Переход на электронный документооборот для компании или индивидуального предпринимателя означает автоматизацию обмена документами. Именно поэтому к вопросу внедрения систем ЭДО нужно подходить взвешенно. Какая последовательность должна быть при подключении субъектов бизнеса к ЭДО, зачем нужно заявление на участие в электронном документообороте и кому необходимо его подавать, — рассказываем в статье.
Электронный документооборот (ЭДО) — это система обмена юридически значимыми документами в цифровом формате с использованием электронных подписей (ЭП). Вместо бумажных договоров, счетов, актов и т.п. компании и индивидуальные предприниматели передают файлы через защищённые каналы связи, что ускоряет бизнес-процессы и снижает затраты.
Можно выделить как минимум 4 фактора того, почему ЭДО важен для бизнеса:
Однако применение безбумажного обмена документами не ограничивается сферой взаимодействия с контрагентами и внутри самой компании.
Подключение к системе электронного документооборота позволяет любому субъекту бизнеса решить несколько принципиальных задач.
Переход на ЭДО является одним из обязательных требований, например, при работе с товарами, подлежащими обязательной маркировке («Честный ЗНАК»), а также для контроля за прослеживаемыми товарами. С позиции контролирующих органов безбумажный обмен документами делает прозрачной работу субъекта бизнеса, а значит, предполагает меньше проверок.
Весь процесс подготовки, согласования, подписания электронного документа, а также направление его контрагенту в разы быстрее, чем бумажного. Кроме того, для использования ЭДО не нужно специальное оборудование или айти-специалисты — достаточно сервиса ЭДО с простым и понятным интерфейсом не сложнее электронной почты. Такой обмен сможет настроить любой сотрудник компании или ИП.
Установленная один раз система электронного документооборота избавит от необходимости постоянно покупать расходники и «канцелярку».
Подключение ЭДО решает вопрос хранения архива документов, которых за годы работы накапливается огромное количество. Больше не нужно искать помещение для размещения всего массива бумажных документов. Даже если с офисом компании что-то произойдёт, документация в электронной форме, в отличие от бумажной, сохранится.
Обмен юридически значимыми документами, включая «первичку», требует соблюдения определённых условий. Для начала необходимо заключить договор с оператором ЭДО. Субъект бизнеса после приобретения соответствующего программного продукта у оператора и регистрации в нём подаёт ему заявление на подключение к электронному документообороту. Затем оператор ЭДО информирует ФНС России о том, что соответствующий субъект бизнеса теперь ведёт документооборот в безбумажном формате и, соответственно, будет получать все требования и иные уведомления от контролирующих органов именно в электронном виде — в том программном продукте, который он выбирал.
Одним из правовых оснований, которое прямо предписывает оформлять и представлять оператору ЭДО заявление об участии в безбумажном обмене документацией, является приказ Минфина России от 05.02.2021 № 14Н. Данным документом утверждён Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи. Несмотря на то, что название Порядка говорит только о счетах-фактурах, условия подключения к ЭДО, оговорённые в нём, могут быть распространены на безбумажный обмен в целом.
Согласно подпункту «а» пункта 11 упомянутого Порядка, в заявлении оператору ЭДО субъект бизнеса при подключении должен указать следующие данные:
После подачи заявления о подключении компания или ИП получают от оператора ЭДО идентификатор участника безбумажного обмена.
После подключения заявителя к системе электронного документооборота оператор ЭДО в течение 3 дней направляет в ФНС России сведения об учётных данных нового участника цифрового документооборота (пункт 13 Порядка).
Перед тем как сформировать и направить заявление оператору ЭДО на участие в системе безбумажного документооборота, необходим подготовительный этап, который включает в себя:
Когда выбранное решение приобретено и готово для работы, оператор, как упоминалось выше, направляет в Федеральную налоговую службу уведомление о том, что субъект бизнеса стал участником электронного документооборота. То есть самостоятельно направлять заявление об ЭДО в налоговое ведомство компания или ИП не обязаны.
После этого субъект бизнеса может работать с контрагентами в цифровой среде путём направления соответствующего приглашения своим бизнес-партнёрам в сервисе ЭДО или принятия такого приглашения от контрагента.
Совершая действия по отправке заявки в ООО «Такском», я даю свое согласие на получение от ООО «Такском» информационных и рекламных сообщений на указанный выше мой абонентский номер и/или адрес моей электронной почты, а также выражаю свое согласие с обработкой моих персональных данных (ФИО, абонентский номер, адрес электронной почты) ООО «Такском» включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение) извлечение, использование, обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение в целях оказания мне консультации по выбору тарифа и информировании меня об услугах и продуктах ООО «Такском». Я извещен о возможности отзыва мной настоящего согласия путем обращения в ООО «Такском» и подачи заявления об отзыве согласия по утвержденной форме. Настоящее согласие действует с момента отправки мной заявления в ООО «Такском» до момента подачи мной заявления об отзыве этого согласия.
Совершая действия по отправке заявки в ООО «Такском», я даю свое согласие на получение от ООО «Такском» информационных и рекламных сообщений на указанный выше мой абонентский номер и/или адрес моей электронной почты, а также выражаю свое согласие с обработкой моих персональных данных (ФИО, абонентский номер, адрес электронной почты) ООО «Такском» включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение) извлечение, использование, обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение в целях оказания мне консультации по выбору тарифа и информировании меня об услугах и продуктах ООО «Такском». Я извещен о возможности отзыва мной настоящего согласия путем обращения в ООО «Такском» и подачи заявления об отзыве согласия по утвержденной форме. Настоящее согласие действует с момента отправки мной заявления в ООО «Такском» до момента подачи мной заявления об отзыве этого согласия.
и получайте новости первыми!