Когда работодатель направляет сотрудника в служебную командировку, он обязан возместить ему ряд расходов, связанных с такой поездкой. Одной из статей командировочных расходов являются суточные. Расскажем о размерах и нормах суточных для служебных поездок по России и за ее пределы, когда работодатель должен выплатить суточные и про особенности их расчёта при заграничных командировках.
Суточные — это часть командировочных расходов, связанная с проживанием работника вне дома (ст. 168 ТК РФ). Закон не регламентирует, на что конкретно сотрудник должен потратить суточные, так же как нет запретных статей затрат. Как правило, в служебной поездке работники тратят суточные на питание. При возвращении из командировки отчитываться о потраченных суточных сотруднику не нужно. Такие затраты не относятся к целевому расходу.
Правила возмещения суточных установлены “Положением об особенностях направления работников в служебные командировки”, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение).
Так, в соответствии с п. 11 Положения компания должна возместить сотруднику суточные:
Пример. Если сотрудник уехал в командировку в воскресенье, провел в служебной поездке рабочую неделю и вернулся домой в субботу, то компания-работодатель должна выплатить суточные не только за 5 рабочих дней, но и за выходные по графику — субботу и воскресенье.
Если сотрудник заболел во время командировки, работодатель обязан возместить ему суточные за все дни, пока он не выздоровеет и снова приступит к выполнению служебного задания (п. 25 Положения).
Электронная отчётность
через «Такском»6-НДФЛ, НДС, РСВ и другие отчёты в удобном онлайн-сервисе
Служебная поездка работника может длиться один день, если он направляется для выполнения служебного задания на такую территорию, откуда ежедневно может возвращаться домой. Это единственная ситуация, когда работодатель не должен платить командированному сотруднику суточные (п. 11 Положения). Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения из места служебной поездки домой решает руководитель на основании следующих критериев, указанных в п. 11 Положения:
Работодатель не вправе установить локальным нормативным актом (ЛНА) дополнительную гарантию в виде выплаты суточных при направлении сотрудника в однодневную командировку. В соответствии со ст. 168 ТК РФ суточные — это дополнительные командировочные расходы, которые несёт сотрудник вне места постоянного проживания. При однодневной командировке такие расходы не возникают. Поэтому установление ЛНА суточных при однодневной командировке противоречит положению ст. 168 ТК РФ. Это подтверждает письмо Минфина РФ от 28.11.2013 № 14-2-242.
При этом локальным нормативным актом компания может предусмотреть компенсацию взамен суточных для однодневных служебных поездок. Такие выплаты не будут считаться суточными, это возмещение иных дополнительных расходов, связанных с выполнением трудовой функции вне места постоянной работы. Такой позиции придерживаются суды, например, определение ВАС РФ от 12.05.2014 № ВАС-5640/14, постановление АС Волго-Вятского округа от 24.01.2020 № А43-18056/2019.
Но есть ситуация, когда работодатель обязан выплатить суточные при однодневной командировке. Речь о служебной поездке за рубеж. В этом случае суточные выплачиваются, но в ограниченном размере — 50 % от нормы, установленной ЛНА (п. 20 Положения).
Ограничений на размер суточных, которые коммерческая организация или ИП может выплатить командированному работнику, нет. Величину суточных работодатель определяет самостоятельно и фиксирует ее в коллективном договоре или локальном нормативном акте компании, например, в Положении о командировках (ст. 168 ТК).
Размер суточных также может зависеть от направления, где состоится командировка. Например, если сотрудник едет в деловую поездку в Калининград, суточные могут быть больше, чем при командировке в Рязань. Кроме того величина суточных может быть дифференцирована в зависимости от должности сотрудника.
Подключите электронную отчётность через ТакскомУдобные сервисы для онлайн-отчётности с техподдержкой 24/7 и полезными сервисами для бухгалтера
Узнать тарифы
Однако нужно учесть, что суточные — это нормируемые расходы с точки зрения налогообложения. Для расчёта НДФЛ и страховых взносов установленный лимит зависит от вида командировки (п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ):
Работодатель может закрепить в ЛНА размер суточных, превышающий указанные значения, но с разницы необходимо начислить НДФЛ и страховые взносы (письма Минфина РФ от 07.06.2022 № 03-04-05/53719, от 11.03.2020 № 03-04-05/18094).
Пример. В коллективном договоре компании прописан размер суточных за каждый день служебной поездки по России — 1300 руб. В этом случае с разницы — 500 руб. (1300 - 700) работодатель должен начислить НДФЛ и страховые взносы.
Указом Президента РФ от 17.10.2022 № 752 (далее — Указ) установлен повышенный размер суточных при направлении в командировку на территорию ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской области федеральных государственных гражданских служащих. Он составляет 8480 руб. за каждый день нахождения в служебной поездке (п. 1 Указа).
В таком же размере установлены суточные для работников организаций и учреждений, подведомственных федеральным государственным органам, если они направляются в командировку на эти территории, чтобы принять участие в выполнении работ / оказании услуг по обеспечению жизнедеятельности населения и восстановлению объектов инфраструктуры на этих территориях (п. 2 Указа, п. 1 Постановления Правительства РФ от 28.10.2022 № 1915).
Суточные в повышенном размере выплачиваются также при служебных поездках, которые осуществляются из одного нового субъекта РФ в другой новый субъект РФ. Такая повышенная гарантия считается необоснованной, если работник направляется в командировку в пределах одного нового субъекта РФ (письмо Минтруда РФ от 14.07.2023 № 28-7/10/В-10836).
Закон от 21.11.2022 № 443-ФЗ освободил повышенный размер суточных в размере 8480 руб. от начисления НДФЛ и страховых взносов.
При налогообложении прибыли суточные можно учесть в расходах в полном объёме (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Также не установлены нормы суточных для взносов на травматизм (п. 2 ст. 20.2 закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
Закон от 31.07.2023 № 389-ФЗ внес в Налоговый кодекс новые положения. С 1 января 2024 года суточные работников при разъездном характере будут нормироваться для целей исчисления НДФЛ и страховых взносов. Необлагаемый НДФЛ и страховыми взносами лимит составит 700 руб. за каждый день работы или нахождения в пути на территории РФ и 2500 руб. — за границей.
Закон не устанавливает конкретный срок выплаты суточных. При направлении работника в служебную поездку работодатель должен выдать ему аванс на командировочные расходы, в состав которых входят и суточные (п. 10, 11 Положения). Работодатель вправе установить конкретный срок выплаты суточных в ЛНА (ст. 8 ТК РФ).
Если по непредвиденным обстоятельствам количество дней в командировке оказалось больше, чем изначально планировалось, работодатель должен доплатить суточные после сдачи авансового отчёта (п. 26 Положения).
Работнику, направленному в заграничную командировку, выплачиваются суточные за время нахождения в пути:
Пример. Компания направила сотрудника в служебную поездку из Москвы в ОАЭ с 9 по 15 сентября. Работник вылетел из Москвы в 21.25 9 сентября и прибыл в Дубай в 4.10 10 сентября. Локальным нормативным актом компании предусмотрен размер суточных по России — 700 руб., 2500 руб. — для зарубежных командировок. За 9 сентября сотрудник получит суточные в размере 700 руб., а начиная с 10 сентября — 2500 руб. за каждый день нахождения в служебной поездке.
Удобная онлайн-отчётностьСдавайте отчётность во все госорганы через удобный web-сервис «Онлайн-Спринтер»
Когда сотрудник выезжает с территории РФ, суточные за день пересечения границы выплачиваются в иностранной валюте, как за дни нахождения за рубежом. При въезде в Россию за день пересечения границы РФ суточные выплачиваются в рублях, как за дни нахождения на территории РФ (п. 18 Положения).
Пример. Сотрудник направляется в командировку из Москвы в Азербайджан. Самолет вылетает из Москвы 9 сентября в 16.20 и прибывает в Баку 19.50 того же дня. Работник получит суточные за 9 сентября в иностранной валюте.
Если сотрудник направлен в командировку на территорию двух и более иностранных государств, то за день, когда он пересекает границы между государствами, положены суточные в иностранной валюте того государства, куда работник направляется (п. 18 Положения).
Даты пересечения границы для расчета суточных работодатель определяет по отметкам пограничных органов в загранпаспорте сотрудника (п. 18 Положения).
Часто у работодателя возникает вопрос, как определять даты пересечения границы РФ при командировках в страны СНГ, если не проставляются отметки о въезде и выезде. В таком случае даты пересечения границы РФ определяются по проездным билетам (п. 19 Положения).
В бухучете все командировочные расходы, в том числе и суточные, учитывают таким образом:
Командировочные расходы, (и суточные в их составе), связанные с управлением, относятся к расходам по обычным видам деятельности (п. 5, 7 ПБУ 10/99 "Расходы организации" ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина РФ от 06.05.1999 № 33н).
Признать суточные можно на дату, когда утвержден авансовый отчёт. До этого момента выданные под отчёт деньги учитываются как дебиторская задолженность сотрудника по подотчётной сумме (п. 16 ПБУ 10/99).
и получайте новости первыми!