС ЭПД).

Для отправки отчётности в госорганы и другого юридически значимого документооборота понадобится электронная подпись, а в некоторых случаях и машиночитаемая доверенность, а также подключение к оператору ЭДО.

Электронная подпись – какая бывает и для чего нужна

Электронная подпись бывает простой и усиленной. Простая ЭП подходит для получения посылок на почте без паспорта, подписания документов для государственных, страховых и муниципальных услуг, банков. Физические лица могут оформить её самостоятельно личном кабинете налогоплательщика или на портале госуслуг. К ПЭП можно условно отнести коды из СМС, логины и пароли для авторизации на порталах.

Для электронного документооборота подходят только усиленные варианты, УНЭП и УКЭП.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП)

Данный вид подписи используется для внутреннего электронного документооборота и взаимодействия с контрагентами, если он подходит для применения по закону и устраивает обе стороны при внешнем документообороте с контрагентами. Получить УНЭП для физлица можно в личном кабинете налогоплательщика (раздел «Жизненные ситуации») и на Госуслугах (в приложении «Госключ»), а также заказать у оператора ЭДО.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)

Этот вид подписи намного более функционален, его применение не требует согласования. УКЭП подходит для любых типов ЭДО, электронных торгов, юридически значимого документооборота с госорганами. Оформляется УКЭП на Госуслугах или в Удостоверяющем центре из реестра аккредитованных операторов.

Выпустить ЭП в формате УНЭП или УКЭП можно в удостоверяющем центре Такском. Если вы сомневаетесь, какой именно тип ЭП подойдёт для ваших задач, консультанты отдела продаж помогут определиться бесплатно.

Чтобы сотрудник мог представлять организацию, его ЭП нужно дополнить машиночитаемой доверенностью.

В каких случаях нужна МЧД и как её оформить

Для электронных торговых площадок (ЭТП). Как оформить МЧД для торгов, узнайте в нашей отдельной статье.
Для сдачи отчётности в ФНС.
Предоставления сведений и уплаты взносов в СФР.
Взаимодействия с ЦБ от имени организации.

МЧД выдаётся сотруднику организации или другому лицу, чтобы делегировать ему право подписи документов или сдачи отчётности от имени компании. Подтверждается МЧД с помощью УКЭП директора компании.

Оформить МЧД можно на сайте ФНС или в специальном сервисе, например, «Такском – Управление Доверенностями». Для работы в ресурсе её нужно зарегистрировать. Подписать МЧД можно в программе КриптоПРО SCP.

Как выбрать оператора ЭДО

Выбирать нужного оператора нужно из списка аккредитованных, исходя из оказываемых услуг. Например, в реестр Минтранса для работы с перевозочными документами включены лишь 11 операторов. ФНС создала удобный сервис для выбора оператора ЭДО. В сервисе есть фильтры, которые помогают выбрать нужные услуги и узнать о возможности тестирования сервиса.

Наличие демо-версии. Такая опция очень полезна для оценки удобства пользования продуктом. Например, в Такском можно пользоваться бесплатной отправкой документов через Такском-Файлер целый месяц.
Подача отчётности в ФНС России. Такском предлагает тест-драйв отправки отчётности через Онлайн-Спринтер с бесплатной проверкой на соответствие требованиям ФНС.
Нет приостановок в Реестре операторов. Такая приостановка может быть в связи с нарушениями обязательных требований к операторам ЭДО и заставляет задуматься о целесообразности подключения.
Нет исключений из Реестра операторов. Исключение производится в связи с законными основаниями приказа ФНС. Если исключение имело место быть, это означает, что на то были серьёзные причины. В случае восстановления в реестре оператора вполне возможно рассматривать, ведь оно возможно только при удовлетворении всех законодательных требований.
Включены ли услуги ИС ЭПД Минтранса России. Это возможно лишь при включении в реестр Минтранса. Такском является участником данного реестра с 2022 года.
Аккредитован ли оператором ЭДО для маркировки. В случае работы с товарами, для которых обязательны коды маркировки, данный параметр более чем принципиален. Такском – сертифицированный партнёр системы «Честный ЗНАК».
Является участником распределённого реестра блокчейн (ЦПРР) по обмену МЧД. Все выпускаемые машиночитаемые доверенности в сервисе «Такском – Управление Доверенностями» регистрируются в цифровой платформе распределённого реестра ФНС.

Подключиться к оператору ЭДО легко. Специалисты техподдержки Такском ответят на все интересующие вас вопросы в любое время суток по контактным телефонам или электронной почте. Свои вопросы по ЭДО вы можете задать также в форме обратной связи. Подбор тарифа и все консультации специалистов бесплатны.

«Такском-Файлер» - единая система электронного документооборота. Web-сервис и мобильное приложение для любого бизнеса.

Функционал сервиса «Такском-Файлер»:
Моментальный обмен УПД, счетами-фактурами, актами и любыми другими документами с вашими контрагентами
Юридическая значимость - электронные документы пригодны для представления в суды, ФНС и другие госорганы
Создание формализованных документов внутри сервиса или их загрузка из учётных систем
Настройка маршрутов согласования электронных документов между сотрудниками и отделами вашей организации
Хранение документов в электронном архиве
Полный инструментарий для работы с маркированным и прослеживаемым товаром

Оценить