Внедрение ЭДО. Собственный опыт Такском

Уже 21-й год Такском создаёт и внедряет системы внутреннего и внешнего электронного документооборота. Несмотря на то, что IT-компания специализируется на hi-tech-продуктах для онлайн-взаимодействия бизнеса и госорганов, ей приходилось иметь дело с обилием бумажной документации.

С умножением клиентов и штата оптимизация бумажного документирования дошла до предела. Такском перешёл на электронный документооборот (далее ЭДО).

Сейчас в компании работают 1200 человек. В общем документообороте 88% составляет электронный. Его удобство и выгода стали особенно очевидны с 30 марта, когда Такском, без аврала и головной боли, перевёл на удалённый режим работы 90% сотрудников.

Канцелярщина и волокита отнимали время

Ключевой проблемой бумажного делопроизводства в Такском были длительные сроки хождения документов. Движение одной бумаги через пять отделов и секретариат занимало порой пять рабочих дней.

Внимательный читатель задастся вопросом: почему IT-компания, создающая софт для электронного документооборота, задыхалась от бумаг? 

Внутреннее электронное делопроизводство в Такском автоматизировано давно, но с ростом количества клиентов увеличивался поток входящих документов. Сейчас их 30 видов: изменение реквизитов, возвраты средств, заказы на подключение допуслуг, запросы, поручения, требования, приказы, оформление командировок и прочие.

У каждого документа был сложный специфичный путь движения внутри Такском в зависимости от типа и содержания бумаги, от категории абонента-адресанта – коммерческая или государственная организация.

Живой распространённый пример: у клиента изменился один или несколько пунктов в реквизитах. Казалось бы, простая операция. Но обработка такого бумажного входящего документа в клиентских службах неминуемо занимала до трёх дней.

Исчерпание лимита оптимизации бумажного документирования

Наглядная иллюстрация тяжёлого и продолжительного хода бумаг – согласование договоров. В этом процессе задействовано несколько участников. Сотрудник принимает заявку, выносит предварительный вердикт и передаёт на рассмотрение руководителю. После утверждения руководителем бумажный документ отправляется в службу биллинга. Там рассматриваются остатки по счёту и иные финансовые отношения с клиентом. Если требуется возврат денег, документ идёт в бухгалтерию. Лишь затем бумага вновь попадает к первоначальному исполнителю. Количество участников делопроизводства по одному документу доходило до восьми человек.

Компания Такском росла: открылся второй центральный офис в столице, филиалы в регионах. Появлялись новые продукты и услуги. Ширилась агентская сеть, множилось число абонентов.

Совершенствование бумажного документооборота зашло в тупик из-за его многократной гипертрофированности.

Перевод делопроизводства в ЭДО

В Такском пришли к выводу: необходимо внедрение электронного документооборота.

Следовало создать единое корпоративное информационное пространство по движению документов, ускорить их обработку. Сделать документооборот прозрачным, простым, понятным и контролируемым. Обеспечить доступ к хранимым электронным документам с разбивкой по видам, типам и правам.

Специальная команда, куда вошли делопроизводители и программисты, проанализировала все внутренние процессы. По каждому виду электронных документов составили сценарий действий и путь их следования между отделами и сотрудниками.

Базовым элементом будущего электронного документооборота выбрали программу «1С-Документооборот». Разработчики Такском прописали в ней дополнительные функции под нужды компании.

Эффект перехода на электронный документооборот

С 2013 года львиная доля делопроизводства в Такском ведётся посредством ЭДО.

Автоматическая маршрутизация входящих, исходящих и внутренних электронных документов по их типу, адресанту и исполнителю дала колоссальную экономию времени. Обработка ускорилась на 80%. С тем же показателем облегчилось и убыстрилось создание отчётов по разным видам документов.

Отпала необходимость ходить пешком по кабинетам – носить бумаги из одного департамента в другой. Наибольший прирост производительности произошёл в отделах продаж и работы с клиентами, в бухгалтерии и в руководящем звене.

К тому же в разы снизились затраты на бумагу, канцтовары и расходники для принтеров.

РЕЗУЛЬТАТ
БЫЛО. Прохождение одной бумаги через пять отделов занимало до пяти рабочих дней.
СТАЛО. С электронным документооборотом один файл обрабатывается пятью исполнителями за 24 часа, максимум. Скорость делопроизводства и бизнес-процессов в целом увеличилась на 80%.

Переход на ЭДО повлёк за собой автоматизацию многих бизнес-процессов. Ускорились согласование мероприятий и договорной документации, оплата счетов. Компания перешла на электронный документооборот с поставщиками и контрагентами. Юридически значимые документы согласовываются, подписываются электронной подписью и пересылаются между Такском и партнёрами в онлайн-режиме, в электронном виде.

Кроме доработанной и кастомизированной собственными силами программы «1С-Документооборот», компания постоянно пользуется собственным многофункциональным онлайн-сервисом электронного документооборота  «Такском-Файлер». Одно из его преимуществ – гибкая настройка маршрута согласования электронного документа между отделами и сотрудниками внутри организации.

Пример использования ЭДО

Допустим, Такском запланировал провести семинар. Мероприятие регистрируется в системе электронного документооборота. К нему в электронном же виде прикрепляются сопровождающие договора, приложения и счета, например, об аренде помещения и кейтеринге. Документацию семинара согласовывают руководитель департамента рекламы, бухгалтерия, юридическое и финансовое управления. 

Когда требуется выезд сотрудников в другой город, в сервисе электронного документооборота создаётся и согласуется командировка. После завершения онлайн-согласований, документы передаются на утверждение генеральному директору.

Для командированных в системе электронного документооборота автоматически формируется и отправляется им на почту служебное задание, билеты, ваучеры на проживание.
Компания Такском использует во внутреннем электронном документообороте не только доработанный «1С-Документооборот», но и Outlook. Если сотрудник участвует в исполнении или согласовании документа, к нему на e-mail приходит письмо с файлом и несколькими кнопками действий: «согласовать и принять», «внести правки», «оставить комментарий», «передать следующему исполнителю», «отправить адресанту» и подобные. Процесс автоматизирован и настраивается под текущие нужды. 

Какой электронный документооборот подойдёт вам

Такском самостоятельно прошёл через все трудности отказа от бумажного и внедрения электронного документооборота. Компания преодолела тонкости и хитросплетения анализа бизнес-процессов. Раскрыла и превозмогла подводные камни настройки ЭДО с учётом потребностей крупной организации.

Сегодня Такском внедряет сервисы внутреннего и внешнего ЭДО для малого, среднего и большого бизнеса. Специалисты компании проанализируют ваши потребности: численность персонала, объём документооборота, количество контрагентов. Оценят и модернизируют, возможно, уже имеющуюся у вас, но недостаточно функциональную или устаревшую программу ЭДО. Затем, на основе анализа, обоснуют и предложат самый подходящий вашим требованиям софт, установят и настроят его согласно бизнес-процессам вашей фирмы.

«Такском-Файлер» – многоцелевой онлайн-сервис электронного документооборота. Работает прямо из браузера. Служит для мгновенного обмена любыми электронными документами внутри компании, с клиентами и партнёрами, с контрагентами и поставщиками. Сервис экономически целесообразен компаниям любого профиля, отправляющим и принимающим до 10 тысяч документов в месяц.

«1С-Такском» – внешний электронный документооборот прямо из 1С. Это интегрированный в девять распространённых программ 1С сервис для внутреннего и внешнего обмена электронными документами. Решение позволяет передавать любые электронные файлы: счета-фактуры, накладные, акты, заказы. Подходит любому бизнесу, ведущему внутренний и внешний электронный документооборот: малому, среднему, крупному.