Статус самозанятого предполагает достаточно широкие возможности. Клиентами плательщика на профессиональный доход могут быть физические лица, индивидуальные предприниматели и юрлица. Бизнесу выгодно работать с самозанятыми, поскольку они сами платят за себя налоги, а расходы на сотрудничество с ними можно принять к учёту. ИП и организациям нужны закрывающие документы от плательщиков НПД — они необходимы для бухучёта и подтверждения расходов, а в последующем для налоговой отчётности. При этом распространено мнение, что самозанятым такие документы не нужны. Так ли это, рассмотрим в нашей статье.
Закрывающие документы в бизнесе подтверждают факт хозяйственной деятельности субъекта бизнеса: совершение сделки, получение результатов работ или оказания услуг, оплату таких результатов и др. Закрывающие документы нужны и для налоговой отчётности. Без них организация и ИП не смогут доказать налоговикам законность происхождения своих расходов (или доходов).
Самозанятому закрывающие документы тоже не будут лишними. Почему это так, если согласно Федеральному закону от 27.11.2018 № 422-ФЗ плательщик НПД обязан выставлять только чек, а всё остальное — дело добровольное?
Во-первых, самозанятый как исполнитель должен, помимо выдачи чека, иметь возможность доказать факт взаимодействия с субъектом бизнеса, если его попытается обмануть недобросовестный заказчик. А наличие договора ГПХ, подписанного акта оказанных услуг, выставленного счёта будет свидетельствовать в пользу самозанятого.
Во-вторых, требование о наличии актов и счетов исходит от субъектов бизнеса — они обязаны вести учёт и формировать соответствующую отчётность в госорганы. Самозанятый, соглашаясь на условия работы с юрлицами (ИП) и выражая готовность создавать счета и формировать акты, выглядит в глазах субъекта бизнеса более «удобным» исполнителем, с которым проще работать.
В-третьих, самозанятый таким образом обеспечивает себе документальное подтверждение исполнения своих обязательств перед заказчиком.
А теперь рассмотрим документы, которые понадобятся самозанятому для гарантий при сотрудничестве с субъектами бизнеса.
Согласно статье 14 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ у плательщика НПД есть обязанность выдать чек своему заказчику. Его самозанятый формирует в приложении «Мой налог». При этом возможно сформировать и отправить чек заказчику в мессенджер или на адрес электронной почты, а также предъявить в виде QR-кода.
Помимо чеков, приложение «Мой налог» позволяет самозанятому создавать счёт на оплату своих услуг. Однако в отличие от формирования чека, которое является обязанностью плательщика НПД по закону, выставление счёта, равно как и подготовка акта оказанных услуг, не является обязательным для него документом.
Кроме приложения «Мой налог» для оформления чеков и счетов самозанятый может использовать личный кабинет налогоплательщика-физлица в веб-интерфейсе (https://lkfl2.nalog.ru).
Счёт важен для компаний и ИП. Он выступает основанием для перевода денежных средств по безналичному расчёту для оплаты услуг плательщика НДП. Напомним, что, если субъекту бизнеса нужен от самозанятого счёт перед тем, как компания будет оплачивать его услуги, — об этом надо договариваться заранее и прописывать данное условие в договоре.
Акт, по сути, это дополнительный закрывающий документ. Он подтверждает, что в определённое время самозанятый оказывал заказчику услуги. Другими словами, акт подтвердит расходы заказчика на оплату услуг и защитит при аннулировании недобросовестным самозанятым чека. Подписанный заказчиком и исполнителем акт является и гарантией для плательщика НПД — акт подтвердит (особенно вместе с выставленным счётом), что субъект бизнеса действительно обращался к самозанятому за услугами и он их выполнил для своего заказчика.
Формировать акт оказанных услуг самозанятый может по образцу компании или индивидуального предпринимателя. Образец акта должен прилагаться к договору с плательщиком НПД, либо самозанятый будет использовать произвольную форму документа. Однако необходимо помнить, что оформление и содержание акта должны соответствовать требованиям статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».
Согласно закону, субъект бизнеса заключает с плательщиком НПД договор гражданско-правового характера (ГПХ): на оказание услуг (выполнение работ), авторский заказ или подряд. Такие договоры имеют срочный характер – их заключают на год.
Что прописать в договоре? В него нужно включить: предмет, сроки выполнения работ (услуг), способ оплаты и другие необходимые условия.
Какие документы или данные ещё могут понадобиться для подписания договора? Плательщика НПД в большинстве случаев попросят предоставить банковские реквизиты. Юрлицо или ИП, с точки зрения прозрачности платежей, не может просто перевести исполнителю задания деньги на карточку по номеру телефона. Для оплаты работ самозанятому компании или предпринимателю необходимы расчётный счёт его карты, корреспондентский счёт, БИК банка, его адрес и название. Найти реквизиты банка можно в его приложении.
Такой подход позволит гарантировать отсутствие проблем с получением закрывающих документов от исполнителя. А если нарушения со стороны самозанятого всё-таки будут, то договор, содержащий соответствующие требования, будет тем самым документом, доказывающим правоту компании или ИП в суде.
Если юридическое лицо или ИП используют электронный документооборот, то заключение договора с самозанятым возможно и в формате ЭДО.
Как отмечено выше, чек — главный закрывающий документ, который субъекты бизнеса получают от самозанятых. При этом, если оплата по договору проведена наличными, то чек выдаётся в момент расчёта, а если безналичными, то не позднее 9 числа месяца, следующего за месяцем получения денег.
Для полноценного обмена документами в электронном виде нужно, чтобы самозанятый и компания (или ИП) использовали один программный продукт, в котором можно отправлять, получать и подписывать все документы.
Компания «Такском» предлагает IT-решение для электронного документооборота с самозанятыми. Сервис «Такском-Файлер» позволяет бизнесу обмениваться всеми юридически значимыми документами с любыми контрагентами, включая внештатных исполнителей.
«Файлер» позволяет сформировать акт, подписать его электронной подписью и тут же отправить. Также есть возможность сделать документ в любой другой программе, например, в Excel или Word и загрузить его в «Файлер», также подписать при помощи ЭП и отправить заказчику или исполнителю. Если по каким-либо причинам документ потребуется в бумажном виде, то его можно распечатать или скачать.
Компания «Такском», являясь аккредитованным удостоверяющим центром, предлагает услуги по подбору и выпуску ЭП для любых целей.
Самозанятому «Файлер» даёт возможность создавать, редактировать и подписывать договоры и акты оказанных услуг (выполненных работ). Напомним, что чек и счёт плательщик НПД формирует в приложении «Мой налог».
«Такском» предлагает самозанятым услугу по подготовке к ЭДО с юридическими лицами и ИП. В неё входит: сервис «Такском-Файлер» с тарифом на 50 отправок (входящие бесплатно), смарт-карта с NFC для записи ЭП (можно записать ранее выпущенную подпись), считыватель для смарт-карты (приобретается отдельно при необходимости работать на ПК или ноутбуке) и настройка сервиса с демонстрацией и постоянной технической поддержкой.
Плательщик НПД для выставления чека своему заказчику использует приложение «Мой налог». Чек формализован и содержит строго определённые данные, в частности:
Дополнительно чек может содержать ИНН и наименование уполномоченного оператора электронной площадки или уполномоченной кредитной организации.
Напомним, что согласно статье 14 закона № 422-ФЗ самозанятый обязан формировать чек. За непредоставление чека предусмотрена ответственность в виде штрафа в размере 20 % от суммы оплаченной услуги. А если в течение 6 месяцев самозанятый повторит данное нарушение, то сумма штрафа достигнет 100 % от суммы оплаченной услуги.
Электронный документооборот помогает защитить права самозанятых. Все документы в цифровом формате хранятся на серверах оператора ЭДО. Подписанный электронной подписью договор, акт или любой другой документ невозможно изменить. Его статус или историю можно отследить. При возникновении спорных ситуаций документация, составленная должным образом в цифровом формате, имеет юридическую силу, а усиленная квалифицированная ЭП равнозначна собственноручной подписи.
Немаловажно и то, что электронный документ невозможно подделать, в нём нельзя подправить или затереть сумму, наименование или любые другие данные. Это обеспечивает прозрачность и надёжность такого формата обмена документами. Документы в рамках ЭДО передаются по защищённым каналам связи. А использование УКЭП защищено средствами криптозащиты информации (СКЗИ).
Для самозанятых ЭДО — это инструмент расширения своей клиентской базы. Бизнес, работающий с ЭДО (особенно те субъекты, которые полностью отказались от бумаг), охотно идёт на сотрудничество с самозанятыми, для которых не нужно придумывать какую-то отдельную схему юридически значимого документооборота.
Использование ЭДО, например, сервиса «Такском-Файлер», гарантирует плательщику НПД сохранность всех рабочих документов в электронном виде. К тому же отсутствует необходимость искать место для хранения бумажного архива. При желании электронный документ можно скачать и распечатать. Имеет значение и возможность работать в удалённом формате – находясь в любом месте, самозанятый может онлайн получать, подписывать и отправлять документы своему контрагенту.
и получайте новости первыми!