Задачи систем электронного документооборота (ЭДО)

• Основные цели ЭДО
• Преимущества внедрения ЭДО
• В заключение

Современные системы электронного документооборота (ЭДО) стали неотъемлемой частью цифровой трансформации субъектов бизнеса. Они решают широкий спектр задач, направленных на оптимизацию бизнес-процессов и повышение эффективности работы с документами. Какие основные задачи выполняют системы ЭДО и какую роль они играют в развитии бизнеса — подробно в нашей статье.

Основные цели ЭДО

Общими для всех систем электронного документооборота можно назвать следующие цели.

Во-первых, одной из важнейших целей, которая достигается с помощью систем ЭДО, является повышение управляемости и контроля процессов в компании. Для этого в сервисах электронного документооборота существуют инструменты, которые позволяют проводить анализ проблем в текущих процессах и формирования аналитической отчётности.

Во-вторых, улучшение качества работы. ЭДО устраняет рутинные операции, автоматизируя создание, согласование и подписание документов, отправку их контрагентам. Также системы ЭДО обеспечивают контроль исполнительской дисциплины. А маршрутизация документопотоков помогает распределять и направлять как внешние, так и внутренние документы тем сотрудниками, которым они предназначаются.

В-третьих, автоматизация всех или большинства процессов внутри предприятия. Организация централизованного документооборота позволяет сокращать сроки подготовки документов, оптимизировать затраты на почтовую пересылку корреспонденции, хранение, расходники и курьерскую доставку. Автоматизированный процесс позволяет избежать ошибок при ручном вводе данных и значительно ускоряет работу в целом.

Задачи системы электронного документооборота

Говоря о ключевых задачах электронного документооборота, прежде всего стоит упомянуть систематизацию, стандартизацию и безопасное хранение документов. Системы ЭДО прекрасно справляются с решением указанных задач. Результат — преобразование хаотичных потоков документов в упорядоченную цифровую среду.

1. Систематизированное хранение документов. ЭДО создаёт единое защищённое пространство для всех видов файлов, обеспечивая:
   • иерархичную структуру хранения с тематическими папками и подпапками;
   • единый реестр входящих и исходящих документов с метаданными;
   • автоматическую индексацию по различным параметрам (дата, тип, автор, статус и др.);
   • версионность с историей изменений каждого документа.

   Пример хранения договоров в структуре сервиса:
   /Контрагенты/[Название компании]/Договоры/2025/

2. Подготовка документации по шаблонам. Системы электронного документооборота предлагают инструменты для стандартизации:
   • библиотеку шаблонов (например, приказы, договоры, акты и т.п.);
   • автозаполнение реквизитов (таких как дата, номер, подразделение);
   • проверку заполнения обязательных полей документа перед отправкой;
   • подсказки при оформлении документов.

   Как преимущество — сокращение времени создания документов до 70% и соблюдение принятых в компании правил и стиля.

3. Интеллектуальная классификация и хранение. При реализации данной задачи системы электронного документооборота организуют документы, а именно:
   • распределяют по категориям (финансовые, кадровые, технические, правовые);
   • назначают сроки хранения (1 год, 5 лет, 75 лет);
   • автоматически распределяют права доступа (например, для HR и др.);
   • гарантируют контроль целостности с криптографической защитой.

При этом большинство сервисов ЭДО обеспечивают интеграцию документов с номенклатурой дел в организации.

Стоит обратить внимание на то, что за счёт автоматизации документооборота снижаются до нуля потери документов, их хранение соответствует требованиям архивного законодательства, а поиск любого документа занимает не более за 15 секунд.

Пользователи систем ЭДО отмечают, что после внедрения электронного документооборота время поиска договора по тому или иному контрагенту сократилось с 40 минут до 30 секунд и значительно уменьшилась площадь архивных помещений.

Преимущества внедрения ЭДО

Переход на электронный документооборот кардинально преобразует работу компании, предлагая комплексные решения для современных бизнес-задач. Рассмотрим ключевые преимущества, которые получают организации после внедрения ЭДО.

Первое преимущество, которое становится очевидным сразу после начала использования безбумажного обмена, — увеличение эффективности взаимодействия. ЭДО создаёт единую цифровую среду для всех участников бизнес-процессов:

• мгновенный обмен документами между отделами и филиалами организации;
• прозрачность процессов с отслеживанием статуса каждого документа;
• автоматические уведомления о необходимости согласования или подписания;
• интеграция с CRM и ERP для сквозной работы с клиентами и контрагентами.

Далее стоит отметить снижение ошибок и времени обработки. В частности минимизируется человеческий фактор за счёт:

• использования шаблонов, которое исключает ошибки в реквизитах;
• встроенного контроля обязательных полей и форматов;
• автоматической регистрации входящих и исходящих;
• исключения потерь благодаря централизованному хранилищу.

К преимуществам относится и повышение мобильности компании. Так, ЭДО обеспечивает гибкость и непрерывность бизнес-процессов в компании, а это:

• доступ к документам 24/7 с любого ПК, планшета и даже смартфона;
• возможность удалённой работы без потери эффективности;
• наличие мобильного приложения;
• офлайн-режим с последующей синхронизацией.

К дополнительным преимуществам можно отнести и то, что системы электронного документооборота, как например, «Такском-Файлер», соответствуют всем требованиям к документации, предъявляемым со стороны регуляторов, в частности ФНС России, Росархива, СФР и др., а также возможность масштабирования при росте и развитии бизнеса.

В заключение

Системы электронного документооборота трансформируют традиционные подходы к работе с документами, становясь одним из основных инструментов автоматизации. ЭДО в управлении документацией имеет значение. Важный аспект в этом смысле — системы ЭДО обеспечивают интеллектуальный контроль доступа и аналитику документопотоков.

Немаловажное значение играет и функция создания единого защищённого хранилища данных. Системы ЭДО решают проблемы разрозненности информации.

Роль сервисов электронного документооборота в повышении прозрачности бизнес-процессов сложно переоценить — чем более открыто и понятно взаимодействие контрагентов с позиции контролирующих органов, тем меньше проверок с их стороны. В этом направлении задачи систем электронного обмена решаются, например, путём обеспечения визуализации маршрутов согласования и мгновенного доступа для аудита для проверяющих органов (в том числе при налоговом мониторинге).

Системы ЭДО позволяют обмениваться юридически значимой документацией, дают возможность полностью отказаться от бумажных носителей и расходных материалов, сэкономить на печати, доставке и хранении. Действительность документов обеспечивается использованием электронной подписи (ЭП) согласно Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Кстати, ряд программных продуктов и систем ЭДО позволяет нескольким сотрудникам одновременно работать над одним и тем же файлом в режиме реального времени.