Современная экономика стремительно цифровизируется. Для самозанятого специалиста умение работать в диджитал-среде становится не просто преимуществом, а ключевым фактором конкурентоспособности. И здесь на первый план выходит электронный документооборот (ЭДО) — технология, которая превращает бумажную волокиту в эффективный инструмент роста.
В статье рассказываем, какие возможности предлагает плательщикам налога на профессиональный доход (НПД) использование ЭДО, почему это не просто актуальный тренд, а реальная необходимость.
Крупные компании и предприятия массово переходят на электронный документооборот. Для них отправка документов курьером или по почте — это лишние издержки и потеря времени. Работая с самозанятыми, они ожидают от них такого же уровня взаимодействия, как с юридическими лицами или ИП. Наличие ЭДО становится сигналом о профессиональной зрелости самозанятого и его готовности работать по современным стандартам. Бизнес всё чаще отдаёт предпочтение тем плательщикам НПД, кто интегрирован в цифровые процессы.
Многие сервисы ЭДО интегрируются с бухгалтерскими программами, CRM-системами. В перспективе это позволяет настроить сквозной процесс: «заказ завершён → в CRM автоматически создаётся и подписывается акт → данные уходят в отчётность». То есть работа бизнеса с плательщиками НПД значительно упрощаются. Повторим, для многих компаний, особенно крупных, работа через ЭДО — стандарт. Если самозанятый может в него интегрироваться, он повышает свой статус и становится для них «удобным» подрядчиком.
Число самозанятых в России неуклонно растёт. Многие из них стремятся выйти за рамки локальных заказов и работать с клиентами из других регионов. ЭДО стирает географические границы и даёт фрилансеру возможность, например, моментально подписать договор с заказчиком из Владивостока, находясь в Калининграде. Это открывает доступ к федеральному рынку без затрат на логистику бумажных документов, что особенно актуально для дизайнеров, программистов, копирайтеров и других специалистов, работающих удалённо.
Проще говоря, ЭДО — это доступ к работе 24/7 из любой точки мира, в которой есть интернет. Подписать и отправить договор, акт оказанных услуг, счёт-фактуру и другие документы можно в любое время — в выходной, в отпуске, ночью. Самозанятый не привязан к офису, коворкингу и оргтехнике.
С ЭДО согласование и подписание документов перестаёт быть многоэтапной процедурой. Вместо ожидания курьера или почтовой пересылки стороны электронного обмена получают подписанный акт или договор за несколько минут. Это касается не только основных документов, но и технических заданий, коммерческих предложений и счетов. Почему важна скорость взаимодействия между заказчиком и фрилансером? Она напрямую влияет на сроки начала работ и последующего получения оплаты. А значит, и на возможность выполнить больше заказов.
Электронный документооборот фактически уничтожает «бумажную рутину». Сколько времени уходит на один бумажный документ? Его необходимо распечатать, подписать, отсканировать (если принтер не сканирует — сфотографировать на телефон), найти email заказчика, отправить, ждать подтверждения получения. В сумме — от 15-20 минут. В ЭДО — это фактически 3 клика и 30 секунд. Кроме того, нет необходимости отправлять заказчику подписанный оригинал — ведь все документы в ЭДО равны по юридической силе бумажным. Высвобождаются часы, которые раньше тратились на походы в почтовое отделение. За год набегают десятки часов сэкономленного времени.
Один раз приобретённый сервис ЭДО помогает снизить канцелярские затраты. Отказ от расходников для оргтехники, бумаги, конвертов, курьерских и почтовых услуг — это прямая экономия.
Ещё более существенная экономия ощущается, когда не нужно арендовать место для размещения бумажного архива. Может показаться, что у фрилансера бумаг не так много. Однако есть специалисты, чья работа связана с большим количеством документов, которые нужно хранить, — это самозанятые юристы, риелторы, бухгалтеры и др.
При использовании сервисов ЭДО все документы систематизируются в электронном архиве, где их легко найти по любому параметру. Это исключает риск утери и обеспечивает надёжное хранение в течение всего установленного законом срока.
Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью (КЭП), имеет такую же юридическую силу, как и бумажный с собственноручной подписью. Его невозможно подделать или незаметно изменить. Для заказчика это гарантия добросовестности и прозрачности сделки с самозанятым. Каждый этап жизни документа фиксируется, создавая полный и неизменяемый след.
В системе виден статус каждого документа: «отправлен», «доставлен», «подписан второй стороной», «отклонён». Пропадают споры из серии «мы ничего от вас не получали». Фрилансер может напомнить заказчику о себе, ориентируясь на статус документа в системе ЭДО.
Как упоминалось выше, сервисы электронного документооборота формируют цифровой архив — он хранится у оператора ЭДО. Такие документы не порвутся, не выцветут, не потеряются при переезде. Поиск по контрагенту, дате или номеру занимает секунды.
Более того, система не даст отправить документ с ошибками, например, с неверными реквизитами. То есть фрилансер не отправит акт не тому заказчику, что бывает с email-отправкой. В случае запроса от налоговой можно моментально сформировать пакет всех требуемых документов по любому контрагенту-заказчику за любой период.
Подключать ЭДО необходимо, когда самозанятый обнаруживает в своей работе два и более пункта из списка ниже:
| Сигнал | Почему это важно |
|---|---|
| Более 10 документов в месяц | Ручная обработка начинает съедать значительную часть рабочего времени |
| Работа с юрлицами и ИП | Это их стандарт, и соответствие ему открывает вам дорогу к более крупным заказам |
| Задолженность клиентов и заказчиков | ЭДО помогает её контролировать и сокращать за счёт ускорения обмена документами |
| Планируется рост бизнеса | Гораздо проще построить эффективную систему с нуля, чем переделывать хаотичные процессы потом |
Начать использовать электронный документооборот самозанятому намного проще, чем кажется. Весь процесс состоит из нескольких шагов:
Быстрое закрытие документов означает ускорение финансовых потоков. Выставление акта и его подписание в один день позволяет быстрее отправить счёт и получить оплату. Это повышает стабильность дохода и позволяет точнее планировать финансы. Ведение своего дела становится предсказуемым и прогнозируемым.
Безбумажный документооборот сокращает цикл оплаты выполненных работ. Заказчик получает от самозанятого документацию мгновенно. Не нужно ждать день-два, пока письмо дойдёт по почте или менеджер найдёт его в своём заваленном входящими email-ящике. Это ускоряет оплату на 1-3 рабочих дня.
«Такском» представляет 3 решения для самозанятых, в которые входят КЭП и выгодный тариф на систему ЭДО:
ЭДО — это не про документы, а про эффективность, профессиональный рост и безопасность в работе с контрагентами. Это решение, которое переводит самозанятого из разряда «специалиста, который возится с бумагами» в категорию «современного профессионала, ценящего своё время и выстраивающего масштабируемый бизнес». Это один из самых простых и быстрых способов сделать работу системнее и спокойнее.
и получайте новости первыми!