Современные реалии бизнеса таковы, что требуется постоянное ускорение и оптимизация определённых бизнес-процессов. В частности речь идёт о документообороте. Стоит ли говорить о том, сколько времени занимает пересылка обычных документов? А согласование на бумаге, когда каждый сотрудник проставляет на документе собственноручную подпись? Всё это особенно долго, если ваш контрагент или подразделение компании находятся далеко не в шаговой доступности.
На сегодняшний день уже многие организации и индивидуальные предприниматели перешли на систему электронного документооборота и успешно продвигают свой бизнес благодаря ускорению обмена документацией. Однако есть те, кто до сих пор видит в этом некое препятствие. Далее в статье рассказываем, почему внедрение электронного документооборота в организации или у ИП – это просто и выгодно.
Документооборот в цифровом формате оптимизирует и ускоряет все процессы, связанные с формированием, согласованием и пересылкой рабочей документации. Следствием использования ЭДО сегодня является повышение эффективности работы организации или индивидуального предпринимателя.
Программы и сервисы для безбумажного обмена документацией постоянно совершенствуются. Увеличивается количество документов, которые можно подписывать и отправлять таким способом. Упрощается интерфейс сервисов ЭДО.
Без цифрового обмена документами невозможно сдавать декларации по НДС, расчёты по страховым взносам, годовую бухгалтерскую отчётность и т.п., нельзя работать с маркированными товарами и системой «Честный ЗНАК», участвовать в торгах. Кроме того, ЭДО обеспечивает максимально быстрое и прозрачное взаимодействие между контрагентами, которое гарантирует получение закрывающих документов и минимизирует риски налоговых проверок. Поэтому сегодня бизнес всё чаще прибегает к использованию систем электронного документооборота.
Преимущества использования системы электронного документооборота очевидны:
На какие нормативные правовые документы стоит ориентироваться при внедрении электронного документооборота? Приведём самые основные:
Внедрение системы электронного документооборота на предприятии, в компании или у ИП требует принятия взвешенного решения, учитывающего ряд факторов.
После того как у организации или ИП появилась определённость, для чего именно нужен безбумажный обмен документацией, стоит присмотреться к текущим предложениям от IT-компаний, предлагающих услуги ЭДО. Среди критериев выбора:
Выберите оператора электронного документооборота. Обратите внимание на то, что компания-оператор должна иметь соответствующую лицензию от ФСБ России, сертифицированное оборудование и ПО, числиться в реестре операторов ЭДО на сайте Федеральной налоговой службы, а также отвечать целому ряду установленных государством требований (приказ ФНС России от 08.06.2021 № ЕД-7-26/546@). Компания «Такском» как оператор ЭДО соответствует всем указанным критериям.
Несмотря на все плюсы использования системы электронного документооборота, при её внедрении могут возникнуть определённые сложности и риски. В частности это
Как преодолеть негативное отношение сотрудников к нововведениям? Лучше всего – последовательный и постепенный переход на системы ЭДО. То есть когда у руководства компании уже есть намерение перейти на безбумажный обмен документацией, то сотрудников постепенно нужно к этому готовить. Если оператор ЭДО выбран и есть понимание того, какой программный продукт будет использован, необходимо организовать обучение работников пользованию выбранным сервисом.
Также необходимо разъяснять работникам, что это не «дань моде», а соблюдение требования законодательства. Например, для участия в торгах (закон № 44-ФЗ), для работы с товарами, подлежащими обязательной маркировке и др. Кроме того, важным аспектом является и то, что электронный документооборот делает взаимоотношения субъектов бизнеса максимально прозрачными для целей налогового контроля. А значит, работа компании или ИП в цифровом формате меньше привлекает к себе внимания со стороны ИФНС. То есть снижается риск налоговых проверок.
Как только компания или ИП вводят документооборот, возникает необходимость поддержки работы этой системы со стороны IT-подразделений. Как подготовить технических специалистов из числа сотрудников к интеграции ЭДО в работу компании? Во-первых, операторы ЭДО разрабатывают программные продукты, которые достаточно просты в эксплуатации, имеют интуитивно понятный интерфейс и доступное в любое время руководство на сайте. Во-вторых, у большинства операторов ЭДО есть свои службы поддержки, в которых IT-специалисты грамотно помогут решить любую проблему, дать пошаговые инструкции.
К техническим сложностям можно отнести и то, что некоторые контрагенты продолжают вести работу с бумажными документами. Проблемы вызывает «состыковка» бумажного и цифрового форматов и, как следствие, процесс внедрение ЭДО сильно тормозится.
Внедрение системы электронного документооборота, например, «Такском-Файлер», также рассматривается как инструмент соблюдения законодательства. Например, работа с маркированными и прослеживаемыми товарами, перечень которых постоянно расширяется, требует исключительно электронного документооборота. Если по тем или иным причинам компания или ИП не готовы использовать ЭДО, то они не смогут соблюдать нормы законодательства. А значит не смогут быть участниками оборота маркированных товаров.
Решением президиума Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности утверждена Концепция развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности (протокол от 25.12.2020 № 34).
Согласно данной Концепции среди основных направлений развития электронного оборота –увеличение числа утверждённых форматов документов в цифровом формате, использование электронных подписей и применение машиночитаемых доверенностей, создание единых технологических правил обмена документами, хранение цифровой документации. Отдельные аспекты касаются совершенствования соблюдения требований нормативных актов по защите данных и использованию электронных подписей.
Переход субъектов бизнеса на ЭДО – это далеко не только оптимизация процессов работы компании или ИП с документами. Во-первых, это соблюдение требования законодательства. Во-вторых, это решение вопросов размещения архива, надёжности его хранения и возможности восстановления утраченной документации. В-третьих, безбумажный обмен позволяет обеспечивать защиту данных, увидеть историю изменений документа и его подписанта. Наконец, главное – прозрачный документооборот в цифре помогает избежать пристального внимания налоговых органов, а значит проверок и штрафов.
и получайте новости первыми!