5 видов электронного документооборота

Количество пользователей электронного документооборота (ЭДО) медленно, но верно, растёт с каждым годом. Отчасти это связано с государственной инициативой и внедрением программы цифровой экономики. Но всё больше и больше владельцев бизнеса понимают, что новые времена требуют новых решений. Электронным документам в отличие от бумажных не страшен локдаун. И в случае нового карантина для полноценной работы компании электронный документооборот становится инструментом первой необходимости.

Электронный документооборот бывает разным. Заявление на выплату пособий на Госуслугах или электронная запись к врачу, это тоже ЭДО, только для физлиц. С компаниями и ИП всё сложнее. Но если вы твёрдо решили встать на путь цифровизации, стоит для начала определиться, какой вариант ЭДО вам нужен.

Внутренний электронный документооборот 

Внутри любой компании существует стандартный набор рабочих документов. Это приказы, заявления, служебные записки, листы согласования, регламенты и прочее. 

Документооборот в средней российской компании – это найти Ивана Ивановича, чтобы завизировать документ, который потом ляжет на подпись к Семёну Семёновичу. Исполнитель бегает по этажам, ждёт у дверей, пока нужный человек вернётся с перекура, а потом без конца звонит секретарше шефа, чтобы узнать подписан документ или нет.

Внутренний ЭДО решает эти вопросы. Документы составляются из шаблонов или загружаются в программу напрямую. Там же происходит согласование и подписание. 

Плюсы: 

— Электронные документы не теряются

— Прозрачность. Видно, кто создал документ, кто внёс правки, кто согласовал и подписал

— Экономия времени сотрудников

— Удобно для работы в компании с несколькими офисами

— Большой выбор решений на рынке под любые нужды

Минусы:

— Финальный вариант документа всё равно, как правило, подписывается и хранится на бумаге

— Сложно перевести сотрудников на новый формат работы

Кому нужен 

— Компаниям, в которых часто используются внутренние документы

— Компаниям с разветвлённой сетью офисов и филиалов, а также компаниям, которые перешли на удалённый режим работы

Внешний электронный документооборот 

Это документооборот с подрядчиками и контрагентами. Как правило, речь идёт о первичных бухгалтерских документах (счета-фактуры, накладные, акты) В России он формализован, то есть обмениваться с контрагентами можно только документами в утверждённом формате и только через операторов ЭДО с действующей лицензией ФСБ.

Такие документы в обязательном порядке подписываются электронной подписью и имеют тот же юридический статус, что и бумажные экземпляры с синей печатью и подписью. 

Иногда ЭДО становится обязательным. Например, если вы планируете продавать товар на самых популярных маркетплейсах страны (Ozon, Wildberries, Беру), а также производите или продаёте товар с обязательной маркировкой (табак, обувь, парфюмерия, фототехника, шины и др.). 

Плюсы: 

— Можно отказаться от курьерских служб и услуг почты. Электронные документы доставляются моментально, доставка подтверждается оператором

— Электронные документы проще хранить

— На рынке много решений для любого бюджета

Минусы: 

— Требуется электронная подпись, которую нужно регулярно обновлять

— До сих пор не разработан формализованный шаблон договора

— Между операторами ЭДО до сих пор существует роуминг

Кому нужен 

— Компаниям с большим объёмом первичной бухгалтерской документации

— Компаниям, участникам оборота маркированной продукции

— Компаниям, желающим продавать товар на маркетплейсах

EDI 

Вариант внешнего электронного документооборота для розницы и поставщиков. Это электронные каталоги, бланки заказа товаров, подтверждений заказа, уведомлений о поставке и приёмке, акты сверки и расхождений. EDI помогает структурировать объём информации и избежать путаницы при заказе большого количества разных товаров.

EDI популярен в Европе и Америке. В России же такой формат используется только для работы с крупнейшими розничными сетями, так как это обязательное условие сотрудничества для поставщиков. 

Плюсы: 

— Экономит время и минимизирует ошибки ручного ввода

— Помогает избежать штрафов от крупнейших заказчиков.за недопоставки и пересортицу

Минусы:

— У каждой сети свои требования к форматам документов

— В России такой формат обмена документами непопулярен

Кому нужен

— Поставщикам федеральных и региональных сетей

Электронный документооборот с госорганами 

Каждый, кто ведёт бизнес, обязан отчитываться за свою деятельность перед государством. Почти всегда это можно сделать электронно.

Контролирующие органы в нашей стране уверенно идут по пути цифровизации.

Собственный вариант электронного документооборота есть у Федеральной налоговой службы, Пенсионного фонда, таможни, Россельхознадзора и даже у Федерального агентства по рыболовству.

К сожалению, каждое ведомство при этом придумывает свою собственную систему, и бедному пользователю приходится лавировать между личными кабинетами.

Поэтому популярность набирают сторонние сервисы, где в режиме одного окна можно отчитываться сразу в несколько ведомств.

Например, сервисы электронной отчётности, которые позволяют отправлять данные не только в налоговую, но и в Росстат, Пенсионный фонд и Центробанк.

Или специальное программное обеспечение для магазинов, в котором можно отчитываться по продажам алкоголя, маркированных товаров, молочной продукции и т. д.

Плюсы: 

— Можно не посещать отчётный орган лично и не отправлять документы почтой

— Скорость обмена документами

Минусы:

— Требуется электронная подпись

— Информационные системы некоторых госорганов очень неудобные

Кому нужен 

— Всем, кто по роду деятельности должен отчитываться перед государством. 

Кадровый ЭДО 

Перевод кадрового документооборота в электронный вид – новый долгосрочный проект Правительства РФ.

С 1 января 2020 сотрудники российских компаний могут отказаться от бумажных трудовых книжек и перейти на электронный формат. Раз в месяц работодатель отправляет в Пенсионный фонд информацию обо всех кадровых изменениях, на основе которых формируется условная электронная трудовая книжка.

На очереди — перевод в электронный вид трудовых договоров. Пока это происходит добровольно и только в компаниях, подавших заявку на участие в эксперименте.

Плюсы:

— Большие перспективы

— Больше контроля за соблюдением Трудового кодекса

— Удобно при дистанционной работе

Минусы:

— Скорее всего, нужна будет электронная подпись

— Проект находится в начальной стадии

Кому нужен

— Всем, у кого есть постоянные или временные сотрудники.

Рано или поздно любой компании придётся сделать выбор: продолжать использовать бумажные документы в общении с партнёрами, госорганами, сотрудниками или переходить на цифру.

Надеемся, что наш материал помог разобраться в многообразии форм ЭДО и понять, какой вариант нужен именно вам.

Такском — крупнейший разработчик ПО для руководителей и бухгалтеров в России. Компания является первым оператором электронной отчетности и основоположником обмена электронными документами в стране.

20 лет Такском помогает организациям наладить взаимодействие с государством и контрагентами, а также упростить и ускорить внутренние бизнес-процессы.

С программными продуктами Такском для электронного документооборота можно ознакомиться по ссылке.